Cùng viết bởi Nhân viên của wikiHow
X
Bài viết này có đồng tác giả là đội ngũ biên tập viên và các nhà nghiên cứu đã qua đào tạo, những người xác nhận tính chính xác và toàn diện của bài viết.
Nhóm Quản lý Nội dung của wikiHow luôn cẩn trọng giám sát công việc của các biên tập viên để đảm bảo rằng mọi bài viết đều đạt tiêu chuẩn chất lượng cao.
Bài viết này đã được xem 6.159 lần.
wikiHow hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách tạo trang chỉ mục trên Microsoft Word nhằm tra cứu những thuật ngữ quan trọng được thảo luận trong tài liệu và các trang mà chúng được nhắc đến.
Các bước
Phần 1 của 2:Đánh dấu thuật ngữ
1Mở tài liệu Microsoft Word. MS Word cho phép bạn thêm chỉ mục vào mọi tài liệu, bất kể độ dài, phong cách hoặc nội dung chủ đề.
2Nhấp vào thẻ References (Tham chiếu). Nút này nằm trong thanh công cụ MS Word ở đầu màn hình, cạnh những thẻ khác như Home, Insert và Review. Thanh công cụ References sẽ mở ra đầu cửa sổ Word.
3Nhấp vào nút Mark Entry (Đánh dấu mục). Nút này có biểu tượng trang trống với mũi tên màu xanh lá và đường màu đỏ bên trong. Hãy tìm đâu đó giữa tùy chọn Insert Caption và Mark Citation trên thanh công cụ References ở góc trên bên phải màn hình. Khi bạn nhấp vào, hộp thoại với tiêu đề Mark Index Entry sẽ hiện ra để bạn chọn những thuật ngữ và cụm từ quan trọng cho chỉ mục.
4Chọn từ hoặc nhóm từ dành cho chỉ mục. Sử dụng chuột nhấp đúp vào từ, hoặc dùng bàn phím để tô sáng nội dung mà bạn muốn chọn.
5Nhấp vào hộp thoại Mark Index Entry. Thuật ngữ mà bạn vừa chọn trong tài liệu sẽ hiện ra trong trường văn bản cạnh tiêu đề Main entry (Mục chính).
- Bên cạnh đó, bạn có thể nhập mục phụ vào ô subentry hoặc tham chiếu vào ô cross-reference để bổ sung vào chỉ mục chính. Các mục phụ và tham chiếu chéo sẽ được liệt kê bên dưới mục chính tương ứng trong chỉ mục.
- Bạn cũng có thể thêm mục cấp ba bằng cách nhập văn bản chỉ mục phụ vào trường Subentry, theo sau là dấu hai chấm (:), cuối cùng nhập nội dung mục cấp ba vào.
6Định dạng số trang trong chỉ mục. Bên dưới tiêu đề Page number format (Định dạng số trang), hãy chọn ô tương ứng nếu bạn muốn trang chỉ mục được in đậm hay in nghiêng.
7Định dạng văn bản cho mục nhập của chỉ mục. Chọn văn bản trong trường Main entry hoặc Subentry, nhấp phải và nhấp tiếp vào Font (Phông chữ). Hộp thoại mới sẽ mở ra nơi bạn có thể tùy chỉnh phong cách phông chữ, kích thước, màu sắc và hiệu ứng văn bản, cũng như những tùy chọn nâng cao như tỉ lệ ký tự, khoảng cách và vị trí.
- Bạn có thể tìm hiểu nhiều hơn trên mạng về cách định dạng văn bản trong Word, những phông chữ khác nhau và các tùy chọn ký tự mà bạn có thể áp dụng trên bất kỳ tài liệu Word nào.
8Nhấp vào Mark (Đánh dấu). Nút này sẽ đánh dấu thuật ngữ được tô sáng và thêm vào chỉ mục cùng với số trang tương ứng.
9Nhấp vào Mark All (Đánh dấu tất cả). Nút này sẽ tìm kiếm toàn bộ tài liệu của chỉ mục và đánh dấu mọi ví dụ mà thuật ngữ được nhắc đến.
10Chọn từ hoặc nhóm từ khác để đánh dấu. Tô sáng thuật ngữ khác trong tài liệu và nhấp vào ô Mark Index Entry (Đánh dấu mục nhập chỉ mục). Thuật ngữ mới sẽ hiện ra trong trường Main entry. Bạn có thể tùy chỉnh tất cả mục nhập phụ, tham chiếu chéo, số trang và tùy chọn định dạng phông chữ đối với mục nhập chỉ mục trong hộp thoại Mark Index Entry.
Phần 2 của 2:Chèn trang chỉ mục
1Cuộn xuống và nhấp vào phía dưới trang cuối cùng.
2Nhấp vào thẻ Insert (Chèn). Nút này nằm trong thanh công cụ MS Word ở đầu màn hình.
3Nhấp vào nút Page Break (Ngắt trang) trong thanh công cụ Insert. Nút này có biểu tượng nửa cuối trang giấy nằm bên trên nửa đầu trang giấy khác. Thao tác này sẽ kết thúc trang trước đó và bắt đầu trang mới.
4Nhấp vào thẻ References (Tham chiếu). Tùy chọn này nằm trong thanh công cụ MS Word ở đầu màn hình.
5Nhấp vào Insert Index (Chèn chỉ mục). Nút này nằm cạnh nút Mark Entry trong thanh công cụ References. Hộp thoại Index sẽ mở ra.
6Chọn loại chỉ mục. Bạn sẽ chọn giữa Indented (Thụt lề) và Run-in (Liên tục). Chỉ mục thụt lề sẽ giúp người đọc dễ điều hướng hơn, còn chỉ mục liên tục sẽ chiếm ít không gian trên trang.
- Bạn sẽ có thể xem trước những loại và định dạng khác nhau trong ô Preview trong khi tùy chỉnh chỉ mục.
7Chọn thiết kế chỉ mục trong phần Formats (Định dạng). Bạn có thể tùy chỉnh chỉ mục bằng cách chọn thiết kế từ trong những bản thiết lập định dạng sẵn.
- Bạn cũng có thể tự tạo thiết kế cho mình bằng cách chọn From template (Từ mẫu) và nhấp vào nút Modify (Điều chỉnh). Sau đó, bạn sẽ có thể tùy chỉnh phông chữ, khoảng cách và phong cách cho toàn bộ mục nhập và mục phụ nhằm tạo định dạng thiết kế mang đậm dấu ấn cá nhân.
- Bạn có thể xem trước những thiết kế định dạng khác nhau trong ô Preview trước khi quyết định.
8Thay đổi số cột. Bạn có thể tăng số cột trong ô Columns để giảm thiểu không gian hoặc thiết lập số cột thành Auto (Tự động).
9Nhấp vào OK. Trang chỉ mục sẽ tạo ra với toàn bộ mục đã được đánh dấu và số trang tương ứng. Bạn có thể sử dụng chỉ mục này để tra cứu những trang mà thuật ngữ và các khái niệm quan trong được nhắc đến trong suốt tài liệu.
Cảnh báo
- Khi bạn đánh dấu các mục của chỉ mục, tùy chọn Show all nonprinting characters (Hiển thị tất cả các ký tự không in) sẽ tự động bật. Bạn có thể tắt tùy chọn này bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào biểu tượng đoạn văn nằm trong thẻ Home.