Hướng dẫn khai báo trên phần mềm 3t

Tất cả các chứng từ không phát sinh trực tiếp đến tài khoản 111, 112 và cũng không liên quan đến mã vật tư hàng hóa nhập xuất kho thì sẽ được nhập vào phiếu kế toán trong phần mềm kế toán 3TSoft.

Giải thích Ngày chứng từ Là ngày phát sinh thực tế của chứng từ Số Là số của chứng từ đang thực hiện Tiền tệ Là mã tiền tệ phát sinh của chứng từ Tỷ giá Là tỷ giá giữa đồng tiền phát sinh của chứng từ và đồng tiền hạch toán. Nếu đồng tiền phát sinh là ngoại tệ thì tỷ giá được lấy trong danh mục tiền tệ. Nếu tỷ giá được chương trình tự động đưa ra không đúng với tỷ giá thực tế thì người sử dụng có thể sửa cho đúng với thực tế phát sinh. Bộ phận Là mã của bộ phận liên quan trực tiếp tới phát sinh của chứng từ này. Bộ phận được chọn trong danh mục bộ phận. Nếu không quản lý phát sinh theo bộ phận thì có thể để trống. Hợp đồng Là mã của hợp đồng liên quan trực tiếp tới phát sinh của chứng từ này. Hợp đồng được chọn trong danh mục hợp đồng. Nếu không quản lý phát sinh theo hợp đồng thì có thể để trống. Đối tượng Là mã của đối tượng liên quan trực tiếp tới phát sinh của chứng từ này. Đối tượng được chọn trong danh mục đối tượng. Nếu đối tượng được chọn có tên và địa chỉ đầy đủ thì chương trình sẽ ghi nhận tương ứng vào Ông bà và địa chỉ của chứng từ phát sinh. Diễn giải (VN) Là nội dung của chứng từ Ps Là phát sinh

N: Phát sinh nợ

C: Phát sinh có

Tài khoản Là số hiệu tài khoản phát sinh của nghiệp vụ Nguyên tệ Là giá trị phát sinh tương ứng với tài khoản bằng đồng tiền phát sinh của chứng từ Thành tiền Giá trị này được tính bằng Nguyên tệ nhân với tỷ giá. Giá trị này có thể thay đổi khi đồng tiền phát sinh khác với đồng tiền hạch toán. Đối tượng Là đối tượng phát sinh tương ứng với tài khoản đang ghi nhận. Đối tượng chỉ chọn được khi tài khoản phát sinh là tài khoản theo dõi công nợ Khoản mục Là mã khoản mục phí của tài khoản đang ghi nhận. Khoản mục phí chỉ chọn được khi tài khoản phát sinh là tài khoản theo dõi khoản mục Sản phẩm Là mã của sản phẩm, công đoạn hay công trình, hạng mục được xác định tương ứng với phát sinh của tài khoản đang ghi nhận. Giá trị trên cột này chỉ chọn được khi tài khoản phát sinh là tài khoản theo dõi giá thành. Diễn giải (VN) Là diễn giải chi tiết của nghiệp vụ phát sinh theo tài khoản Chi phí không hợp lệ Là giá trị phát sinh không có hoá đơn chứng từ đầy đủ hoặc những chi phí vượt khung quy định Doanh thu chưa hạch toán Là giá trị đã được khách hàng viết hoá đơn nhưng đơn vị chưa hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc hàng hoá. Kèm theo chứng từ gốc Là số lượng chứng từ gốc kèm theo phát sinh này.

Chúc quý anh/chị thành công!

