Do các phiên bản 2013/2016/2019 có giao diện khá tương đồng nhau, nên bài viết sử dụng phiên bản mới nhất là Word 2019 để hướng dẫn, các phiên bản 2013/2016 thực hiện tương tự. Trong bài thực hành này sử dụng 1 file Word chứa nội dung thư mời và 1 file Excel để chứa danh sách những người được mời (version 2019).
Giới thiệu sơ lược về tính năng Mail Merge trong Word
Mail Merge là một tính năng có sẵn trong Microsoft từ những phiên bản rất lâu từ version 2003 đến version 2019 bây giờ. Tính năng này đã giúp cho công việc soạn thảo văn bản để gửi thư mời được rút ngắn đi đáng kể, từ việc nhập họ tên thủ công của những người cần mời đến việc tự động điền tên những ai được mời làm cho tính năng này được nhiều người rất thích.
Bạn chỉ cần 1 file Word chứa nội dung thư mời làm cái khung và 1 file chứa danh sách những người được mời (đơn cử file Excel), dữ liệu trong danh sách trong Excel sẽ được điền 1 cách tự động. Các bạn đọc phần bên dưới để biết cách làm.
Các bước thực hiện trộn thư mời Mail Merge
Video hướng dẫn
Bước 1: Các bạn mở file Word chứa nội dung thư mời, rồi click tiếp vào menu Mailings.
Bước 2: Các bạn click chọn vào biểu Start Mail Merge rồi chọn tiếp Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 3: Trong hộp thoại Mail Merge, các bạn click vào Next: Starting document trong mục Step 1 of 6 để bắt đầu quá trình trộn thư mời.
Bước 4: Tại câu hỏi How do you want to set up your letters?, các bạn tích vào ô Use the current document. Rồi sau đó, các bạn click chuột vào Next: Select recipients.
Bước 5: Trong mục Select recipients, các bạn tích vào Use an existing list. Còn trong mục Use an existing list, các bạn click vào Browse để mở file Excel chứa danh sách cần mời.
Bước 6: Chọn đúng file Excel cần sử dụng rồi click Open.
Bước 7: Hộp thoại Select Table hiện ra, các bạn chọn vào sheet chứa dữ liệu cần sử dụng (trong bài file Excel chỉ chứa 1 sheet) rồi click chọn OK.
Bước 8: Trong giao diện Mail Merge Recipients, các bạn lựa chọn đối tượng cần mời hoặc chọn hết rồi click OK.
Bước 9: Bước này các bạn cần đặt con trỏ văn bản vào vị trí cần chèn thông tin, rồi vào Insert Merge Field chọn đúng trường dữ liệu cần chèn vào.
Bước 10: Sau khi chèn xong, các bạn click vào Preview Results để xem kết quả.
Bước 11: Các bạn click vào mũi tên như trong hình vẽ để xem các phiếu mời.
Bước 12: Bước cuối này, các bạn click chuột vào Finish & Merge và chọn 1 trong 3 tuỳ chọn sau:
- Edit Individual Documents: Chỉnh sửa tài liệu cá nhân.
- Print Documents: In tài liệu.
- Sent E-mail Masages: Gửi qua email.
Lưu ý: Trong file Excel chỉ nên chứa nội dung cần trộn, trong dòng đầu tiên trong Excel chỉ có chứa tiêu đề các trường không chứa dòng trống phía trên để việc trộn thư diễn ra hiệu quả hơn.
Lời kết
Mọi ý kiến đóng góp xin vui lòng để lại bên dưới. Chúc các bạn thành công!!!
