là một công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp theo dõi giờ làm và tính lương cho nhân viên hiện nay. Hãy cùng tham khảo 10+ mẫu bảng chấm công theo giờ, ngày, ca chi tiết trong bài viết sau của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh.
Nội Dung Bài Viết
Bảng chấm công theo giờ là mẫu bảng chấm công phổ biến dùng để quản lý và tính toán lương cho nhân viên theo giờ làm việc. Bảng chấm công theo giờ bằng excel sẽ chứa đầy đủ thông tin về thời gian làm việc của mỗi nhân viên như giờ ra, giờ vào, tổng số giờ làm việc, số giờ tăng ca.
Dưới đây là 2 mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel phổ biến nhất mà Vinacontrol CE Hồ Chí Minh muốn giới thiệu tới bạn.
\>>> TẢI MIỄN PHÍ: MẪU BẢNG CHẤM CÔNG THEO GIỜ CHUẨN
\>>> TẢI MIỄN PHÍ:
2. Những nội dung cơ bản trong bảng chấm công theo giờ
Hiện nay, có rất nhiều mẫu bảng chấm công theo giờ với các hình thức trình bày khác nhau mà doanh nghiệp của bạn có thể tham khảo. Tuy nhiên, một bảng chấm công theo giờ chuẩn cần có các nội dung cơ bản như sau:
- Tên công ty/doanh nghiệp;
- Họ và tên nhân viên;
- Mã số nhân viên;
- Ngày, tháng, năm chấm công;
- Giờ vào (in);
- Giờ ra (out);
- Tổng giờ công;
- Số giờ làm thêm;
- Ghi chú (nếu có).
Bên cạnh đó, bạn có thể bổ sung thêm một số thông tin khác của nhân viên để dễ dàng liên hệ khi có vấn đề về giờ làm cần trao đổi như:
- Số điện thoại;
- Địa chỉ liên hệ;
- Đơn vị/Bộ phận.
Để đảm bảo tính hiệu lực của bảng chấm công, cuối mỗi bảng chấm công cần có chữ ký xác nhận của người lao động và đại diện doanh nghiệp theo dõi vấn đề chấm công tính lương. Tại các doanh nghiệp, bộ phận phụ trách nhiệm vụ này đa phần là Hành chính nhân sự/Kế toán.
\>>> ĐỌC THÊM: OKRs là gì? Hướng dẫn cách viết và đánh giá OKR tốt nhất
3. Hướng dẫn các bước lập bảng chấm công theo giờ đơn giản trên Excel
Bảng chấm công theo giờ thực sự có rất nhiều ích lợi với công tác quản lý và tính lương cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để lập một bảng chấm công nhanh nhất và chính xác nhất?
3.1 Bước 1: Điền đầy đủ thông tin vào bảng chấm công
Đầu tiên, bạn cần xác định số cột cho bảng chấm công của mình và điền tên trường thông tin vào từng cột.
\>>> THAM KHẢO THÊM: [TẢI MIỄN PHÍ] 15 Mẫu đơn xin nghỉ việc chi tiết, chuyên nghiệp
3.2 Bước 2: Trích xuất số giờ check-in, check-out của từng nhân sự vào bảng
Sau khi đã thiết lập được các cột thông tin cơ bản, bạn cần tiến hành trích xuất dữ liệu giờ ra, giờ vào của từng nhân viên vào bảng chấm công.
Hiện nay, các doanh nghiệp đều sử dụng máy chấm công vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt nên việc trích xuất dữ liệu có thể thực hiện dễ dàng. Từ bảng dữ liệu xuất bởi máy chấm công, bạn thao tác như sau:
- Chọn tính năng Data / Filter để lọc các dòng không có dữ liệu trong cột Mã số NV.
- Thao tác copy dữ liệu đã lọc vào bảng xử lý.
- Sử dụng chức năng Paste đặc biệt (Paste Value) để dán dữ liệu không tính những dòng bị bỏ trống.
