Để trở thành một nhà lãnh đạo, quản lý giỏi, việc trang bị các kỹ năng của nhà quản trị là điều không thể thiếu. Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì bộ phận quản trị đóng vai trò “cốt cán” để đưa doanh nghiệp đi đúng hướng. Vậy những phẩm chất, kỹ năng nào cần có ở một nhà quản lý doanh nghiệp?
Để trở thành nhà lãnh đạo giỏi cần phải trang bị các kỹ năng của nhà quản trị.
1. Kỹ năng quản lý, lãnh đạo
Kỹ năng quản lý bao gồm việc điều hành, tổ chức công việc và hoạch định các chiến lược chung:
- Điều hành và tổ chức công việc bao gồm việc tổ chức thực hiện và phân bổ nguồn lực công việc hợp lý và hiệu quả, tăng hiệu suất công việc để thực hiện các mục tiêu kinh doanh.
- Hoạch định là việc thiết lập các mục tiêu từ nhỏ đến lớn, từ mục tiêu ngắn hạn đến dài hạn, từ gần đến xa. Để có thể hoạch định được các mục tiêu, người quản lý cần có tầm nhìn để xác định đúng hướng đi của doanh nghiệp.
Nhà quản trị cần hoạch định rõ ràng mục tiêu của doanh nghiệp.
Xu thế toàn cầu hóa càng đòi hỏi nhà quản trị cần có tầm nhìn rộng, bao quát và tiến xa hơn. Việc xem xét và xây dựng chiến lược không chỉ xét ở phạm vi một lĩnh vực, một quốc gia mà cần định vị trong bối cảnh của khu vực và toàn cầu.
>> Tham khảo: Nguyên tắc thuyết trình hiệu quả.
2. Tư duy chiến lược và kỹ năng lập kế hoạch
Sự khác biệt giữa nhân viên và cấp quản lý chính là ở chỗ: Khi còn là nhân viên, bạn luôn cố gắng thực hiện các KPI đặt ra theo một bản kế hoạch nào đó. Tuy nhiên, nhà quản lý cần có tư duy chiến lược cao hơn, tầm nhìn dài hạn hơn để xây dựng được các bản kế hoạch với KPI đặt ra phù hợp với nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp.
Để thực hiện điều này, nhà quản trị cần có tư duy chiến lược và mang tính tổng quát cao. Bạn cần xác định các vấn đề quan trọng sau khi xây dựng bản kế hoạch:
- Mục tiêu của doanh nghiệp nói chung và của từng phòng ban nói riêng là gì?
- Mục tiêu trước mắt và lâu dài cần thực hiện là gì?
- Nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm những gì?
- Khả năng thực hiện kế hoạch.
- Các khó khăn, trở ngại và biến động của môi trường kinh doanh có thể ảnh hưởng đến kế hoạch là gì? Kế hoạch dự phòng để thay thế trong trường hợp có rủi ro.
Nhà quản trị cần lập kế hoạch để thực hiện các mục tiêu.
Trên thực tế, trong khi thực hiện kế hoạch luôn có những trường hợp cần điều chỉnh liên tục do ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và chủ quan. Vì vậy, tư duy chiến lược là kỹ năng của nhà quản trị quan trọng giúp bạn lường trước và ứng biến kịp thời với những tình huống này.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử,
3. Kỹ năng nhân sự
Quản lý con người chưa bao giờ là điều dễ dàng. Kỹ năng nhân sự bao gồm cả các kiến thức nhân sự, khả năng điều phối con người và làm hài hòa các mối quan hệ, kết nối từng nhân viên thành một mạng lưới vững chắc để thực hiện mục tiêu chung cho doanh nghiệp.
Thấu hiểu nhân sự được coi là “chất xúc tác” để thúc đẩy công việc nhanh chóng và hiệu quả. Nhân viên được sắp xếp đúng vị trí sẽ phát huy tốt năng lực, đóng góp tốt cho kết quả chung. Ngược lại, nếu phân công, sắp xếp sai nhân sự sẽ làm cản trở quá trình thực hiện các mục tiêu chung.
Quản trị con người là kỹ năng quan trọng của nhà quản lý, lãnh đạo.
4. Kỹ năng giao tiếp
Tuy là điều cơ bản nhưng giao tiếp là kỹ năng của nhà quản trị đóng vai trò rất quan trọng. Không ai có thể trở thành nhà quản trị giỏi nếu giao tiếp kém.
