Đánh giá nội bộ còn có tên gọi khác là “đánh giá bên thứ nhất” là hoạt động kiểm tra, đo lường hiệu quả hoạt động trong một số bộ phận hoặc trong toàn tổ chức. Đánh giá nội bộ do một đơn vị, công ty, doanh nghiệp tự tiến hành thực hiện. Đánh giá viên trong đánh giá nội bộ có thể nhân sự của doanh nghiệp hoặc chuyên gia do doanh nghiệp thuê có kinh nghiệm và kiến thức về tổ chức, lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động. Show  Đánh giá nội bộ là một yêu cầu của tiêu chuẩn ISO mặc dù hoạt động này không thể đem lại chứng chỉ ISO cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thực hiện ít nhất 1 cuộc đánh giá nội bộ vào khoảng thời gian 3 tháng trước khi đánh giá chứng nhận chính thức. Sau khi được chứng nhận ISO, đánh giá nội bộ cần được tiến hành định kỳ, thông thường là 1 năm/lần trước khi tổ chức chứng nhận ISO cử chuyên gia xuống cơ sở để đánh giá giám sát thường niên. Mục đích của đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO là để kiểm tra hiệu quả của doanh nghiệp bằng cách đo lường mức độ tuân thủ của hệ thống quản lý dựa trên một hoặc nhiều tiêu chuẩn ISO. Doanh nghiệp tiến hành đánh giá nội bộ là để xem xét và cải thiện năng lực sản xuất, kinh doanh thông qua việc phát hiện sai phạm, thiếu sót để xây dựng kế hoạch giải quyết chúng một cách hợp lý. Quy trình đánh giá nội bộ iso 9001:2015 TẠI SAO CẦN ĐÁNH GIÁ NỘI BỘMột số doanh nghiệp không ủng hộ đánh giá nội bộ vì họ cho rằng quá trinh này chỉ là đang sao chép lại công việc của cơ quan chứng nhận, vì vậy đánh giá nội bộ là lãng phí nguồn nhân lực và làm gián đoạn không cần thiết các công việc. Một số doanh nghiệp khác lại nghĩ đánh giá nội bộ khiến dữ liệu thiết yếu bị che dấu và đôi khi kết quả đánh giá là dối trá hoàn toàn để duy trì ảo tưởng về sự tuân thủ. Sự thật là những lời chỉ trích này chỉ đúng khi đánh giá nội bộ tiến hành không khách quan, công bằng, trung thực. Đánh giá nội bộ trở thành một yêu cầu của tiêu chuẩn ISO là có lý do riêng của nó. Đánh giá nội bộ là cơ hội tốt để doanh nghiệp thấy được những gì đang thực sự diễn ra trong hệ thống của mình. Nó cho thấy những tiến bộ mà doanh nghiệp đã đạt được, những điểm mạnh để phát huy và cho phép nhân viên thể hiện kỹ năng của họ hay nói lên bất cứ mối quan tâm nào. Mặt khác, đánh giá nội bộ cũng phản ánh các hạn chế tồn đọng trong hệ thống để doanh nghiệp có phương hướng xử lý kịp thời. Cụ thể, đánh giá nội bộ mang lại những lợi ích sau:
CÁC LOẠI ĐÁNH GIÁ NỘI BỘTùy thuộc vào mục đích đánh giá mà đánh giá nội bộ có thể chia thành 3 hình thức:
CÁCH LỰA CHỌN ĐÁNH GIÁ VIÊN KHI ĐÁNH GIÁ NỘI BỘĐánh giá nội bộ là một thủ tục phức tạp, đánh giá nội bộ có thành công hay không phần lớn phụ thuộc vào chất lượng của nhóm chịu trách nhiệm đánh giá, vì vậy các đánh giá viên cần được lựa chọn cẩn thận. Nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu đánh giá viên thực hiện đánh giá nội bộ có cần phải là người đạt chứng chỉ, chứng nhận về đánh giá hay không? Câu trả lời là “Không”. Đánh giá viên được chứng nhận thường làm việc cho các cơ quan chứng nhận, là những người sẽ thực hiện đánh giá chứng nhận (hay còn gọi là đánh giá bên thứ ba), tức là họ đánh giá hệ thống quản lý của tổ chức bạn theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO, từ đó cơ quan chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ tuân thủ cho bạn. Đánh giá viên được chứng nhận cũng sẽ tiến hành đánh giá giám sát để duy trì chứng chỉ của doanh nghiệp. Đánh giá viên được chứng nhận sẽ không tham gia vào hoạt động đánh giá nội bộ. Đánh giá viên tiến hành đánh giá nội bộ có thể là nhân sự bên ngoài hoặc bên trong tổ chức và không cần phải có chứng chỉ đánh giá, tuy nhiên họ phải giữ quan điểm công bằng và khách quan. Tổ chức nên sử dụng những đánh giá viên lành nghề, có kinh nghiệm, chuyên môn và năng lực. Điều này được thể hiện qua quá trình đào tạo hay việc tham gia vào các cuộc đánh giá hoặc kinh nghiệm thực hiện các cuộc đánh giá trước đây của họ. Trường hợp nhân sự nội bộ được lựa chọn để thực hiện đánh giá nội bộ, cần thiết lập một cơ chế để đảm bảo tính khách quan, ví dụ như khi đánh giá bộ phận A thì sẽ cử một đại diện từ bộ phận B để tiến hành đánh giá. Khi lựa chọn đánh giá viên, hãy chú ý tới kỹ năng đặt câu hỏi và kỹ năng lắng nghe của họ. Đánh giá viên cần tìm hiểu vấn đề một cách khéo léo làm sao để vừa lấy được đầy đủ thông tin cần thiết lại vừa không gây căng thẳng cho đối tượng đánh giá. Đánh giá viên cần giúp những người được đánh giá hiểu rằng chức năng chính của đánh giá nội bộ là nhằm thúc đẩy cải tiến chứ không phải để bêu xấu hay hạ bệ một ai đó, vì vậy họ có thể thoải mái bày tỏ quan điểm của mình và mọi thông tin sẽ được bảo mật để không gây ảnh hưởng tới người nêu ý kiến. Số lượng đánh giá viên phụ thuộc vào quy mô của tổ chức, quy mô hoạt động và phạm vi của cuộc đánh giá. Thông thường, nhóm đánh giá sẽ chiếm khoảng 10% tổng số nhân viên. Ví dụ một công ty có 50 nhân viên thì cần 5 đánh giá viên và một công ty có 100 nhân viên thì sẽ cần 10 đánh giá viên. CÁC NGUYÊN TẮC CỦA ĐÁNH GIÁ NỘI BỘĐể đảm bảo đánh giá nội bộ trở thành một công cụ hiệu quả và đáng tin cậy cho nhà quản lý thì bất cứ tổ chức hoạt động trong lĩnh vực nào, có quy mô, phạm vi hoạt động ra sao đều cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau đây khi tiến hành đánh giá nội bộ.