Giá xuất kho = Giá trị của hàng tồn kho sau mỗi lần nhập / Số lượng hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập

Trung bình tháng hay Bình quân gia quyền: Với phương pháp này, chương trình sẽ xác định đơn giá xuất kho theo kỳ kế toán do người sử dụng thiết lập. Công thức như sau:

Giá xuất kho = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)

Tính chênh lệch tỷ giá Là phương pháp để tính chênh lệch tỷ giá khi đồng tiền phát sinh không phải là đồng tiền hạch toán. Người sử dụng có thể lựa chọn một trong các cách sau: Không: Không tính chênh lệch tỷ giá khi phát sinh ngoại tệ Theo tỷ giá hạch toán: Tính chênh lệch tỷ giá theo tỷ giá hạch toán, tức là theo tỷ giá đã được khai báo trong “” Theo tỷ giá thực tế: Tính chênh lệch tỷ giá theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Thông báo khi số lượng xuất lớn hơn số lượng tồn kho Là thông báo khi người sử dụng thực hiện nghiệp vụ xuất hàng ra khỏi kho và số lượng xuất lớn hơn số lượng tồn kho. Không: Không hiện ra thông báo và người sử dụng có thể thực hiện nghiệp vụ xuất hàng Có: Hiện ra thông báo và người sử dụng có thể thực hiện nghiệp vụ xuất hàng Thông báo và cấm xuất: Hiện ra thông báo và người sử dụng không thể thực hiện nghiệp vụ xuất hàng Thông báo khi công nợ vượt quá định mức nợ Là thông báo khi người sử dụng thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng công nợ và công nợ sau nghiệp vụ này lớn hơn giới hạn nợ đã được đăng ký trong “”. Không: Không hiện ra thông báo và người sử dụng có thể thực hiện nghiệp vụ kinh tế này Có: Hiện ra thông báo và người sử dụng có thể thực hiện nghiệp vụ kinh tế này Thông báo và cấm: Hiện ra thông báo và người sử dụng không thể thực hiện nghiệp vụ kinh tế này Hiện ngày giờ in Là lựa chọn khi người sử dụng muốn hiện ngày, giờ chi tiết trên chứng từ hoặc báo cáo khi in. Không: Không hiện ra ngày giờ khi in chứng từ hoặc báo cáo Hiện trên chứng từ: Chỉ hiện ra ngày giờ khi in chứng từ Hiện trên báo cáo: Chỉ hiện ngày giờ khi in báo cáo Cả chứng từ và báo cáo: Hiện ngày giờ khi in cả trên chứng từ và báo cáo Thanh toán tự động theo hóa đơn Người sử dụng có thể chủ động chọn phiếu thu thanh toán cho hóa đơn hay phiếu chi thanh toán cho phiếu nhập, hoặc cũng có thể khai báo để chương trình tự động chọn thanh toán theo trình tự thời gian. Có: Chương trình tự động chọn thanh toán Không: Chương trình không tự động chọn thanh toán

