Kiểm tra lỗi kho bị âm trên misa năm 2024

Nguyên nhân 1: Có thể do dữ liệu đang cho phép xuất quá số lượng tồn, nếu cho xuất quá số lượng tồn khì khi xuất kho chương trình sẽ không cảnh báo khi xuất âm kho => Số lượng âm và giá trị âm. Thể hiện là phần Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa\ đang được lựa chọn “Cho phép xuất quá số lượng tồn”.

Giải pháp:

• Bước 1: Vào phần Hệ thống\Tùy chọn\Vật tư hàng hóa\bỏ lựa chọn “Cho phép xuất quá số lượng tồn”.
• Bước 2: Thực hiện bảo trì cơ sở dữ liệu để kiểm tra chứng từ đang bị xuất âm. Sau đó, sửa lại các chứng từ xuất âm đảm bảo không còn xuất âm. Cụ thể đến cuối kỳ tính giá số lượng >=0.
• Bước 4: Tính lại giá xuất kho. Nếu dữ liệu có nhiều chứng từ phát sinh liên quan đến kho thì nên tính giá theo tháng và tính từng tháng một.

Lưu ý:

• Tùy chọn “Cho phép xuất quá số lượng tồn” chỉ được dùng với phương pháp tính giá Bình quân cuối kỳ và phải đảm bảo số lượng tồn kho vật tư đến cuối kỳ không bị âm
• Không được dùng tùy chọn này cho các phương pháp tính giá còn lại, vì chắc chắn sẽ sai giá xuất kho

Nguyên nhân 2: Hệ thống đang tính bình quân trên nhiều kho (không theo kho) mà vật tư hàng hóa thì lại có trên nhiều kho dẫn đến kho thì có giá trị âm, kho lại có giá trị dương.

Giải pháp: Vào Kho\Tính giá xuất kho\Trên giao diện màn hình chọn thông số tính giá xuất kho chọn là “Tính giá theo kho” để chương trình tính lại giá bình quân trên từng kho.

Nguyên nhân 3: Dữ liệu đa chi nhánh có những chi nhánh hạch toán phụ thuộc, các chi nhánh sử dụng chung mã kho khi tính giá chương trình sẽ tính bình quân trên các chi nhánh hạch toán phụ thuôc => Khi xem báo cáo khocủa từng chi nhánh thì có chi nhánh âm chi nhánh dương.

Giải pháp: Trường hợp không muốn chương trình tính giá bình quân trên các chi nhánh thì có thể có 2 cách sau

• Cách 1: Tạo mỗi chi nhánh 1 mã kho khác nhau. Khi hạch toán của chi nhánh nào thì vào đúng mã kho của chi nhánh đấy (VD: thêm vào mã kho mã chi nhánh 156_CNA, 156_CNB).
• Cách 2: Vào Danh mục\Cơ cấu tổ chức\Tích mở chi nhánh\Tích vào chi nhánh hạch toán độc lập => Khi tính giá chương trình không tính chung trên cùng 1 kho.

Biểu hiện 2: Trong kỳ số lượng hết nhưng giá trị >0 với phương pháp bình quân cuối kỳ

Nguyên nhân: Trong kỳ có giá nhập xuất có sự chệnh lệch lớn => Tại 1 thời điểm trong kỳ khi kho xuất hết số lượng thì giá trị có thể bị âm hay dương nhưng cuối kỳ thì số lượng hết giá trị hết.

Giải pháp: Thực hiện kiểm tra theo các bước sau

• Cách 1: Kiểm tra giá xuất kho xem phần mềm đã tính đúng chưa
• Nếu tính chưa đúng thì thực hiện tính giá xuất kho lại.
• Nếu tính đúng rồi thì lý do số lượng hết giá trị còn là do đặc thù của phương pháp bình quân cuối kỳ. Giá trị nhập kho trong kỳ chênh lệch nhiều. Trường hợp dữ liệu có giá trị nhập trước thấp sau đó trong kỳ hoặc cuối kỳ giá trị nhập cao hơn thì các chứng từ xuất đầu kỳ sẽ có giá trị cao => Trong trường hợp này hoàn toàn không sai. Phương pháp này đảm bảo số lượng cuối tháng giá trị không âm là đúng.
• Cách 2: Có thể đổi sang dùng phương pháp tính giá bình quân tức thời. Có nghĩa là tại thời điểm xuất khosẽ lấy giá trị bình quân trên kho luôn => Đảm bảo kho không bị âm ở bất kỳ thời điểm nào.

Biểu hiển 3: Tại 1 thời điểm số lượng hết giá trị >0 với phương pháp đích danh, bình quân tức thời, nhập trước xuất trước

Nguyên nhân 1: Có thể do dữ liệu đang cho phép xuất quá số lượng tồn (Giống nguyên nhân 1 biểu hiển 1 ở trên).