Bảng truy xuất giờ vào/ra của nhân viên lấy dữ liệu từ máy chấm công
3.3 Bước 3: Tính số giờ công thực tế
Tính số giờ công thực tế của mỗi nhân viên dựa trên giờ vào và giờ ra trên bảng chấm công.
- Số giờ công thực tế = Giờ ra (Out) – Giờ vào (In)
- Tổng số giờ = Số giờ công cơ bản + Số giờ làm thêm
\>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: 18 Bảng đánh giá nhân viên theo tháng, năm, ngành nghề chi tiết [KÈM MẪU TẢI]
4. Đặc điểm khi quản lý bảng chấm công theo giờ bằng Excel
File excel chấm công và tính lương theo giờ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, hình thức quản lý này cũng có một số ưu, nhược điểm mà bạn nên lưu ý khi áp dụng cho tổ chức của mình.
4.1 Ưu điểm
Một số ưu điểm nổi bật của quản lý bảng chấm công theo giờ bằng excel:
- Không mất công tạo bảng do ứng dụng excel đã có sẵn bảng tính.
- Tiết kiệm thời gian bằng việc sử dụng các công thức tính sẵn trên excel và một số tính năng như Copy/Paste với các thông tin trùng lặp
- Dễ dàng lưu trữ khi đang làm dở và tiếp tục công việc vào ngày kế tiếp do đa phần các máy tính hiện nay đều cài đặt phần mềm excel.
Ưu điểm nổi bật của quản lý bảng chấm công theo giờ bằng excel
4.2 Nhược điểm
Bên cạnh các ưu điểm trên, quản lý bảng chấm công theo giờ bằng excel cũng có một số hạn chế mà bạn nên cân nhắc khi sử dụng như:
- Lưu trữ khó khăn
Khi quản lý bảng chấm công trên excel, bạn cần nhớ xem mình đã lưu trữ thông tin ở file nào để tìm lại khi cần thiết. Một số máy tính có rất nhiều thông tin cần lưu trữ ở các vị trí ổ khác nhau nên việc bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm một thông tin nào đó là có thể xảy ra.
- Nhiều thao tác không thực hiện được
Bảng chấm công theo giờ bằng excel khiến việc rà soát thông tin nhân sự của quản lý bị hạn chế. Do excel không phải là hệ thống lưu trữ thông tin trực tuyến nên khi cần xem thông tin của một nhân sự, quản lý phải yêu cầu người thực hiện gửi bảng chấm công lên thì mới tra cứu được.
- Quản lý phức tạp
Quản lý bảng chấm công trên excel không phải là hình thức quản lý thuận tiện vì bảng chấm công theo giờ trên excel chỉ có thể được theo dõi bởi một nhân sự phụ trách chấm công duy nhất. Việc gửi và cập nhật báo cáo nhiều lần cho cấp quản lý gây mất thời gian lưu nhiều file và cũng dễ bị nhầm lẫn.
- Gây nhầm lẫn trong sử dụng
Kết quả tính số giờ công chỉ được thực hiện đúng khi thông tin ở các cột định dạng đúng. Với đặc thù nhiều cột, nhiều dòng, việc không kiểm tra hết định dạng của các cột dẫn đến sai lệch kết quả tính số giờ công khi sử dụng excel là có thể xảy ra.
\>>> ĐỌC NGAY: [TẢI MIỄN PHÍ] 9 Mẫu bảng lương nhân viên Excel mới nhất
5. Các bảng chấm công khác bằng Excel [TẢI MIỄN PHÍ]
Ngoài bảng chấm công theo giờ, các hình thức bảng chấm công khác cũng rất đa dạng. Dưới đây là một số bảng chấm công tổng hợp và theo đặc thù công việc mà bạn có thể tham khảo để lựa chọn biểu mẫu phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
5.1 Bảng chấm công theo ngày
Bên cạnh bảng chấm công theo giờ, bảng chấm công hàng ngày cũng là một hình thức giúp bạn theo dõi ngày công tổng trong cả tháng của mỗi nhân sự theo giờ hành chính. Từ đó, việc tính lương theo ngày công cũng trở nên dễ dàng hơn.