Là người thường xuyên phải làm việc cùng tập thể, quan trọng hơn là trong quá trình làm việc với khách hàng, đối tác, giao tiếp tốt chính là “chìa khóa” để thực hiện tốt việc “đối nội và đối ngoại” cho doanh nghiệp.
5. Kỹ năng quản lý thời gian
Khi còn là nhân viên, bạn thường chỉ quan tâm đến vấn đề làm sao để hoàn thành công việc trong thời gian 8 tiếng của bản thân. Tuy nhiên, nếu đã đứng trên cương vị của người lãnh đạo, nhà quản lý, quản lý thời gian không còn là vấn đề cá nhân mà cần đặt trong bối cảnh tập thể.
Quản lý thời gian để tối ưu nguồn lực doanh nghiệp.
Nếu không quản lý thời gian tốt, bạn không chỉ tiêu tốn thời gian của bản thân mà còn ảnh hưởng đến nhiều người khác. Bạn cần sắp xếp thời gian hợp lý cho cả bản thân và cấp dưới, xác định rõ những việc quan trọng, cần hoàn thành trước để thực hiện kịp thời hạn, tránh tình trạng công việc lộn xộn, quá tải.
Trên đây là 5 kỹ năng của nhà quản trị mà bộ phận lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp cần phải có. Bạn cần trau dồi, rèn luyện để trang bị cho mình nhiều kỹ năng và kiến thức chuyên môn để thực hiện tốt công việc của mình, đưa doanh nghiệp đi đúng hướng và thực hiện các mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: //cloudoffice.com.vn/
Nhà quản trị, thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ chức bằng những quyết định mà anh ta đưa ra. Đối với huấn luyện viên một đội bóng thì đó là quyết định tuyển mộ những ai, những cầu thủ nào có mặt trong đội hình xuất phát, những ai được chỉ định là phụ tá huấn luyện viên, những lối chơi nào được huấn luyện, sự thay đổi đấu pháp cho từng trận đấu.v.v. Tương tự như vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệp thành công hay thất bại thông qua những quyết định đúng sai của họ. Một câu nói rất đúng về vai trò có tính quyết định của nhà quản trị đối với thành bại của một tổ chức là ‘một nhà quản trị giỏi sẽ biến rơm thành vàng và ngược lại một nhà quản trị tồi sẽ biến vàng thành rơm!’
Mặc dù những kết quả của tổ chức chịu ảnh hưởng rất nhiều vào những quyết định và hành động quản trị, nhưng chúng còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố ngoài tầm kiểm soát của sự quản lý. Đó là những yếu tố áp đặt từ phía bên ngoài cũng như bên trong tổ chức mà các nhà quản trị không thể kiểm soát được. Nhà quản trị dù giỏi cách mấy cũng vẫn có những yếu tố, những động lực không thể tiên đoán chính xác được như: chu kỳ kinh tế, hoạt động của các tổ chức cạnh tranh, nguồn nhân lực và các nguồn lực bên ngoài khác.
Nếu dựa vào khái niệm quản trị, chúng ta có thể phát biểu nhà quản trị là những người giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu một cách hữu hiệu quả hiệu quả, thông qua tiến trình bốn chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Mỗi tổ chức có những mục tiêu và nội dung công việc khác nhau như đã bàn ở phần trước, nhưng nhìn chung dù là tổ chức kinh doanh hay phi kinh doanh thì các công việc quản trị chủ yếu vẫn xoay quanh cái trục ra quyết định trong các lĩnh vực hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra kiểm soát và một số hoạt động hỗ trợ khác nữa.
Các nhà quản trị làm việc trong các tổ chức, nhưng không phải ai trong tổ chức đều là nhà quản trị. Lý do thật đơn giản là vì các công việc quản trị không phải là tất cả mọi công việc của một tổ chức, mà nó thường chỉ là những hoạt động mang tính phối hợp, định hướng, lựa chọn, quyết định và kết dính các công việc trong một tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung của chính tổ chức đó. Các thành viên trong mọi tổ chức có thể chia làm hai loại: người nhân viên và nhà quản trị.
Người nhân viên là những người trực tiếp thực hiện một công tác và không có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và giám sát hoạt động của những người khác. Trái lại, các nhà quản trị có trách nhiệm chỉ huy, điều khiển, giám sát v.v… hoạt động của những người khác, thí dụ như một người hầu bàn, một công nhân đứng máy tiện… Nhà quản trị, phân biệt với những nhân viên khác là những người chịu trách nhiệm về công việc của những người khác tại mọi cấp trong bất kỳ loại cơ sở nào, ví dụ tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng hay một tổng giám đốc… Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.
