Nếu bạn thích bài viết, vote ngay post
Lập và gửi hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử (HDDT) tới Cơ quan thuế là thủ tục quan trọng để bắt đầu sử dụng hóa đơn. Các doanh nghiệp cần đáp ứng các tiêu chí của Tổng Cục Thuế mới được phép sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, để hoàn tất thủ tục này một cách nhanh chóng, thuận lợi nhất, ACMan sẽ tổng hợp một số lỗi thường gặp khi thông báo phát thành HDDT để các bạn kế toán có thể phòng tránh.
1/ Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?
Trước ngày 01/11/2020, hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế sẽ được áp dụng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể gồm:
– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
– Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)
Doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên và gửi tới cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi tới cơ quan Thuế một lần duy nhất. Theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC, nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp thì sau 02 ngày làm việc, mặc định doanh nghiệp được phép xuất hoá đơn điện tử một cách hợp pháp.
2/ Những lỗi thường gặp khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Trong quá trình lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử rất dễ phát sinh các lỗi do nhập liệu, thiếu thông tin hoặc do chưa nắm rõ các thủ tục kê khai.
a/ Thông tin trên thông báo phát hành
Các lỗi thường gặp là:
– Thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành ghi không đúng với thông tin đã đăng ký thuế.
– Mẫu hóa đơn, số lượng hoá đơn, ký hiệu hóa đơn bị trùng với các số hoá đơn đã thông báo phát hành trước đó.
– Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn không phù hợp với thông tin trên mẫu hóa đơn được đính kèm.
– Ngày bắt đầu sử dụng không đúng quy định (ngày bắt đầu sử dụng phải sau 02 ngày kể từ ngày gửi thông báo phát hành)
– Không có thông tin đơn vị cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử
– Thông tin doanh nghiệp cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử không khớp với thông tin trên quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đính kèm.
b/ Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Các lỗi thường gặp khi quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
– Không đính kèm Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử với Thông báo phát hành khi gửi Cơ quan thuế
– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký hoặc đóng dấu của người nộp thuế.
– Nội dung trên Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử không đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
c/ Hóa đơn mẫu
– Không đính kèm hóa đơn điện tử mẫu khi gửi thông báo phát hành.
– Hoá đơn mẫu không đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định
– Thông tin tên, địa chỉ đơn vị trên hoá đơn mẫu không khớp đúng với thông tin đã đăng ký thuế.
3/ Khắc phục lỗi thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Với các lỗi liên quan đến lập và nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử không chính xác sẽ bị Cơ quan thuế từ chối hồ sơ. Cách khắc phục duy nhất là nộp lại yêu cầu mới. Điều này không chỉ gây mất thời gian và tốn kém mà quan trọng hơn là làm gián đoạn việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những sai sót này là do các kế toán vẫn còn giữ thói quen sử dụng hóa đơn giấy nên không quen thao tác trên hóa đơn điện tử. Do đó, thay vì phải tự hoàn thiện và tự nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn hóa đơn điện tử AC-Invoice của ACMan để đơn giản hóa thủ tục này. Quý Khách hàng cần tư vấn hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử hoặc dùng thử miễn phí phần mềm AC-Invoice có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi hoặc gửi Email để được phản hồi nhanh chóng và chính xác nhất:
File bằng chứng: ND upload file bằng chứng về việc cho phép sử dụng loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, số hóa đơn trong thông báo phát hành (thường là thông báo phát hành đã được chấp nhận của Tổng cục thuế (thuế đóng dấu ngày nhận hoặc hình chụp kết quả tra cứu thông báo phát hành trên //tracuuhoadon.gdt.gov.vn/).
- Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng (File sai định dạng, file quá dung lượng cho phép,…)
- Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện upload file thành công, hệ thống thông báo “Upload file {Tên file bằng chứng} thành công”
Ngày bắt đầu sử dụng: Ngày bắt đầu sử dụng thông báo phát hành
NSD nhấn nút Gửi để gửi phê duyệt thông báo phát hành
- Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
- Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện gửi phê duyệt thông báo phát hành
NSD nhấn nút [x] hoặc nút Hủy bỏ để đóng cửa sổ Gửi yêu cầu phê duyệt thông báo phát hành.
* Xem file bằng chứng
Bước 1: Tra cứu để tìm ra thông báo phát hành muốn xem file bằng chứng (nếu cần).
Lưu ý: Trừ thông báo phát hành ở trạng thái Dự thảo, các thông báo phát hành ở các trạng thái còn lại đều có file bằng chứng
Bước 2: ND nhấn vào icon
Hình: Xem file bằng chứng của thông báo phát hành
Bước 3: NSD nhấn nút [x] hoặc nút Thoát để đóng cửa sổ xem Lý do không phê duyệt thông báo phát hành.