Giải pháp: Xem giải pháp ở phần nguyên nhân 1 của biểu hiện 1.

Nguyên nhân 2: Do có thay đổi đầu vào, số dư hay đầu ra nhưng chưa thực hiện tính lại giá xuất kho

Giải pháp: Vào kho\Tính giá xuất kho. Nên tính thử với một mã hàng đang kiểm tra. Nếu tính xong rồi kiểm tra báo cáo thấy đúng mới tính hết cho các mã vào thời điểm sau (có thể chọn thời gian rảnh để tính giá với dữ liệu lớn). Tránh việc dữ liệu lớn thì khi tính lại cho tất cả các mã hàng tại thời điểm đó sẽ gây gián đoạn công việc.

Tìm hiểu ngay: nguyên nhân dẫn đến tình trạng âm kho hàng hóa, các rủi ro khi sổ sách âm kho, phương pháp kiểm tra và xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách.

Nội dung chính:

I. Phương pháp kiểm tra tồn kho trên sổ sách và nguyên nhân âm kho

1. Phương pháp kiểm tra tồn kho trên sổ sách

Các bạn vào báo cáo kho trên phần mềm kế toán ➔ Chọn sổ chi tiết vật tư hàng hóa ➔ Nhập kỳ kế toán muốn kiểm tra. Cần kiểm tra các vấn đề sau:

• Kiểm tra âm số lượng: Kiểm tra chi tiết tồn kho từng mặt hàng trong kỳ và cuối kỳ, về bản chất số lượng hàng không thể âm do không thể xuất kho khi kho hàng đang không có;
• Kiểm tra giá trị: Trên sổ chi tiết hàng hóa, nếu tại một thời điểm mà số lượng tồn kho của 1 mặt hàng không âm nhưng giá trị tương ứng lại âm, hoặc số lượng hàng hóa bằng 0 nhưng giá trị khác không.

➜ Việc kiểm tra trên sổ chi tiết vật tư hàng hóa sẽ có thể nhìn ra được các vật tư, hàng hóa bị âm kho thời điểm về số lượng hoặc giá trị chi tiết hơn so với chỉ kiểm tra trên sổ tổng hợp tồn kho cuối kỳ.

2. Nguyên nhân âm kho

Âm kho có thể âm về giá trị và âm kho số lượng.

2.1. Âm kho giá trị

Nguyên nhân chủ yếu do sai sót khi tính toán giá hàng xuất kho, nếu thao tác trên phần mềm có thể do kế toán chưa tính lại giá xuất kho khi đã thực hiện hạch toán thay đổi 1 bút toán nào đó trong kỳ liên quan đến nghiệp vụ nhập/xuất kho.

2.2. Âm kho số lượng

Âm kho tại một thời điểm trong kỳ hoặc âm kho cuối kỳ do các nguyên nhân chính sau:

• Hàng hóa xuất kho trước khi có hóa đơn nhập kho;
• Nhập nhầm số liệu từ hóa đơn mua hàng hóa lên trên sổ sách kế toán: nhầm số lượng hàng hóa hoặc nhầm mã hàng hóa, nhập trùng hóa đơn bán ra;
• Bỏ sót hóa đơn mua vào hoặc phiếu nhập kho chưa được hạch toán nhập kho;
• Mua hàng hóa không có hóa đơn hoặc người bán quên chưa xuất hóa đơn mà đã xuất hóa đơn bán hàng;
• Đơn vị có 2 hệ thống sổ sách nội bộ và sổ sách báo cáo thuế, khi xuất hóa đơn theo số lượng thực tế nhưng lại không cân đối hóa đơn đầu vào.

II. Rủi ro khi sổ sách âm kho

➤ Khi âm kho về số lượng

Việc sổ sách bị âm kho về số lượng đồng nghĩa với việc trong kho không có hàng, tức là không có đầu vào nhưng lại xuất hóa đơn.

➔ Đây là hành vi xuất hóa đơn, chứng từ khống. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn quy định tại Điểm 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đến 50 triệu đồng quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

➤ Khi âm kho về giá trị

Việc sổ kho bị âm giá trị có thể dẫn đến sai sót trọng yếu về số liệu trên báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến các quyết định tài chính của ban lãnh đạo, kê khai sai số thuế TNDN phải nộp trong kỳ.

III. Phương pháp xử lý hàng tồn kho bị âm

• Đối với trường hợp âm kho giá trị, số lượng không bị âm: Kế toán thực hiện tính lại giá xuất kho;
• Đối với trường hợp âm kho số lượng, cần rà soát lại nguyên nhân để có phương án xử lý.