Tham khảo thêm NHÀ QUẢN TRỊ LÀ AI? HỌ LÀM GÌ TRONG TỔ CHỨC?
Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người, và chính vì vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa. Trong mỗi tổ chức các công việc về quản trị không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ nét. Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị cao cấp, các nhà quản trị cấp giữa (còn gọi là cấp trung gian) và các nhà quản trị cấp cơ sở.
Đó là các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cao nhất trong một tổ chức. Họ chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức. Nhiệm vụ của các nhà quản trị cấp cao là đưa ra các quyết định chiến lược. Tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức. Các chức danh chính của quản trị viên cao cấp trong sản xuất kinh doanh ví dụ như là: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc…
Đó là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên lãnh đạo (cao cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung. Các quản trị viên cấp giữa thường là các trưởng phòng ban, các phó phòng, các chánh phó quản đốc các phân xưởng
Đây là những quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung. Các chức danh thông thường của họ là: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng.
Vào thập niên 1960, Henry Mintzberg đã nghiên cứu một cách cẩn thận và đã đưa ra kết luận rằng các nhà quản trị trong một tổ chức phải thực hiện 10 vai trò khác nhau. Mười vai trò quản trị này được tác giả sắp xếp chung vào trong 3 nhóm: (1) vai trò quan hệ với con người, (2) vai trò thông tin, và (3) vai trò quyết định. Tuy có sự phân chia thành các nhóm vai trò khác nhau như vậy, nhưng có một sự liên hệ rất mật thiết giữa các nhóm vai trò đó. Ví dụ như nhà quản trị không thể có các quyết định đúng nếu vai trò thông tin không được thực hiện tốt.
Sống và làm việc trong một tổ chức mọi cá nhân thường có các quan hệ chặt chẽ và mật thiết với nhau, nhưng với tư cách là nhà quản trị họ thường có những vai trò cơ bản sau:
Vai trò đại diện mang tính biểu tượng: Là người đứng đầu một đơn vị, nhà quản trị thực hiện các hoạt động với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễ trong tổ chức. Ví dụ những công việc như dự và phát biểu khai trương chi nhánh mới, chào đón khách, tham dự tiệc cưới của thuộc cấp, đãi tiệc khách hàng …
Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền.
Một số công việc như tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, và khích lệ nhân viên là một vài ví dụ về vai trò này của nhà quản trị.
Vai trò liên kết: Quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm góp phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ. Ví dụ như tiếp xúc với khách hàng và những nhà cung cấp. Liên kết các nhân viên thuộc cấp để tạo sự gắn bó, phối hợp.
Tham khảo thêm Tổng quan về quản trị - Quản trị trong môi trường bất ổn
Các hoạt động về quản trị chỉ thực sự có cơ sở khoa học và có hiệu quả khi nó được xử lý, được thực thi trên cơ sở các thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời. Thông tin không chỉ cần cho các nhà quản trị mà chính bản thân nó cũng giữ những vai trò cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực này. Nghiên cứu về vai trò thông tin của các nhà quản trị, chúng ta thấy:
Vai trò giám sát/ thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với hoạt động của tổ chức. Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người v.v…
Vai trò phổ biến thông tin/ truyền tin: Là người phổ biến thông tin cho mọi người, mọi bộ phận có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp.
Vai trò cung cấp thông tin / phát ngôn: Là người có trách nhiệm và quyền lực thay mặt tổ chức phát ngôn những tin tức ra bên ngoài với mục đích giải thích, bảo vệ các hoạt động của tổ chức hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.
Nhóm vai trò cuối cùng của nhà quản trị gồm 4 vai trò: vai trò doanh nhân, vai trò người giải quyết xáo trộn, vai trò người phân phối tài nguyên và vai trò nhà thương thuyết.
Vai trò khởi xướng kinh doanh / doanh nhân: Xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức. Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.
Vai trò người giải quyết xáo trộn: Nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức như mâu thuẩn về quyền lợi, khách hàng thay đổi… nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định.