Thanh Hoàng 01/11/2021 Mail merge (hay còn gọi là chức năng trộn thư) là 1 tính năng soạn thư hàng loạt trong Word. Chức năng này có thể giúp bạn tạo được nhiều thư mời và giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người trong công ty đến 1 buổi họp, bạn đã có sẵn dữ liệu về khách mời cũng như mẫu thư mời, nhưng bạn lại phải điền từng tên của khách mời vào từng lá thư. Việc đó sẽ rất tốn thời gian phải không nào. Giải pháp: Vậy để viết được nhanh hơn thì bạn chỉ cần sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong 1 nốt nhạc. Bước 1: Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word. Ở đây mình đã chuẩn bị sẵn 2 file dữ liệu: 2 file dữ liệu Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word Bước 2: Vào File Word có mẫu đơn > Nhấn vào thẻ Mailings > Nhấn vào Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. Step-by-Step Mail Merge Wizard Bước 3: Phía bên phải màn hình sẽ hiện ra hộp thoại với tổng cộng 6 Step. Hộp thoại Bước 4: Ở Step 1 chọn cách viết cho Mail merge Trong đó: Nhấn Next Bước 5: Ở Step 2 chọn mẫu thư cho mail merge. Trong đó: Viết Thư Bước 6: Ở Step 3 Chọn các dữ liệu có sẵn từ file Excel đã tạo từ trước bằng cách: Nhấn vào Browse... > Ở hộp thoại hiện ra chọn file Excel có thông tin khách mời > Nhấn chọn Sheet có chứa thông tin khách mời > Tích chọn bỏ hoặc thêm những thông tin bạn không muốn sử dụng > Nhấn OK. Bước 7: Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge nếu bạn chưa viết xong mẫu thư. Thông thường nếu đã có sẵn mẫu thư thì bước này bạn có thể bỏ qua. Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge Bước 8: Ở Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge bằng cách: Nhấn chọn Insert Mail Merge Field > Chọn Trường sẽ lấy. Mẹo: Nếu bạn muốn bức thư đầu tiên không hiện tên trường mà có Tên khách mời luôn thì chỉ cần nhấn dấu mũi tên ở hộp thoại Step 5 là được. Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge Bước 9: Ở Step 6 Nhấn vào Edit individual letters... để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư trong Word. Nhấn vào Edit individual letters... để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu XEM NGAY bộ phần mềm chính hãng sử dụng thả ga tại Thế Giới Di Động: Đó là 9 bước có thể giúp bạn tạo, làm 1 mail merge cực kỳ nhanh chóng và đơn giản, nếu có thắc mắc gì về bài viết hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay hãy chia sẻ cho bạn bè cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!!
Bài viết này giải thích cách sử dụng tính năng Phối Thư trong Microsoft Word để tạo và in thư mẫu bằng cách sử dụng dữ liệu từ trang tính Microsoft Excel. Khi bạn sử dụng tính năng Phối Thư trong Word, Word sẽ phối tài liệu chính với danh sách người nhận để tạo một bộ tài liệu xuất:
-
Tài liệu chính chứa nội dung cơ bản giống nhau trong tất cả các tài liệu xuất. Tài liệu này có thể chứa đầu đề thư, văn bản và hướng dẫn trong trường phối để chèn văn bản (chẳng hạn như tên và địa chỉ người nhận) khác nhau giữa các tài liệu xuất khác nhau.
-
Danh sách người nhận là cơ sở dữ liệu chứa dữ liệu không còn được phối vào các tài liệu xuất. Ví dụ: danh sách người nhận là một tệp trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access hoặc trang tính Excel.
Cơ sở dữ liệu này thường là danh sách tên, địa chỉ, số điện thoại và các danh mục khác của thông tin cá nhân.
-
Tài liệu xuất là kết quả của phối thư. Nội dung trong một tài liệu xuất có thể giống nhau trong tất cả các tài liệu xuất nhưng bạn có thể áp dụng định dạng cho tài liệu cụ thể.
Trước khi bạn tiếp tục với Trình hướng dẫn Phối Thư, hãy đảm bảo trang tính Excel của bạn được cấu trúc phù hợp cho mục đích này. Hãy lưu ý các yêu cầu sau đây về bảng dữ liệu:
-
Hàng đầu tiên phải chứa tên trường cho từng cột -- ví dụ như Tiêu đề, Lời chào, Tên, Tên Đệm, Họ, Địa chỉ 1 và Địa chỉ 2.
-
Tên của mỗi trường phải là tên duy nhất.
-
Mỗi hàng phải cung cấp thông tin về một mục cụ thể. Ví dụ: trong danh sách gửi thư, mỗi hàng có thể bao gồm thông tin về một người nhận cụ thể.
-
Bảng này không được chứa hàng trống.