Mặc dù đánh giá nội bộ do tổ chức tự mình thực hiện nhưng đây phải là một hoạt động khách quan. Tất cả đánh giá viên nội bộ phải đảm bảo các nhận định của họ đều mang tính khách quan. Phải cân nhắc nếu đánh giá viên nội bộ đang kiểm tra chính các đồng nghiệp của mình. Không được vội vàng phán xét tốt hay xấu nếu chỉ dựa vào tình cảm hoặc quan điểm cá nhân của đánh giá viên dành cho đối tượng đánh giá trong quá khứ. Mọi kết luận đều phải được đưa ra dựa trên tình hình thực tế tại cơ sở.
Đánh giá viên có quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm của tổ chức và thông tin của các thành viên. Phải đảm bảo giữ bí mật ở mức cao nhất để tránh những thông tin đó bị các đối tượng xấu lợi dụng.
Đánh giá viên có trách nhiệm báo cáo lại trung thực và chính xác kết quả đánh giá, không tùy tiện thêm bớt hoặc thay đổi thông tin.
Mọi nhận xét đều phải có bằng chứng đi kèm và có thể kiểm định được. Có như vậy thì đánh giá nội bộ mới trở thành một công cụ hữu ích để cải thiện hiệu quả của hệ thống. Các quy trình bắt buộc trong iso 9001-2015 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘBước 1: Chuẩn bị trước đánh giá Trước khi đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng để tiết kiệm thời gian trong quá trình đánh giá. Khâu chuẩn bị bao gồm các hoạt động:
Bước 2: Lập kế hoạch đánh giá nội bộ
Kế hoạch đánh giá có thể được cung cấp cho bên được đánh giá trước khi đánh giá để trưởng các bộ phận thuộc phạm vi đánh giá bố trí nhân sự, thời gian tiếp nhận đánh giá. Xây dựng kế hoạch đánh giá chi tiết giúp cuộc đánh giá được tiến hành một cách có hệ thống và nhất quán, đảm bảo tính đồng nhất trong hoạt động của các đánh giá viên khác nhau. Bước 3: Tiến hành đánh giá nội bộ
Bước 4: Báo cáo đánh giá Sau khi kết thúc đánh giá, nhóm đánh giá sẽ có cuộc họp riêng để tổng kết và thống nhất về những điểm tuân thủ và chưa tuân thủ của hệ thống. Tiếp đến, một cuộc họp tổng kết với lãnh đạo danh nghiệp và nhóm đánh giá sẽ diễn ra để trình bày các thông tin phát hiện được và các kết luận của nhóm đánh giá. Nội dung cuộc họp bao gồm:
Sau khi kết thúc cuộc họp tổng kết, trưởng nhóm đánh giá sẽ lập một báo cáo thể hiện một cách tổng quát và khách quan thực trạng của tổ chức. Báo cáo đánh giá bao gồm các thông tin sau:
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ và theo dõi sau đánh giá
Mục tiêu của đánh giá nội bộ là gì?Mục đích của đánh giá nội bộ là gìKhẳng định doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, đáp ứng các tiêu chuẩn, đáp ứng các quy định của pháp luật,… Xác định mức độ phù hợp của hệ thống so với chuẩn mực đánh giá. đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống trong việc đáp ứng các mục tiêu đã được đề ra. Tại sao đánh giá nội bộ?Mục đích của đánh giá nội bộGiúp doanh nghiệp có thể tự công bố khả năng phù hợp của doanh nghiệp cũng như doanh nghiệp đã đạt được tiến độ kế hoạch đã đặt ra hay chưa. Khẳng định khả năng và sự uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng. Giúp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Đánh giá ISO là đánh giá những gì?Đánh giá viên ISO là một chuyên gia chịu trách nhiệm đánh giá hệ thống quản lý của một tổ chức bằng cách áp dụng các tiêu chuẩn, quy trình, nguyên tắc và kỹ thuật đánh giá được chấp nhận rộng rãi. Đó là người phải đã trải qua khóa đào tạo Đánh giá viên và được chứng nhận. Chương trình đánh giá là gì?- Chương trình đánh giá: Tập hợp một hay nhiều cuộc đánh giá được hoạch định cho một khoảng thời gian nhất định và nhằm một mục đích cụ thể. - Kế hoạch đánh giá: Mô tả về các hoạt động hoặc sắp đặt, bố trí cho một cuộc đánh giá. |
