Kỹ năng soạn thảo văn bản là việc bạn áp dụng các kỹ năng để trình bày, chỉnh sửa, nhập thông tin trên giấy bằng hình thức viết tay hoặc đánh máy trên phần mềm Microsoft Word. Show
Soạn thảo văn bản là học phần cơ bản tại các trường THPT, Đại học, và là kỹ năng cần thiết mà nhà tuyển dụng luôn đánh giá ứng viên thông qua CV xin việc. Kỹ năng soạn thảo văn bản Tầm quan trọng của kỹ năng soạn thảo văn bảnKỹ năng soạn thảo văn bản đóng vai trò quan trọng trong công việc và cuộc sống hiện nay.
Yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bảnYêu cầu chung về nội dung
Yêu cầu về ngôn ngữ văn bảnMột số yêu cầu về ngôn ngữ trong kỹ năng trình bày văn bản như sau:
Yêu cầu về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bảnThể thức văn bản là một tập hợp các thành phần để cấu tạo nên văn bản, bao gồm: Quốc hiệu, tiêu ngữ, Tên tổ chức, cơ quan ban hành văn bản, Số, ký hiệu văn bản, Địa chỉ, ngày tháng năm ban hành văn bản, Tên loại và trích yếu nội dung văn bản, Nội dung của văn bản, Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền, Dấu của tổ chức, cơ quan, Địa chỉ nhận. Bên cạnh đó, văn bản hành chính cần đảm bảo các kỹ thuật như: khổ giấy, định lề trang, kiểu trình bày, phông chữ và cỡ chữ. Yêu cầu về hình thức ký văn bảnVăn bản do người có thẩm quyền ký, trên chữ ký phải ghi thẩm quyền và chức vụ của người ký. Các kỹ năng soạn thảo một số văn bản thông dụngCác kỹ năng soạn thảo Soạn thảo công vănCông văn hành chính gồm có 3 phần: mở đầu, nội dung và kết thúc.
Soạn thảo thông báoThông báo là văn bản hành chính dùng để truyền đạt nội dung của một quyết định, tin tức, hay một sự việc, thông tin về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện. Cấu trúc của một thông báo gồm 3 phần :
Soạn thảo tờ trìnhBố cục tờ trình cũng gồm có 3 phần là mở đầu, nội dung và kết thúc.
Soạn thảo báo cáoBáo cáo là văn bản dùng để phản ánh lại tình hình, sự việc, vụ việc hoặc quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo giúp việc đánh giá tình hình thực tế trong công tác quản lý, lãnh đạo và đề xuất được những chủ trương mới thích hợp. Soạn thảo báo cáo không có mẫu trình bày hay bố cục nhất định. Nếu báo cáo viết theo mẫu quy định của cơ quan, đơn vị thì người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu rồi điền vào chỗ theo quy định. Nếu báo cáo không có mẫu thì người soạn thảo cần phải tiến hành các bước sau:
Soạn thảo quyết địnhQuyết định là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ, chính sách hoặc áp dụng chế độ chính sách một lần cho một đối tượng cụ thể. Khác với các loại văn bản khác, cấu trúc của quyết định gồm 2 phần: căn cứ ban hành quyết định và nội dung điều chỉnh.
Soạn thảo biên bảnCó nhiều loại biên bản khác nhau và mỗi loại sẽ có cách trình bày khác nhau. Trừ các biên bản đã được mẫu hóa cần được trình bày theo mẫu có sẵn, còn lại các biên bản sẽ tuân theo trình tự sau:
10 Nguyên tắc soạn thảo văn bản giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn10 Nguyên tắc soạn thảo văn bản
Trong kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, bạn cần hạn chế mắc các lỗi cơ bản như: nhập thiếu, thừa ký tự, nhập sai chữ. Để hạn chế các lỗi này, bạn cần rèn luyện khả năng, tốc độ gõ chữ hoặc sử dụng tính năng kiểm tra lỗi chính tả tự động trong Ms Word.
Nội dung của văn bản cần tập trung vào vấn đề chính, sử dụng ngôn từ ngắn gọn và súc tích.
Font chữ, kích thước và màu sắc là yếu tố quan trọng trong kỹ năng soạn thảo văn bản. Mỗi loại văn bản khác nhau sẽ có yêu cầu khác nhau về font và size chữ. Nếu không có yêu cầu, để an toàn bạn nên chọn font chữ là Time New Roman hoặc Arial và cỡ chữ là 12-14.
Trong soạn thảo văn bản, tiêu chuẩn căn lề rất nghiêm khắc. Hầu hết các văn bản đều dùng tiêu chuẩn căn lề cơ bản như: lề trên: 20 – 25 mm, lề dưới: 20 – 25 mm, lề trái 30 – 35 mm, lề phải: 15 – 20 mm.
Trong cách trình bày văn bản, bạn nên phân bố và căn chỉnh các đoạn văn sao cho có sự giãn cách dòng, cách đoạn hợp lý. Kết thúc đoạn văn bằng dấu chấm và xuống dòng khi sang đoạn mới để văn bản trông đẹp về hình thức, rõ ràng về nội dung.
Đây là phần dẫn dắt người đọc vào nội dung chính của văn bản. Nếu không có những yêu cầu theo quy định, bạn có thể sử dụng một số ký tự đặc biệt, viết in hoa hoặc chọn font chữ nghệ thuật để thu hút người xem.
Hình ảnh minh họa giúp cho nội dung văn bản không bị nhàm chán. Một số văn bản hành chính, bạn nên sử dụng biểu đồ để thể hiện nội dung một cách trực quan nhất.
Khoảng cách dòng giúp toàn bộ bố cục văn bản trông dễ nhìn và chuyên nghiệp hơn. Khoảng cách tiêu chuẩn là 1.5 lines.
Bạn nên chia nhỏ nội dung diễn đạt thành nhiều đoạn để người đọc dễ dàng tiếp thu và hình dung hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt tiêu đề để người dung nắm được các ý chính đang trình bày trong văn bản. Một tiêu đề hay, hấp dẫn sẽ thu hút nhiều người đọc văn bản của bạn.
Sử dụng Microsoft Word cho phép bạn được ngắt trang, ngắt đoạn một cách dễ dàng mà không cần phải nhấn phím Enter nhiều lần. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn, nhất là khi làm việc với những đoạn văn bản dài. Trên đây là các thông tin về kỹ năng soạn thảo văn bản và các nguyên tắc cho người mới bắt đầu cũng như đã thực hiện nhiều lần. Hy vọng bạn đã biết cách soạn thảo văn bản thành thạo và chuyên nghiệp. |