Tạo tệp dữ liệu Excel rồi sắp xếp tệp đó bằng cách sử dụng các trường mà bạn muốn sử dụng cho thư của bạn, như minh họa trong tệp dữ liệu mẫu sau đây. Sau khi bạn tạo tệp dữ liệu Excel, hãy lưu tệp đó rồi đóng tệp dữ liệu.Để biết thêm thông tin về cách tạo danh sách địa chỉ phối thư, hãy bấm số bài viết sau đây để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft:
294688 Cách thiết kế và thiết lập danh sách địa chỉ phối thư trong Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn
-
Trong Microsoft Office Word 2003 và trong các phiên bản Word cũ hơn, trỏ tới Thư và Gửi thư trên menu Công cụ rồi bấm Trình hướng dẫn Phối Thư.
Trong Microsoft Office Word 2007, bấm Bắt đầu Phối Thư trong nhóm Bắt đầu Phối Thư trên tab Gửi thư rồi bấm Từng Bước theo Trình hướng dẫn Phối Thư.
-
Trong Chọn loại tài liệu, bấm Thư.
Tài liệu hiện hoạt trở thành tài liệu chính. Tài liệu chính chứa văn bản và hình ảnh giống nhau đối với từng phiên bản của tài liệu được phối. Ví dụ: địa chỉ trả về và lời chào trong thư mẫu giống nhau đối với từng phiên bản.
-
Bấm Tiếp theo: Bắt đầu tài liệu.
-
Sử dụng một trong các phương pháp sau đây:
-
Bắt đầu với tài liệu hiện được hiển thị trong cửa sổ tài liệu. Để thực hiện việc này, bấm Sử dụng tài liệu hiện tại.
Sau đó, bạn có thể nhập thư vào cửa sổ tài liệu hoặc đợi cho đến khi trình hướng dẫn nhắc bạn thực hiện việc này trong bước sau.
-
Bắt đầu với một mẫu. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:
-
Bấm Bắt đầu từ mẫu.
-
Bấm Chọn mẫu.
-
Trên tab Phối Thư, chọn mẫu mà bạn muốn trong hộp thoại Chọn Mẫu rồi bấm OK.
-
-
Bắt đầu với tài liệu hiện có. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:
-
Bấm Bắt đầu từ tài liệu hiện có.
-
Trong hộp Bắt đầu từ tài liệu hiện có, chọn tài liệu mà bạn muốn rồi bấm Mở.
-
Nếu bạn không thấy tài liệu, bấm Tệp khác rồi bấm Mở. Trong hộp thoại Mở, tìm tài liệu mà bạn muốn rồi bấm Mở.
-
-
-
Bấm Tiếp theo: Chọn người nhận.
-
Dưới Chọn người nhận, bấm Sử dụng danh sách hiện có.
-
Bấm Duyệt.
-
Trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu, tìm rồi bấm vào trang tính Excel mà bạn muốn sử dụng.
Theo mặc định, Word mở thư mục "Nguồn Dữ liệu của Tôi".
-
Bấm Mở.
-
Nếu trang tính Excel của bạn chứa thông tin về nhiều tab, hãy chọn tab chứa thông tin mà bạn muốn rồi bấm OK.
-
Tất cả các mục nhập trong nguồn dữ liệu hiện ra trong hộp thoại Người nhận Thư Phối. Tại đây, bạn có thể tinh chỉnh danh sách người nhận để đưa vào thư phối.
-
Trong hộp thoại Người nhận Thư Phối, chọn người nhận mà bạn muốn đưa vào. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau đây:
-
Sử dụng các hộp kiểm để chỉ định người nhận. Đây là phương pháp hữu ích nhất nếu danh sách ngắn. Bấm để chọn hộp kiểm bên cạnh những người nhận mà bạn muốn đưa vào rồi bấm để bỏ chọn các hộp kiểm bên cạnh những người nhận mà bạn không muốn đưa vào.
Lưu ý Nếu bạn chắc chắn rằng bạn muốn đưa hầu hết danh sách vào thư phối, hãy bấm Chọn Tất cả rồi bấm để bỏ chọn các mục dữ liệu cụ thể. Tương tự, nếu bạn chỉ muốn đưa một vài mục dữ liệu vào danh sách, hãy bấm Xóa Tất cả rồi chọn các mục dữ liệu bạn muốn đưa vào.