Phần II

Thông tin Diễn giải Lọc chứng từ theo người lập Mỗi phần mềm kế toán có thể có nhiều người sử dụng. Khi lọc chứng từ người sử dụng có thể lọc chứng từ do mình lập hay tất cả. Cập nhật sổ cái khi lập chứng từ Người sử dụng có thể lựa chọn trạng thái mặc định khi thực hiện lưu một chứng từ là được cập nhật sổ cái hoặc không được cập nhật sổ cái. Khóa chứng từ khi lập Người sử dụng có thể lựa chọn trạng thái mặc định khi thực hiện lưu một chứng từ là khóa hoặc mở. Đối với chứng từ trong trạng thái khóa thì người sử dụng có thể thực hiện thao tác sửa nhưng không thể thực hiện thao tác xóa chứng từ. Lập chứng từ khi phân bổ Chương trình sẽ tự động tạo các phiếu kế toán tương ứng với các bút toán phân bổ chi phí khi tính giá thành nếu người sử dụng lựa chọn chỉ tiêu này. Thực chất là các bút toán kết chuyển từ các tài khoản chi phí sang tài khoản giá thành. Quyết Định 15 có thể lập chứng từ hoặc không lập chứng từ khi phân bổ (kết chuyển từ các tài khoản chi phí sang tài khoản 154). Quyết Định 48 không lập chứng từ khi phân bổ vì chi phí tập hợp hết trên phát sinh bên nợ tài khoản 154, nếu lập chứng từ khi phân bổ thì giá thành thì bút toán phân bổ được định khoản Nợ 154/Có 154, như vậy tổng phát sinh nợ trên tài khoản 154 bị nhân đôi, không đúng với thực tế. Cấm sửa, xóa chứng từ do người khác lập Nếu chỉ tiêu này được lựa chọn thì người sử dụng chỉ thực hiện sửa, xóa chứng từ do chính người sử dụng đó lập ra và không thực hiện được các thao tác tương tự đối với các chứng từ do người sử dụng khác lập. Truy cập danh mục đối tượng theo nhóm Khi nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người sử dụng có thể tìm kiếm đối tượng theo “” hoặc theo chi tiết “” Truy cập danh mục vật tư theo nhóm Khi nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người sử dụng có thể tìm kiếm vật tư, hàng hóa theo “Nhóm vật tư”, hàng hóa hoặc theo chi tiết “” Theo dõi lịch sử chứng từ Chỉ tiêu này được lựa chọn nghĩa là chương trình sẽ theo dõi các thao tác thêm mới, sửa, xóa chứng từ, chi tiết đến người sử dụng, nội dung sửa và thời gian thực hiện thao tác đó. Theo dõi kệ hàng, lô hàng, hạn sử dụng Tùy vào từng mặt hàng kinh doanh mà người sử dụng có thể theo dõi chi tiết theo kệ, theo lô hoặc hạn sử dụng. Sử dụng máy quét mã vạch khi viết hóa đơn Đây là mộttrong những tính năng thể hiện tính ưu việt và linh động của phần mềm kế toán 3TSoft. Như vậy, với chức năng là phần mềm kế toán nhưng 3TSoft hoàn toàn có thể sử dụng được trong các siêu thị, cửa hàng,…bán hàng mã vạch. Danh sách tiền tệ Là mã các đồng tiền sẽ được sử dụng trong 3TSoft. Muốn thêm mã tiền tệ mới, người sử dụng chỉ cần đánh mã tiền tệ vào sau dấu phẩy (,). Đồng tiền hạch toán Trong phần mềm có thể hạch toán nhiều loại tiền tệ khác nhau nhưng bắt buộc phải chọn một đồng tiền hạch toán. Mã tiền tệ này được sử dụng lên báo cáo, tính chênh lệch tỷ giá khi phát sinh ngoại tệ,… Tài khoản mặc định Các tài khoản đã được lựa chọn ở các chỉ tiêu này, khi xuất hiện các nghiệp vụ liên quan đến chỉ tiêu nào thì sẽ được hạch toán vào tài khoản tương ứng.

Phần III

Thông tin Diễn giải Độ dài tối đa của dãy số Là độ dài tối đa của các trường có định dạng là số như nguyên tệ, đơn giá, số lượng bao gồm cả dãy số phần nguyên, dấu ngăn tách nhóm hay tách phần thập phân. Số lượng Là định dạng số các chữ số phần thập phân của số lượng Hệ số vật tư Là định dạng các chữ số phần thập phân của hệ số quy đổi trong “” Đơn giá đồng tiền phát sinh Là định dạng các chữ số phần thập phân của đơn giá đồng tiền phát sinh trong các phiếu vật tư. Đơn giá đồng tiền hạch toán Là định dạng các chữ số phần thập phân của đơn giá đồng tiền hạch toán Phần trăm Là định dạng các chữ số phần thập phân của những trường có đơn vị tính là % ví dụ như phần trăm hoa hồng, phần trăm chiết khấu,… Số lượng định mức Là định dạng các chữ số phần thập phân của số lượng định mức trong phần khai báo “”. Tỷ giá Là định dạng các chữ số phần thập phân của tỷ giá trong các chứng từ và trong danh mục tiền tệ. Thành tiền đồng tiền phát sinh Là định dạng các chữ số phần thập phân của thành tiền đồng tiền phát sinh Thành tiền đồng tiền hạch toán Là định dạng các chữ số phần thập phân của thành tiền đồng tiền hạch toán Khai báo thông tin hóa đơn Đây là các thông tin trên hóa đơn bán hàng khi được in ra. Chỉ sử dụng với những đơn vị bán hàng mã vạch.