Vai trò người phân bổ nguồn lực: Khi tài nguyên khan hiếm mà lại có nhiều yêu cầu, nhà quản trị phải dùng đúng tài nguyên, phân phối các tài nguyên cho các bộ phận đảm bảo sự hợp lý và tính hiệu quả cao. Tài nguyên đó có thể là tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang bị, hay con người. Thông thường, khi tài nguyên dồi dào, mọi nhà quản trị đều có thể thực hiện vai trò này một cách dễ dàng. Nhưng khi tài nguyên khan hiếm, quyết định của nhà quản trị trong vấn đề này sẽ khó khăn hơn, vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của một đơn vị hay thậm chí của toàn thể tổ chức.
Vai trò thương lượng / đàm phán: Thay mặt cho tổ chức thương thuyết trong quá trình hoạt động, trong các quan hệ với những đơn vị khác, với xã hội.
Mười vai trò này liên hệ mật thiết với nhau và bất cứ lúc nào trong hoạt động của mình, nhà quản trị có thể phải thực hiện nhiều vai trò cùng một lúc, song tầm quan trọng của các vai trò thay đổi tuỳ theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Với chức năng và vai trò của mình, nhà quản trị giữ phần quan trọng trong sự thành công hay thất bại của một tổ chức.
Theo Robert L. Katz, có thể phân thành 3 nhóm kỹ năng mà nhà quản trị cần phải có để thực hiện công việc của mình.
Là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể, nối cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị. Ví dụ việc thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp
đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế cơ khí .v.v… Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp.
Tham khảo thêm TỪ TAM QUỐC CHÍ, BÀN VỀ TAM TRỊ
Là những kiến thức liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự. Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung. Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ quản trị viên nào là biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các công việc. Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp quản trị viên đều cần thiết như nhau trong bất kỳ tổ chức nào, dù là phạm vi kinh doanh hoặc phi kinh doanh.
Là cái khó hình thành và khó nhất, nhưng nó lại có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các nhà quản trị cao cấp. Họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề ra đúng đường lối chính sách đối phó có hiệu quả với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức. Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, các vấn đề … Biết cách làm giảm những sự phức tạp rắc rối xuống một mức độ có thể chấp nhận được trong một tổ chức.
Các nhà quản trị cần có 3 kỹ năng trên nhưng tầm quan trọng của chúng tùy thuộc vào các cấp quản trị khác nhau trong tổ chức như được trình bày trong Hình dưới đây
Hình trên nói với chúng ta rằng ở những cấp quản trị càng cao thì càng cần nhiều những kỹ năng về tư duy. Ngược lại ở những cấp quản trị càng thấp, thì càng cần nhiều kỹ năng về chuyên môn kỹ thuật. Kỹ năng về nhân sự thì ở đâu, ở cấp nào cũng cần và cũng đều là quan trọng. Mặc dù vậy, trên thực tế thường đòi hỏi cụ thể về mức độ kỹ năng nhân sự có thể có sự khác nhau tùy theo loại cán bộ quản trị, nhưng xét theo quan điểm của nhiều nhà kinh tế thì nó lại đóng vai trò quan trọng nhất, góp phần làm cho các nhà quản trị thực hiện thành công các loại kỹ năng khác của mình và góp phần vào việc đạt được thành công về mục tiêu chung của cả tổ chức.
Thật vậy, khi những quyết định trong kinh doanh ngày càng có tính qui tắc hơn và nhạy bén với chính trị hơn, khi các tổ chức phi lợi nhuận ngày càng quan tâm tới hiệu quả hơn thì công việc quản trị ngày càng được chuyên môn hoá hơn. Tuy nhiên, nội dung chuyên môn hoá không có nghĩa là những công việc quản trị hoàn toàn có thể thay thế cho nhau. Càng lên cấp cao thì nội dung chuyên môn hoá càng có tính phổ cập vì càng ở cấp cao thì các nhà quản trị phải làm những công việc mang tính đặc trưng hơn của quản trị và càng ít tham gia vào các vấn đề chuyên môn kỹ thuật hàng ngày và ngược lại.
Khả năng quản trị càng lấn dần kiến thức chuyên môn ở người quản trị khi tiến lên những cấp bậc cao trong tổ chức. Vì thế, những nhà quản trị ở cấp cao dễ dàng thuyên chuyển qua các tổ chức khác nhau, vì công việc quản trị của họ giống nhau mặc dù mục tiêu của các tổ chức mà họ hoạt động hoàn toàn khác nhau. Trái lại, những nhà quản trị cấp thấp thì gắn liền với những chuyên môn nghiệp vụ của mình vì thế khả năng thuyên chuyển thấp hơn.