-
Sắp xếp các mục trong danh sách.
Phương pháp này hữu ích nếu bạn muốn xem các mục theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số thứ tự. Bấm vào tiêu đề cột của phần tử mà bạn muốn sắp xếp theo. Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo họ dựa trên thứ tự bảng chữ cái, bấm vào tiêu đề cột Họ.
-
Lọc các mục trong danh sách. Phương pháp này hữu ích nếu danh sách chứa các mục dữ liệu mà bạn chắc chắn mình không muốn xem hoặc đưa vào thư phối. Sau khi lọc danh sách, bạn có thể sử dụng hộp kiểm để chọn và bỏ chọn các mục dữ liệu, như mô tả trước đó. Để lọc danh sách, hãy thực hiện các bước sau:
-
Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột của phần tử mà bạn muốn lọc theo.
-
Bấm vào mục bất kỳ sau đây:
-
(Trống): Tùy chọn này hiển thị tất cả các mục dữ liệu trong đó trường tương ứng bị trống.
-
(Không trống): Tùy chọn này hiển thị tất cả các mục dữ liệu trong đó trường tương ứng chứa thông tin.
-
Nếu nguồn dữ liệu chứa các mục dữ liệu có cùng thông tin và nếu có 10 giá trị duy nhất trở xuống trong cột thì bạn có thể lọc theo thông tin cụ thể. Ví dụ: nếu có nhiều địa chỉ có thông tin quốc gia là Úc thì bạn có thể lọc theo Úc.
-
-
-
Hộp thoại Người nhận Thư Phối chỉ hiển thị các mục dữ liệu được chỉ định. Để hiển thị lại tất cả các mục dữ liệu, hãy bấm (Tất cả).
Lưu ý́
-
Để sắp xếp và lọc nâng cao, hãy bấm vào mũi tên bênh cạnh tên cột bất kỳ rồi bấm (Nâng cao). Sử dụng các tab Lọc Bản ghi và Sắp xếp Bản ghi để thiết lập cách sắp xếp hoặc lọc truy vấn mà bạn muốn.
-
Nếu bạn đã cài đặt phần mềm xác thực địa chỉ, hãy bấm Xác thực trong hộp thoại Người nhận Thư Phối để xác thực địa chỉ của người nhận.
-
-
Bấm OK để quay lại Trình hướng dẫn Phối Thư.
Word sử dụng những người nhận mà bạn đã chỉ định để phối thư.
-
Bấm Tiếp theo: Viết thư.
Nếu bạn chưa hoàn tất việc này, hãy nhập nội dung mà bạn muốn hiển thị trong mọi thư mẫu trong tài liệu chính.
Chèn các trường phối nơi bạn muốn phối tên, địa chỉ và các thông tin khác từ nguồn dữ liệu. Để chèn trường phối, hãy thực hiện các bước sau:
-
Trong tài liệu chính, bấm vào nơi bạn muốn chèn trường này.
-
Chèn bất kỳ mục nào sau đây:
-
Khối địa chỉ có tên, địa chỉ và các thông tin khác:
-
Bấm Khối địa chỉ.
-
Trong hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ, chọn các phần tử địa chỉ mà bạn muốn bao gồm và các định dạng mà bạn muốn rồi bấm OK. Để được trợ giúp về một tùy chọn, bấm vào dấu chấm hỏi rồi bấm vào tùy chọn đó.
-
Để được trợ giúp về một tùy chọn, bấm vào dấu chấm hỏi rồi bấm vào tùy chọn đó. Nếu hộp thoại Khớp Trường hiện ra, Word có thể không tìm thấy một số thông tin mà Word cần cho khối địa chỉ. Bấm vào mũi tên bên cạnh
(không có) rồi chọn trường từ nguồn dữ liệu tương ứng với trường bắt buộc để phối thư.
-
-
Dòng chào hỏi:
-
Bấm Dòng chào hỏi.
-
Chọn định dạng dòng chào hỏi bao gồm lời chào, định dạng tên và dấu câu theo sau.
-
Chọn văn bản mà bạn muốn hiển thị trong trường hợp Word không thể diễn giải tên của người nhận. Ví dụ: Word không thể diễn giải tên khi nguồn dữ liệu không chứa tên hoặc họ của người nhận mà chỉ chứa tên công ty.