Phần IV

Thông tin Diễn giải Chênh lệch giữa <giá x số lượng> và tiền Nếu: Đơn giá x Số lượng = Số A, thì với phần mềm kế toán 3TSoft cho phép người sử dụng nhập “Thành tiền” chênh lệch với Số A trong phạm vi giá trị chênh lệch này. Cho phép làm tròn tiền thuế giá trị gia tăng Nếu: Giá trị hoá đơn x Phần trăm thuế suất thuế giá trị gia tăng = Số A, thì với phần mềm kế toán 3TSoft cho phép người sử dụng nhập “Giá trị thuế giá trị gia tăng” chênh lệch với Số A trong phạm vi giá trị chênh lệch này. Cho phép làm tròn tiền chiết khấu Nếu: Giá trị hàng hoá x Phần trăm chiết khấu = Số A, thì với phần mềm kế toán 3TSoft cho phép người sử dụng nhập “Giá trị chiết khấu” chênh lệch với Số A trong phạm vi giá trị chênh lệch này. Đơn vị cơ sở mặc định Là mã đơn vị cơ sở mặc định khi đăng nhập vào phần mềm. Có tác dụng đối với những đơn vị sử dụng có nhiều đơn vị cơ sở. Số ngày lọc kể từ ngày chứng từ cuối cùng Là số ngày hiển thị những chứng từ đã được lập khi vào các chứng từ. Thời gian định kỳ tự động tạo file lưu trữ dữ liệu Là số ngày chương trình sẽ tự động tạo ra file sao lưu dữ liệu và được lưu trong thư mục Backup mà người sử dụng đã chọn. Hình thức thanh toán mặc định khi in hóa đơn Là hình thức thanh toán mặc định khi người sử dụng muốn in hóa đơn đỏ Mã công đoạn mặc định Là mã của công đoạn, sẽ được sử dụng khi cập nhật chứng từ, khi tự động tạo sản phẩm

B. Khai báo tham số chứng từ

Để thuận lợi trong quá trình nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phần mềm kế toán 3TSoft có thể thêm bớt một số thông tin trên chứng từ cho phù hợp với mục đích quản lý của đơn vị và cách làm việc của người sử dụng.