1. Kiểm tra có bỏ sót phiếu nhập từ bộ phận kho không?

Nếu công ty có bộ phận kho, cần thực hiện đối chiếu lại với sổ kho, nếu có phiếu nhập kho do hàng mượn, phiếu nhập kho từ bộ phận sản xuất, phiếu nhập kho do mua hàng, nhập kho do kiểm kê thừa… để tiến hành nhập kho mặt hàng trên sổ kế toán.

2. Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn đầu vào không?

Kế toán kiểm tra, đối chiếu lại sổ 331 công nợ với các nhà cung cấp liên quan. Nếu có chênh lệch thì có thể do kế toán bỏ sót chưa ghi nhận hóa đơn không. Hoặc nếu do người bán chưa xuất hóa đơn thì yêu cầu xuất bổ sung.

3. Kế toán xử lý tạm thời bằng cách mua hóa đơn bán lẻ của cá nhân (ngày trên hóa đơn mua vào trước ngày trên hóa đơn bán ra)

Tuy nhiên cách này nếu muốn chi phí này là chi phí hợp lý thì hàng hóa mà đơn vị các bạn nhập về phải là mặt hàng nông lâm, thủy hải sản, sản phẩm thủ công, đất đá sỏi của người dân tự sản xuất, đánh bắt, khai thác trực tiếp bán ra hoặc mua hàng hóa của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu 1 năm dưới 100 triệu đồng (được quy định cụ thể tại Điểm 2.4 Khoản 4 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC) và cần lập kèm bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu 01/TNDN theo TT số 78/2014/TT-BTC.

Nếu không thuộc trường hợp nêu trên thì chấp nhận chi phí trên cần loại ra khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

4. Trường hợp do người bán xuất hóa đơn muộn dẫn đến âm kho thời điểm

Nếu việc âm số lượng hàng do hóa đơn do NCC xuất sau thời điểm hóa đơn xuất ra hóa đơn, công ty cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh tại thời điểm xuất hàng, công ty đã có hàng hóa để xuất bằng các hồ sơ như sau:

• Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao hàng hóa của lô hàng đó tại ngày NCC giao hàng thực tế;
• Hợp đồng/thỏa thuận với NCC, trong hợp đồng ghi rõ: thời điểm giao hàng hóa, thời điểm giao nhận hóa đơn mua hàng, chứng từ hàng đi đường (bên bán sử dụng phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận hàng hóa đủ, thanh toán tiền mới xuất hóa đơn GTGT).

Tuy nhiên, trường hợp này bên bán có thể bị xử phạt do lập hóa đơn không đúng thời điểm theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

5. Đối chiếu lại số lượng hàng hóa nhập về có đúng chưa

Một số trường hợp do NCC viết sai thông tin về số lượng dẫn đến nếu các bạn nói chuyện được với bên mua (bên mà bạn đã xuất hóa đơn) chuyển thành hóa đơn viết sai số lượng, lúc này kế toán cần lập biên bản điều chỉnh giảm và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng mặt hàng bị âm đó xuống.

\>> Xem thêm: Phương pháp kế toán và tính giá hàng tồn kho.

IV. Một số câu hỏi thường gặp về kiểm tra và xử lý hàng hóa âm kho

1. Tại thời điểm ngày 30/06/2022 công ty X có 3 mặt hàng dù có số lượng tồn kho dương nhưng giá trị tồn kho lại bằng 0. Vậy cách xử lý trong trường hợp này như nào?

Trước hết kế toán cần phải vào sổ chi tiết vật tư hàng hóa xem bị âm kho giá trị từ thời điểm nào, sau khi xác định được thời điểm âm kho. Nếu sử dụng phần mềm, kế toán vào nghiệp vụ kho ➔ tính lại giá xuất kho tháng bị âm kho giá trị ➔ hoàn thành. Nếu không dùng phần mềm kế toán cần thực hiện tính toán lại giá vốn xuất kho của mặt hàng đó.

2. Công ty X kinh doanh thương mại thùng carton. Năm 2021 sau khi kiểm tra kho kế toán phát hiện có 4 mã hàng bị âm kho số lượng, được biết 4 mã hàng này là do sếp mua về nhưng không lấy hóa đơn và đã xuất hóa đơn bán vào ngày 30/08/2021. Vậy trong trường hợp này chúng ta xử lý âm kho hàng hóa như thế nào?

Kế toán mua hóa đơn của nhà cung cấp lẻ nhập vào 4 mã bị âm với số lượng nhập bằng số lượng âm. Sau đó nhập vào phần mềm ghi mua hàng của nhà cung cấp lẻ không có hóa đơn. Cuối năm loại phần chi phí này khi tính thuế TNDN.