-
Bấm OK.
-
Nếu hộp thoại Khớp Trường hiện ra, Word có thể không tìm thấy một số thông tin mà Word cần cho dòng chào hỏi. Bấm vào mũi tên bên cạnh (không có) rồi chọn trường từ nguồn dữ liệu tương ứng với trường bắt buộc để phối thư.
-
-
Các trường thông tin khác:
-
Bấm Mục khác.
-
Sử dụng một trong các phương pháp sau đây:
-
Bấm Trường Địa chỉ để chọn trong số các trường địa chỉ sẽ tự động ánh xạ vào các trường tương ứng trong nguồn dữ liệu của bạn, ngay cả khi các trường của nguồn dữ liệu không trùng tên với các trường của bạn.
-
Bấm Trường Cơ sở dữ liệu để chọn trong số các trường luôn lấy dữ liệu trực tiếp từ một cột trong một cơ sở dữ liệu.
-
-
Trong hộp Trường, bấm vào trường mà bạn muốn.
-
Bấm Chèn rồi bấm Đóng.
-
Nếu hộp thoại Khớp Trường hiện ra, Word có thể không tìm thấy một số thông tin mà Word cần để chèn trường. Bấm vào mũi tên bên cạnh (không có) rồi chọn trường từ nguồn dữ liệu tương ứng với trường bắt buộc để phối thư.
Lưu ý Nếu bạn chèn trường từ danh sách Trường Cơ sở dữ liệu và sau đó, bạn chuyển sang một nguồn dữ liệu không có cột nào có cùng tên thì Word sẽ không thể chèn thông tin trường vào tài liệu được phối.
-
-
Tem điện tử:
Để thêm tem điện tử, trước tiên bạn phải cài đặt chương trình tem điện tử, chẳng hạn như chương trình mà bạn có thể mua từ một nhà cung cấp bên thứ ba trên Web. Để sử dụng tem điện tử, hãy thực hiện các bước sau:
-
Để thêm tem điện tử, trước tiên bạn phải cài đặt chương trình tem điện tử, chẳng hạn như chương trình mà bạn có thể mua từ một nhà cung cấp bên thứ ba trên Web. Để sử dụng tem điện tử, hãy thực hiện các bước sau:Mã vạch bưu điện: Bạn phải chọn loại thư hoặc loại phong bì hỗ trợ mã vạch POSTNET. Để sử dụng Mã vạch bưu điện, hãy thực hiện các bước sau:
-
Bấm Mã Vạch Bưu điện.
-
Trong hộp thoại Chèn Mã Vạch Bưu điện, chọn các trường địa chỉ thích hợp.
Lưu ý Tùy chọn Mã Vạch Bưu điện chỉ hiện ra nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word bằng tiếng Anh Mỹ.
-
Lặp lại các bước a và b đối với tất cả các trường mà bạn muốn chèn. LƯU Ý:
-
Bạn không thể nhập các ký tự của trường phối (" ") hoặc chèn chúng bằng lệnh Ký hiệu trên menu Chèn.
-
Nếu các trường phối hiện ra trong dấu ngoặc móc, chẳng hạn như { Thành phố MERGEFIELD }, Word sẽ hiển thị mã trường thay vì kết quả trường. Điều này không ảnh hưởng đến việc phối. Tuy nhiên, nếu bạn muốn hiển thị kết quả, hãy bấm chuột phải vào mã trường rồi bấm Chuyển đổi Mã Trường trên menu lối tắt.
-
Ví dụ: bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu được hiển thị trước đây, thư của bạn có thể chứa các trường AddressBlock và GreetingLine và, do vậy, trang đầu tiên của bạn sẽ trông như sau:
Ngày 26 tháng 2 năm 2002
Khối Địa chỉ
Dòng Chào hỏi
Nhập thư của bạn vào đây.Trân trọng!Nhập tên của bạn vào đây -
Lưu ý Bạn cũng có thể sử dụng thanh công cụ Phối Thư để chèn trường phối, làm việc với tài liệu phối thư chính hoặc chạy phối thư. Để hiển thị thanh công cụ Phối Thư, hãy trỏ tới Thư và Gửi thư trên menu Công cụ rồi bấm Hiển thị Thanh công cụ Phối Thư.Thanh công cụ Phối Thư cung cấp các lệnh bổ sung không có trong ngăn tác vụ Trình hướng dẫn Phối Thư. Ví dụ: bạn có thể sử dụng menu Chèn Trường Word trên thanh công cụ Phối Thư để chèn các trường Word để kiểm soát quá trình phối. Ví dụ: bạn có thể chèn trường IF, trường này chỉ chèn văn bản nếu một trường phối cụ thể có giá trị được chỉ định.