Thông tin Diễn giải Tên chứng từ Là tên trên thanh tiêu đề của chứng từ khi nhập liệu Tiếng Việt: Là tên của chứng từ bằng tiếng Việt Tiếng Anh: Là tên của chứng từ bằng tiếng Anh In chứng từ Các nội dung khi in chứng từ Tiêu đề tiếng Việt Là phần tiêu đề khi in chứng từ bằng tiếng Việt Tiêu đề tiếng Anh Là phần tiêu đề khi in chứng từ bằng tiếng Anh Mẫu chứng từ in Là mẫu in mặc định của chứng từ đang được báo. Người sử dụng không nên tự ý thay đổi thông số này vì nó ảnh hưởng tới quá trình xem và in chứng từ. Số hiệu Là số hiệu trên đầu chứng từ mà người sử dụng muốn in ra, có thể là theo mẫu số của Bộ Tài chính hoặc do người sử dụng tự khai báo. Số trường phân loại Là số trường phân loại mà người sử dụng muốn thêm trong chứng từ đang được khai báo. Đánh số chứng từ Là cách đánh số chứng từ mà người dùng muốn sử dụng cho chứng từ đang được khai báo Liên tục: Số chứng từ sẽ tăng liên tục, không kế thời gian là tháng hay năm. Theo năm: Số chứng từ sẽ tăng liên tục từ đầu năm cho đến hết năm tài chính. Sang đầu năm tài chính mới, số chứng từ lại quay trở lại từ đầu. Theo tháng: Số chứng từ sẽ tăng liên tục từ đầu tháng cho đến cuối tháng. Sang đầu tháng sau, số chứng từ lại quay trờ lại từ đầu Theo số cuối: Số chứng từ sẽ tăng thêm một đơn vị so với số chứng từ cuối cùng Theo quyển: Cách này chỉ sử dụng cho các phiếu kế toán như: Phiếu thu, Phiếu chi, Báo có, Báo nợ Tăng phần số Một chứng từ, người sử dụng có thể chia làm 2 phần là, hai phần này được phân cách với nhau bằng ký tự không phải là số. Người sử dụng có thể lựa chọn tăng phần đầu hoặc tăng theo phần cuối của số chứng từ. Hợp đồng, Bộ phận, Khoản mục Không: Nếu người sử dụng không muốn theo dõi chứng từ đang được khai báo theo Hợp đồng, Bộ phận, Khoản mục. Chứng từ: Nếu người sử dụng muốn theo dõi Hợp đồng, Bộ phận, Khoản mục chi tiết theo từng chứng từ. Theo lựa chọn này, Hợp đồng, Bộ phận, Khoản mục sẽ được khai báo ở đầu chứng từ. Chi tiết: Được chọn nếu người sử dụng muốn theo dõi Hợp đồng, Bộ phận, Khoản mục ở phần nội dung chi tiết của chứng từ đang được khai báo tức là theo từng dòng chi tiết phát sinh của chứng từ. Sản phẩm, Hạn thanh toán, Thuế xuất nhập khẩu, Thuế tiêu thụ đặc biệt, Chi phí – Hoa hồng, Chiết khấu Mỗi nội dung này có 2 lựa chọn: Có theo dõi Không theo dõi Thuế giá trị giá tăng Cách ghi nhận thuế GTGT trên các chứng từ mua bán vật tư, hàng hoá, thành phẩm Chứng từ: Khi đó phần thuế GTGT sẽ nằm ở phần cuối của chứng từ đang được khai báo. Chi tiết: Khi đó phần thuế GTGT sẽ chi tiết đến từng vật tư phát sinh trong chứng từ đang được khai báo. Theo dõi nhiều loại tiền Với chứng từ kế toán, người sử dụng có thể theo dõi nhiều loại tiền khác nhau trên cùng một chứng từ Tài khoản ngầm định Với chứng từ kế toán, người sử dụng có thể khai báo tài khoản mặc định của chứng từ. Điều này giúp cho việc hạch toán được chính xác và thuận lợi. VD: Phiếu thu luôn ghi NỢ tài khoản 111

Lưu ý: Với mỗi chứng từ, có thể bao gồm tất cả các chỉ tiêu trên hoặc chỉ bao gồm một số chỉ tiêu nhưng ý nghĩa và cách khai báo là hoàn toàn tương tự nhau.

C. Thông báo phát hành hóa đơn

Bước 1: Lựa chọn hình thức phát hành hóa đơn

Bước 2: Bổ sung một số thông tin trong phần khai báo “Thông tin doanh nghiệp” Bước 3: Chọn theo menu như hình dưới để lập “Thông báo phát hành hóa đơn” Chọn theo menu: Lập “Thông báo phát hành hóa đơn”: Cho phép 7 “Nguyên tắc bảo mật” và 3 “Nguyên tắc đảo số” để bảo mật hóa đơn Bước 4: Lập hóa đơn Bước 5: In hóa đơn bạn sẽ có kết quả như hình dưới

D. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn

Lưu ý: Trong trường hợp cần xác định hóa đơn là hợp lệ hoặc không hợp lệ. Bạn chọn menu “Hệ thống”, chọn “Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn tự in”, và làm theo hình dưới

E. Định nghĩa tham số tìm kiếm

Thông thường, với một chương trình phần mềm thường có hệ thống danh mục. Điều này sẽ giúp người sử dụng thao tác thuận lợi và tránh được sai sót trong quá trình tác nghiệp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Một chức năng nổi bật trong phần mềm kế toán 3TSoft là “Định nghĩa tham số tìm kiếm”, cho phép người sử dụng tìm kiếm tức thời với danh mục liên quan theo nhiều trường thông tin, nhiều cách khác nhau.

