Sau đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới, hỗ trợ doanh nghiệp trong thực hiện thủ tục một cách đơn giản và nhanh chóng.
1. Hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới
Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, nếu ký hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thì người sử dụng lao động sẽ phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.
Căn cứ Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2019 và hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Các loại giấy tờ do người lao động chuẩn bị:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì nộp bổ sung Giấy tờ chứng minh để được ghi nhận mức hưởng cao hơn.
- Các loại giấy tờ do người sử dụng lao động chuẩn bị:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)
Doanh nghiệp và người lao động chỉ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có trách nhiệm hướng dẫn người lao động kê khai thông tin và hoàn thiện các hồ sơ, giấy tờ.
2. Thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới
Căn cứ Chương IV Quyết định 595/QĐ-BHXH và hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH, thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới được thực hiện như sau:
Bước 1: Người lao động và doanh nghiệp phối hợp với nhau để hoàn thiện hồ sơ.
Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Hình thức nộp hồ sơ:
- Qua bưu điện.
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Nộp online qua Cổng Thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
Bước 3: Doanh nghiệp đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Bước 4: Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp sổ bảo hiểm và thẻ bảo hiểm y tế.
Thời hạn giải quyết: Tối đa 05 ngày.
Lệ phí: Không mất phí đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.
Hình thức cấp sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế: Theo hình thức đăng ký mà doanh nghiệp đăng ký.
3. Thời hạn làm thủ tục đóng bảo hiểm cho nhân viên mới
Căn cứ khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng.
Như vậy, thời hạn làm thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới là 30 ngày. Thời gian này tính theo ngày bình thường, tức bao gồm cả ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết và ngày nghỉ hằng tuần.
Trường hợp không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng người lao động vào làm, người sử dụng lao động sẽ bị phạt vi phạm hành chính theo điểm a khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:
- Người sử dụng lao động là cá nhân: Bị phạt tiền từ 02 đến 04 triệu đồng/người lao động bị vi phạm nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng.
- Người sử dụng lao động là tổ chức: Bị phạt tiền từ 04 đến 08 triệu đồng/người lao động bị vi phạm nhưng tối đa không quá 150 triệu đồng (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Công ty không đóng bảo hiểm cho nhân viên theo quy định sẽ bị xử phạt hành chính và có thể chịu trách nhiệm hình sự theo quy định. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các đối tượng phải đóng bảo hiểm xã hội và mức phạt đối với công ty không đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
Công ty không đóng bảo hiểm cho nhân viên bị phạt hành chính nặng hơn có thể phải chịu trách nhiệm hình sự.
I. Các đối tượng bắt buộc phải đóng bảo hiểm xã hội
Công ty không đóng bảo hiểm cho nhân viên vẫn còn xảy ra phổ biến đặc biệt là các công ty mới thành lập. Trên thực tế, bảo hiểm xã hội (BHXH) bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội. Người lao động tham gia BHXH sẽ được hưởng rất nhiều lợi ích theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội.
1.1 Bảo hiểm xã hội bắt buộc là gì?
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 3, Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định bảo hiểm xã hội bắt buộc là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia.
Nhân viên tại công ty thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH thì công ty có trách nhiệm đóng BHXH. Trường hợp không đóng sẽ chịu trách nhiệm và bị xử phạt theo quy định.
1.2 Đối tượng bắt buộc tham gia BHXH
Căn cứ theo Điều 2, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về các đối tượng bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội như sau:
“Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
- Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;
- Cán bộ, công chức, viên chức;
- Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;
đ) Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;
- Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;
- Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
- Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;
- Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.
2. Người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp được tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Chính phủ”.
Như vậy, người lao động làm việc cho công ty có hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc xác định thời hạn, không xác định thời hạn hoặc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội.
II. Công ty không đóng bảo hiểm cho nhân viên bị xử phạt thế nào?
Nhiều công ty không đóng bảo hiểm cho nhân viên, điều này khiến lợi ích của người lao động bị ảnh hưởng. Theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 17, Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định như sau:
“Điều 17. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.
2. Chậm đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp”
Như vậy, trường hợp công ty không đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên sẽ vi phạm quy định của Luật Bảo hiểm xã hội. Tùy vào mức độ vi phạm công ty sẽ bị phạt vi phạm hành chính khác nhau.