Hoặc bạn có thể bấm Kiểm tra Lỗi để Word chạy phối thư và báo cáo bất kỳ lỗi nào có trong tài liệu chính.
-
Để định dạng dữ liệu được phối, bạn phải định dạng các trường phối trong tài liệu chính. Không định dạng dữ liệu trong nguồn dữ liệu vì định dạng của nguồn này không được giữ lại khi bạn phối dữ liệu vào trong tài liệu. Để thay đổi định dạng của dữ liệu được phối, hãy thực hiện các bước sau đây:
-
Trong tài liệu chính, chọn trường chứa thông tin mà bạn muốn định dạng, bao gồm các ký tự đóng của trường phối (<< >>).
-
Trong Word 2003 và trong các phiên bản Word trước, bấm Phông chữ trên menu Định dạng rồi chọn tùy chọn mà bạn muốn.
Trong Word 2007, bấm vào tùy chọn mà bạn muốn trong hộp Phông Chủ đề trong nhóm Phông chữ trên tab Trang chủ.
Để kiểm soát các khía cạnh khác của định dạng, nhấn ALT+F9 để hiển thị mã trường rồi thêm khóa chuyển vào trường phối. Khi bạn làm việc với các trường, khóa chuyển là hướng dẫn đặc biệt khiến một tác vụ cụ thể diễn ra. Nói chung, khóa chuyển được thêm vào trường để sửa đổi kết quả. Sau đây là ví dụ về cách sử dụng khóa chuyển:
-
Để hiển thị số 34987.89 ở dạng $34,987.89, hãy thêm khóa chuyển Dạng thức Số (\#).
-
Để in tên khách hàng ở dạng chữ hoa, hãy thêm khóa chuyển Dạng thức (\*).
-
Để đảm bảo thông tin được phối có cùng phông chữ và kích cỡ điểm mà bạn áp dụng cho trường phối, hãy thêm khóa chuyển Charformat (\*).
Sau khi bạn hoàn thành tài liệu chính và chèn tất cả các trường phối, hãy đảm bảo bạn lưu tài liệu trước khi tiếp tục. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:
-
Trong Word 2003 và các phiên bản Word trước, bấm Lưu Dưới dạng trên menu Tệp.
Trong Word 2007, bấm Nút Microsoft Office rồi bấm Lưu Dưới dạng.
-
Đặt tên cho tài liệu rồi bấm Lưu.
-
Bấm Tiếp theo: Xem trước thư.
Khi trình hướng dẫn hiển thị ngăn tác vụ "Bước 5 Phối thư", trình hướng dẫn này sẽ thay thế từng trường phối trong tài liệu chính có văn bản thực từ mục nhập đầu tiên của danh sách người nhận. Do vậy, bạn có thể thấy giao diện của tài liệu xuất đầu tiên.
Ví dụ: nếu bạn tiếp tục sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu được hiển thị trước đó, trang đầu tiên phải giống với trang sau đây sau khi bạn bấm Tiếp : Xem trước thư:
Ngày 26 tháng 2 năm 2002Andrew Fuller908 W. Capital WayTacoma 98401 Thư ngài Andrew Fuller!Nhập thư của bạn vào đây. Trân trọng!Nhập tên của bạn vào đây Để xem trước các mục nhập khác, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau đây:
-
Để xem trước các mục theo thứ tự, bấm vào các nút mũi tên trái hoặc phải.
-
Để tìm và xem trước một mục cụ thể, bấm Tìm người nhận rồi nhập tiêu chí tìm kiếm vào hộp thoại Tìm Mục nhập.
