Yếu tố nào quy định tính gián đoạn của quá trình sản xuất là yếu tố nào vì sao

Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến giảm doanh thu là do tiến độ quy trình sản xuất thường xuyên bị gián đoạn. Khi đình trệ xảy ra, nhà máy không đáp ứng kịp yêu cầu về doanh số sản phẩm song chi phí sản xuất lại đội lên quá cao. Do đó, vấn đề này phát sinh chi phí máy móc, nhân sự, nguyên liệu,…trong thời gian chờ dây chuyền sản xuất hoạt động trở lại.

Như chúng ta đã biết, thành công của một doanh nghiệp sản xuất đến từ rất nhiều những yếu tố khác nhau như: dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, quy trình bán hàng chuyên nghiệp hoặc chiến dịch marketing sản phẩm lôi cuốn,…Tuy nhiên, để doanh nghiệp tồn tại và giữ uy tín cũng như khẳng định thương hiệu trên thị trường thì yếu tố tiên quyết vẫn là “chất lượng sản phẩm”. Vậy làm sao để một sản phẩm hoàn hảo ra đời? Làm sao để quản lý tốt và không làm gián đoạn quy trình sản xuất?

Đó là những câu hỏi mà nhà quản trị doanh nghiệp nào cũng đang băn khoăn. Dưới đây là những giải pháp tháo gỡ nút thắt làm gián đoạn, đình trệ trong quy trình sản xuất.

Nguyên nhân tạo ra nút thắt trong quy trình sản xuất?

Trên thực tế, gián đoạn quy trình sản xuất đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau như thiếu vật tư, nguyên liệu, nhân sự chây lười, máy móc trục trặc hư hỏng,…

Tuy nhiên tổng hợp lại sẽ có những nguyên nhân chính dẫn đến gián đoạn trong sản xuất:

Quản lý kém hiệu quả

Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp khó tránh khỏi những phát sinh đối với vấn đề nguyên vật liệu, nhân sự, vốn, tiến độ sản xuất, máy móc trang thiết bị,…Tất cả các yếu tố đó đều đòi hỏi sự quản lý khoa học của nhà quản trị.

Tuy nhiên các doanh nghiệp sản xuất hiện nay thường lơ là trong công tác quản lý dẫn tới:

• Vấn đề về nguyên vật liệu: doanh nghiệp lên kế hoạch vật liệu không sát với thực tế dẫn đến thiếu nguyên vật liệu trong trong quá trình sản xuất hoặc đơn giá nguyên liệu thay đổi dẫn đến tăng chi phí đầu vào. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp không thật sự sát sao trong kiểm định chất lượng nguyên liệu đầu vào rất dễ dẫn tới tình trạng sản phẩm đầu ra khuyết tật, hư hại hoặc không đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng.

• Vấn đề về nhân sự: tình trạng công nhân viên chây lười thiếu trách nhiệm trong công việc nguyên nhân chính là do sự quản lý lỏng lẻo của nhà quản trị. Nếu nhà quản lý không lên kế hoạch một cách khoa học dễ dẫn tới tình trạng công nhân đùn đẩy trách nhiệm. Điều đó khiến quy trình sản xuất của doanh nghiệp bị gián đoạn, ngưng trệ hoặc ngừng hoạt động. Do đó đòi hỏi doanh nghiệp cần có phương án dự phòng, điều phối công nhân hợp lý khi có biến động để tối ưu chi phí.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình liên bộ phận

Đội ngũ công nhân thiếu chuyên môn

Nguyên nhân thứ hai dẫn đến việc gián đoạn quy trình sản xuất chính là nhân sự thiếu chuyên môn trong công việc.

Trong quá trình sản xuất khó tránh khỏi những sự cố bất thường đòi hỏi nhân viên phải kịp thời xử lý để tránh gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên tình trạng nhân sự thiếu kỹ năng chuyên môn và luôn chờ đợi sự hướng dẫn chỉ đạo của cấp trên hiện nay diễn ra rất phổ biến. 

Đặc biệt trong lĩnh vực kỹ thuật, khi máy móc thiết bị xảy ra sự cố, trục trặc bất thường, đội ngũ kỹ thuật trong xưởng sản xuất thường không thể giải quyết được và phải chờ đợi chỉ đạo từ cấp trên. Điều đó dẫn đến sự ngưng trệ, gián đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

Máy móc tài sản thiết bị hư hỏng bất thường

Máy móc thiết bị hư hỏng bất thường là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến gián đoạn sản xuất tại các xí nghiệp nhà máy hiện nay. 

Khi một thiết bị máy móc gặp vấn đề sẽ kéo theo toàn bộ dây chuyền sản xuất bị ngưng trệ và ngừng hoạt động. Điều đó đồng nghĩa với việc công nhân viên cũng trong trạng thái chờ máy móc phục hồi mới có thể làm việc. 