\>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu bảng chấm công chuyên nghiệp theo ngày (mẫu 1)
\>>> TẢI MIỄN PHÍ:
5.2 Bảng chấm công theo tuần
Mẫu bảng chấm công theo tuần giúp quản lý theo dõi giờ làm của nhân sự sát sao hơn để kịp thời nhắc nhở điều chỉnh các trường hợp thực hiện không đúng quy định ngày công. Hình thức bảng chấm công này phù hợp với các doanh nghiệp cần báo cáo tiến độ theo tuần.
\>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu bảng chấm công theo tuần chi tiết
5.3 Bảng chấm công theo ca làm việc và giờ làm thêm
Bảng chấm công theo ca làm việc và giờ làm thêm giúp quản lý xem xét được tổng quan bố trí ca làm việc và số giờ làm thêm của từng nhân viên trong tháng. Từ đó, quản lý có phương án điều chỉnh sắp xếp lịch làm việc phù hợp cho tháng sau hoặc phục vụ công tác tính lương.
\>>> TẢI MIỄN PHÍ:
\>>> TẢI MIỄN PHÍ:
\>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ
5.4 Bảng chấm công theo các thông tư
Theo các thông tư mà nhà nước ban hành, mỗi thông tư lại quy định một mẫu bảng chấm công riêng. Dưới đây là 3 mẫu bảng chấm công theo các thông tư mà Vinacontrol CE HCM muốn giới thiệu tới bạn.
- Mẫu bảng chấm công theo thông tư số 133
Theo thông tư 133 ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính, trong bảng chấm công mục quy đổi công cần phân chia rõ ràng số công hưởng lương sản phẩm, số công hưởng lương thời gian, số công nghỉ việc ngừng hưởng lương 100% và số công hưởng bảo hiểm xã hội.
\>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu bảng chấm công theo thông từ 133 của Bộ Tài Chính
- Mẫu bảng chấm công theo thông tư số 177
Mẫu bảng chấm công theo thông tư 177 được thiết kế tương tự như mẫu bảng chấm công của thông tư 133, chỉ khác nhau phần tinh giản mục quy ra công khi chỉ còn 3 loại gồm: số công hưởng lương thời gian, số công nghỉ không lương và số công hưởng bảo hiểm xã hội.
\>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu bảng chấm công theo thông tư số 177 của Bộ Tài Chính
- Mẫu bảng chấm công theo thông tư số 200
Mẫu bảng chấm công theo thông tư 200 được thiết kế với đầy đủ các thông tin chi tiết về các loại công quy đổi như thông tư 133. Tất cả các loại hình doanh nghiệp với quy mô từ nhỏ đến lớn đều có thể áp dụng bảng chấm công theo thông tư 200 này.
\>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu bảng chấm công theo thông tư số 200/2014 – BTC
5.5 Mẫu bảng chấm công theo lĩnh vực
Tùy theo lĩnh vực đặc thù mà bạn có thể tự thiết kế bảng chấm công riêng cho doanh nghiệp của mình dựa trên biểu mẫu bảng chấm công chung. Dưới đây là 2 mẫu bảng chấm công được thiết kế riêng cho giáo viên và xưởng sản xuất mà bạn có thể tham khảo.
- Mẫu bảng chấm công cho giáo viên
Giáo viên là ngành nghề đặc thù với 3 ca dạy sáng, chiều, tối khác nhau. Mẫu bảng chấm công cho giáo viên dưới đây sẽ giúp quản lý dễ dàng theo dõi số ca dạy của từng người, thuận tiện trong việc tính công và lương hàng tháng.
\>>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu bảng chấm công cho giáo viên
Mẫu bảng chấm công cho xưởng sản xuất
Xưởng sản xuất với đặc thù nhân sự đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau với các mức lương và mức phụ cấp khác nhau. Để thuận tiện cho việc chấm công và tính lương, bạn nên lập riêng 1 bản danh sách thông tin nhân viên kèm theo bảng chấm công.