Tinh chỉnh danh sách người nhận nếu bạn muốn. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau đây:
-
Để loại trừ một người nhận cụ thể khỏi thao tác phối, bấm Trừ người nhận này.
-
Để thay đổi danh sách người nhận, bấm Sửa danh sách người nhận rồi thực hiện các thay đổi trong hộp thoại Người nhận Thư Phối.
Để hoàn tất phối, hãy sử dụng bất kỳ phương pháp nào sau đây.
Để cá nhân hóa từng mục, bạn phải thực sự hoàn tất phối rồi chỉnh sửa thông tin mà bạn muốn trong tài liệu đã phối được. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:
-
Bấm Sửa từng thư.
-
Trong hộp thoại Phối sang Tài liệu Mới, chọn các dữ liệu mà bạn muốn phối.
-
Bấm OK.
Word tạo và mở tài liệu phối mới. Tài liệu chính của bạn cũng vẫn đang mở và bạn có thể chuyển về tài liệu này nếu bạn muốn thay đổi tất cả các tài liệu.
-
Cuộn tới thông tin mà bạn muốn chỉnh sửa rồi thực hiện các thay đổi.
-
In hoặc lưu tài liệu giống như cách bạn thường làm với mọi tài liệu thông thường.
Để in thư, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau:
-
Nếu bạn đã cá nhân hóa các mục và nếu tài liệu được phối đang hiện hoạt, hãy thực hiện các bước sau:
-
Trong Word 2003 và các phiên bản Word cũ, bấm In trên menu Tệp.
Trong Word 2007, bấm vào Nút Microsoft Office rồi bấm In.
-
Chọn tùy chọn mà bạn muốn.
-
-
Nếu bạn muốn in trực tiếp từ Trình hướng dẫn Phối Thư, hãy thực hiện các bước sau:
-
Trong Bước 6 của Trình hướng dẫn Phối Thư (Hoàn tất phối), bấm In.
-
Trong hộp thoại Phối tới Máy in, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau đây rồi bấm OK:
-
Để in tất cả các tài liệu, bấm Tất cả.
-
Để in tài liệu mà bạn muốn thấy trong cửa sổ tài liệu, bấm Bản ghi hiện tại.
-
Để in nhiều tài liệu, bấm Từ, rồi nhập số lượng bản ghi vào hộp Từ và Tới.
-
-
Trong hộp thoại In , chọn các tùy chọn mà bạn muốn.
-
Nếu bạn muốn chỉnh sửa thư phối hoặc lưu thư phối để sử dụng sau, bạn có thể tập hợp chúng thành một tài liệu duy nhất. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:
-
Bấm Sửa từng thư.
-
Trong hộp thoại Phối sang Tài liệu Mới, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau đây rồi bấm OK:
-
Để phối tất cả các tài liệu, bấm Tất cả.
-
Để chỉ phối tài liệu mà bạn thấy trong cửa sổ tài liệu, bấm Bản ghi hiện tại.
-
Để phối nhiều tài liệu, bấm Từ, rồi nhập số lượng bản ghi vào hộp Từ và Tới.
-
-
Word mở một tài liệu mới duy nhất chứa tất cả các thư riêng lẻ. Sau đó, bạn có thể lưu tài liệu này để sử dụng sau, giống như bạn thường làm với mọi tài liệu thông thường.
Để biết thêm thông tin, bấm số bài viết sau đây để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft:
318117 Cách sử dụng địa chỉ từ trang tính Excel để tạo nhãn trong Word
318115 Cách tạo thư mẫu bằng cách sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu Access trong Word 2002
318112 Cách sử dụng các địa chỉ từ cơ sở dữ liệu Access 2002 để tạo nhãn trong Word 2002
294686 Cách sử dụng phối thư để tạo danh sách sắp xếp theo danh mục trong Word 2002 và trong các phiên bản Word mới hơn
290408 Các câu hỏi thường gặp về phối thư trong Word 2002
294688 Cách thiết kế và thiết lập danh sách địa chỉ phối thư trong Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn
294693 Cách sử dụng phối thư để tạo thư mục trong Word 2002 và trong các phiên bản Word mới hơn
294683 Cách sử dụng phối thư để tạo thư mẫu trong Word 2002 và trong các phiên bản Word mới hơn