Nếu câu chuyện hư hại máy móc không được tìm ra nguyên nhân và khắc phục kịp thời sẽ kéo theo sự sụt giảm năng suất lao động, doanh số sản phẩm của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp trong tháng đó.

Nguyên nhân dẫn đến máy móc thiết bị hư hỏng thường do: hoạt động quá tải, máy móc cũ nát, chắp vá, máy móc dùng lâu không được bảo trì, đầu tư máy móc thiếu đồng bộ,…

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS chuyên sâu cho doanh nghiệp sản xuất

Thiếu vốn đầu tư

Vốn được xem là yếu tố “sống còn” của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp vì nhiều nguyên nhân như: lợi nhuận, doanh số sản phẩm, thị hiếu tiêu dùng,…mà dẫn đến “khan hiếm” tiềm lực về vốn. 

Dù vậy, nếu không có vốn, hệ thống sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không thể tiếp tục ngưng trệ. Giải pháp của nhiều doanh nghiệp là vay vốn, thu hẹp quy mô sản xuất hoặc nhận ít đơn đặt hàng hơn,… Tuy nhiên đó không phải giải pháp lâu dài.

Để doanh nghiệp tránh được những vấn đề trên và không ảnh hưởng đến tiến độ quy trình sản xuất đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra biện pháp tối ưu nhất để tháo gỡ “nút thắt” gián đoạn quy trình sản xuất.

Tìm đọc thêm Case Study: Tự động hóa quy trình ISO trong Sản xuất (kèm mô hình cụ thể)

Thiếu liên kết trong việc trao đổi, ra quyết định

Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp không tránh khỏi những sự cố trong vấn đề nhân sự, nguyên liệu, quản lý, chi phí,…

Tuy nhiên khi xảy ra sự cố việc trao đổi giữa nhân viên với các nhà quản lý để tìm ra phương án giải quyết còn thiếu kết nối. Các nhà quản lý, giám sát viên đùn đẩy trách nhiệm, chờ đợi ý kiến chỉ đạo cấp trên dẫn tới sự cố trong sản xuất không được giải quyết.

Việc thiếu gắn kết khiến nhà quản lý không quyết đoán trong việc ra quyết định dẫn đến sự cố ảnh hưởng nghiêm trọng hơn. Và đây cũng là một trong những lý do khiến quy trình sản xuất của doanh nghiệp bị gián đoạn, ngưng trệ.

Sau đây là những bí quyết cứu cánh nhà quản trị giải quyết sự cố gián đoạn sản xuất trong doanh nghiệp.

Bí quyết tháo gỡ nút thắt gián đoạn quy trình sản xuất

Quản lý hiệu quả chính là yếu tố then chốt để tháo gỡ “nút thắt” trong gián đoạn quá trình sản xuất. Doanh nghiệp muốn quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra trơn tru thì doanh nghiệp cần xây dựng quy trình “quản lý” tốt và giải pháp quản lý tốt chính là “đào tạo” nhân sự và ứng dụng “công nghệ”.

Sau đây là 4 giải pháp “vàng” giúp doanh nghiệp nói “không” với gián đoạn sản xuất:

Nâng cao hiệu quả quản lý

Thứ nhất, quản lý vận hành sản xuất:

• Nâng cao hiệu quả quản lý nguyên nhiên liệu. Hiện nay việc lãng phí vật tư, nhiên liệu là phát sinh chi phí chủ yếu trong doanh nghiệp. Bên cạnh việc quản lý lãng phí vật tư, nhà quản lý cần thắt chặt trong khâu kiểm định chất lượng nguyên vật liệu trước khi tiến hành sản xuất. Việc nguyên vật liệu kém chất lượng dẫn đến sản phẩm đầu ra bị lỗi hoặc giảm chất lượng.

• Nâng cao quản lý máy móc thiết bị. Máy móc thiết bị nếu không được quản lý, bảo trì một cách thường xuyên khó tránh khỏi trục trặc, hư hỏng bất thường. Điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất của doanh nghiệp.

• Nâng cao quản lý quy trình: nhà quản lý cần xây dựng quy trình sản xuất chuyên nghiệp để chuỗi công việc trong quá trình sản xuất được diễn ra trơn tru ở tất cả các bộ phận. Tình trạng quy trình sản xuất thiếu khoa học dẫn đến công nhân không xác định làm công việc nào trước, công việc nào làm sau, mỗi công việc diễn ra trong bao lâu, cách thức chuyển đoạn công việc như thế nào.

• Nâng cao quản lý xưởng sản xuất: nhà quản lý cần xây dựng kế hoạch công việc, phân công nhân sự ở từng khâu, từng phân xưởng cho hợp lý. Quản lý phân khu sản xuất cần xác định: vị trí từng bộ phận, số lượng công nhân trong từng bộ phận, nhiệm vụ từng bộ phận trong cả quy trình sản xuất dây chuyền của doanh nghiệp.

Thứ hai, quản lý nguồn lực.