2.1 Mức phạt công ty không đóng bảo hiểm cho nhân viên
Căn cứ vào Khoản 5, Khoản 6, Điều 38, Nghị định 28/2020/NĐ-CP về việc vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động. Người sử dụng lao động không đóng BHXH cho người lao động sẽ phải chịu mức phạt như sau:
Không đóng bảo hiểm cho người lao động công ty có thể bị phạt mức tối đa lên tới 75 triệu đồng.
- Phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp cho toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự (Khoản 5).
- Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự (Khoản 6).
Ngoài ra, Công ty có hành vi không lập hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng sẽ phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng theo quy định tại Khoản 4, Điều 40, Nghị định 28/2020/NĐ-CP.
2.2 Biện pháp khắc phục hậu quả
Ngoài việc bị phạt vi phạm đã nêu trên công ty vi phạm sẽ phải thực hiện như sau:
- Buộc truy nộp số tiền BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp phải đóng
- Buộc nộp số tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng;
- Trường hợp không thực hiện thì theo yêu cầu của người có thẩm quyền, ngân hàng, tổ chức tín dụng khác, kho bạc nhà nước có trách nhiệm trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp số tiền chưa đóng, chậm đóng và lãi của số tiền này tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt vào tài khoản của cơ quan BHXH. Trên đây Thái Sơn đã thông tin về việc công ty không đóng bảo hiểm cho nhân viên bị xử phạt thế nào. người sử dụng lao động cần đặc biệt lưu ý để tránh vi phạm quy định về BHXH gây thiệt hại về tài chính.
Khi nào doanh nghiệp đóng BHXH cho nhân viên?
Như vậy, tất cả người lao động tại doanh nghiệp mà sở hữu hợp đồng lao động chính thức từ 03 tháng trở lên đều là đối tượng cần tham gia BHXH và BHYT bắt buộc. Cả người lao động và người sử dụng lao động (doanh nghiệp) đều cần có trách nhiệm đóng BHXH theo đúng quy định của pháp luật.nullDoanh nghiệp đóng BHXH bao nhiêu theo đúng quy định? - NewCAnewca.vn › doanh-nghiep-dong-bhxh-bao-nhieunull
Công ty phải đóng bảo hiểm cho nhân viên bao nhiêu?
Mức đóng BHXH (bao gồm cả BHYT, BHTN) của NLĐ hiện nay là 10,5% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH (bao gồm cả lương và các phụ cấp). NSDLĐ đóng là 21,5% các loại bảo hiểm. Như vậy, trường bạn đóng 50%, bạn đóng 50% số tiền tham gia BHXH là trái với quy định của pháp luật.nullQuy định về mức đóng BHXH - Hỏi đápbaohiemxahoi.gov.vn › hoidap › Pagesnull
Ký hợp đồng bao lâu thì phải đóng bảo hiểm cho nhân viên?
Như vậy, nếu ký hợp đồng lao động với thời hạn từ đủ 03 tháng trở lên thì các bên sẽ phải đóng bảo hiểm y tế. Theo điểm a khoản 1 Điều 7 Nghị định 146/2018/NĐ-CP, hằng tháng, mức đóng bảo hiểm y tế của người lao động và người sử dụng lao động được xác định như sau: - Người lao động đóng 1,5 % tiền lương.25 thg 5, 2022nullKý hợp đồng bao lâu thì phải đóng bảo hiểm cho nhân viên?luatvietnam.vn › Bảo hiểmnull
Vào công ty bao lâu thì được đóng bảo hiểm?
Thông thường, nếu đi làm đầy đủ, số ngày công mỗi tháng của người lao động dao động từ 22 đến 28 ngày công (tùy vào chế độ nghỉ của doanh nghiệp) nên chỉ cần làm việc khoảng 09 đến 15 ngày công trong tháng thì sẽ được công ty đóng bảo hiểm xã hội.nullLàm việc bao nhiêu ngày thì được công ty đóng bảo hiểm xã hội?thuvienphapluat.vn › lao-dong-tien-luong › lam-viec-bao-nhieu-ngay-thi-...null