• Nâng cao hiệu quả quản lý vốn. Có thể xem vốn là nguyên nhân cơ bản nhất dẫn đến gián đoạn quy trình sản xuất. Tuy nhiên hiện nay việc quản lý vốn vẫn còn lỏng lẻo, tình trạng thất thoát, lãng phí,…dẫn đến doanh nghiệp bị hạn chế về mặt tài chính và không tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh khá phổ biến.

• Nâng cao quản lý nhân sự. Có thể thấy việc lãng phí thời gian, nguyên liệu nguyên nhân chính đều xuất phát từ “công nhân”. Do đó doanh nghiệp cần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tránh tình trạng công nhân lười biếng, ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong công việc.

Đào tạo công nhân, nhân viên về kiến thức chuyên môn

Trình độ chuyên môn của mỗi công nhân là khác nhau, tuy nhiên để một doanh nghiệp thành công phải dựa trên nền tảng lớn mạnh đội ngũ nhân sự, công nhân trong công ty. 

Trên thực tế, đội ngũ nhân sự kỹ thuật máy móc ở Việt Nam còn nhiều hạn chế về chuyên môn. Đây là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến chu trình sản xuất bị ngưng trệ bởi nhân viên thiếu chuyên môn nghề nghiệp sẽ dẫn đến quy trình sản xuất bị chậm tiến độ hoặc ngừng hoạt động.

Để khắc phục tình trạng đó, doanh nghiệp cần mở các lớp đào tạo chuyên sâu về kiến thức cũng như dạy nghề thực tế tại các xưởng, xí nghiệp. Việc đào tạo sẽ giúp đội ngũ nhân viên bổ sung tri thức cũng như trao đổi kiến thức cho nhau tạo nên một tổng thể thống nhất, đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp.

Quản lý, bảo trì tài sản thiết bị thường xuyên

Như đã đề cập ở trên, hư hỏng máy móc bất thường là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến gián đoạn trong quá trình sản xuất. Đặc biệt trong mô hình sản xuất theo dây chuyền như hiện nay thì một máy móc thiết bị gặp vấn đề sẽ kéo theo toàn bộ hệ thống phải dừng hoạt động.

Để hạn chế tình trạng sự cố máy móc đó, doanh nghiệp phải có kế hoạch quản lý tài sản, máy móc, thiết bị một cách khoa học và kiểm tra, nâng cấp, bảo trì máy móc định kỳ.

Qua những giải pháp trên chúng ta dễ dàng nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý của nhà quản trị. Quản lý chính là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp tháo gỡ “nút thắt” chậm tiến độ, gián đoạn quy trình sản xuất. Tuy nhiên để quản lý hiệu quả doanh nghiệp cần áp dụng khoa học công nghệ vào trong công tác quản lý tránh sự cố gián đoạn quy trình sản xuất.

>>> Tìm hiểu thêm: Quản lý bảo trì thiết bị SpeedMaint CMMS chuyên sâu dành cho nhà máy sản xuất

Áp dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý quy trình sản xuất

Khoa học – công nghệ là “vị cứu tinh” cho tình trạng quản lý cồng kềnh, thiếu khoa học trong doanh nghiệp. Quản lý máy móc, nhân công, chi phí, giấy tờ,… Đó là những công việc cồng kềnh, chồng chéo đòi hỏi cần có sự can thiệp của khoa học công nghệ.

Hiện nay, các doanh nghiệp lớn đã và đang áp dụng phần mềm quản trị để hạn chế tình trạng sản xuất bị gián đoạn, ngưng trệ. Các “ông trùm” trong ngành sản xuất như: Samsung, Canon, Facomax, Daikin… đều đã ứng dụng phần mềm quản lý vào trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

Học hỏi từ những ông lớn “lão luyện” trong ngành, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đang trên đà chuyển đổi số mô hình quản lý thủ công sang mô hình quản lý điện tử.

Quản lý là công việc không dễ dàng, để quản lý thành công doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình khoa học và tích hợp các công cụ, phần mềm hỗ trợ quản trị. Doanh nghiệp sản xuất là ngành đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng trên thị trường, do đó việc để quy trình sản xuất bị ngưng trệ là lỗi rất lớn của nhà quản trị. Để khắc phục tình trạng đó, nhà quản trị cần thắt chặt quản lý, nâng cao công tác đào tạo, dạy nghề cho công nhân và ứng dụng khoa học công nghệ vào trong công tác quản lý của mình.

Bài viết trên blog này chúng tôi cung cấp kiến thức về thực trạng và giải pháp giải quyết tình trạng gián đoạn quy trình sản xuất tại các doanh nghiệp. Hy vọng các thông tin trên đây sẽ giúp các doanh nghiệp đang có sự cố trong quy trình sản xuất sớm lựa chọn phương án giải quyết và nhanh chóng mở rộng quy mô sản xuất.

>>>Tham khảo thêm phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork.

Lĩnh vực sản xuấtquản lý dự án