Thông tin Diễn giải Thể hiện Là danh sách các trường sẽ thể hiện trong kết quả tìm kiếm. Sắp xếp Là mã các trường sắp xếp mặc định khi tìm kiếm. Tìm kiếm trong Là danh sách các trường mà chương trình sẽ tìm kiếm theo từ khóa của người sử dụng yêu cầu. Cho phép nhập mã lồng nhau Được chọn nếu người sử dụng muốn nhập mã lồng nhau (VD: KH01 và KH011 là 2 mã lồng nhau) Vị trí bắt đầu tìm kiếm Là vị trí bắt đầu cho quá trình tìm kiếm. Mặc định là vị trí số 1 hay chính là vị trí đầu tiên của trường được tìm kiếm Số dòng tìm kiếm lớn nhất Là số dòng kết quả hiện thị tối đa trong quá trình tìm kiếm Số trường phân loại Là số trường phân loại được sử dụng trong danh mục đang được khai báo

F. Quản lý người sử dụng

Với phần mềm kế toán 3TSoft, người sử dụng có thể tạo ra các nhóm người sử dụng và những người sử dụng thuộc các nhóm đó. 3TSoft cho phép phân quyền sử dụng tới từng chức năng và thao tác đối với nhóm người sử dụng cũng như với người sử dụng.

Nhóm người sử dụng

Thông tin Diễn giải Mã nhóm Là tập hợp các ký tự, chữ số đại diện cho nhóm Tên nhóm Là diễn giải của nhóm Quản trị Chỉ tiêu này có 2 lựa chọn cho nhóm đang được khai báo. Người sử dụng chỉ cần bấm chuột để lựa chọn hoặc hủy bỏ lựa chọn nhóm Quản trị Một nhóm là nhóm quản trị thì sẽ không thể phân quyền cho nhóm quản trị hoặc những người sử dụng thuộc nhóm quản trị

Người sử dụng

Thông tin Diễn giải Tên truy cập Là tên người sử dụng dùng để đăng nhập vào phần mềm. Tên truy cập không nên sử dụng dấu cách hay tiếng Việt có dấu. Tên đầy đủ Là họ tên đầy đủ của người sử dụng. Mật khẩu Là mật khẩu của người sử dụng Thuộc nhóm Là nhóm người sử dụng

Đổi mật khẩu

Thông tin Diễn giải Mật khẩu cũ Là mật khẩu người sử dụng đang dùng để đăng nhập vào phần mềm Mật khẩu mới Là mật khẩu mới mà người sử dụng đang muốn thay đổi Khẳng định mật khẩu Người sử dụng đánh lại mật khẩu mới vào chỉ tiêu này

Phân quyền:Cho phép phân quyền theo nhóm người sử dụng hoặc người sử dụng. Người sử dụng ngoài việc chịu sự phân quyền theo nhóm sẽ chịu sự phân quyền trực tiếp. Muốn cấm một chức năng nào đó, người sử dụng chỉ cần tích vào ô bên cạnh.

Thông tin Diễn giải Truy cập menu Là các chức năng trên thanh menu. Mỗi chức năng có 2 lựa chọn là Cấm hoặc Không cấm, người dùng chỉ cần bấm chuột để chọn hoặc hủy bỏ lựa chọn. Cập nhật danh mục Đây là hệ thống danh mục được sử dụng trong phần mềm kế toán 3TSoft. Mỗi danh mục, người sử dụng có thể thực hiện các thao tác như thêm mới, sửa, xóa hoặc gộp mã. Muốn cấm thao tác ở danh mục nào, người dùng chỉ cần bấm chuột để chọn thao tác tương ứng với danh mục đó. Cập nhật chứng từ Đây là danh sách chứng từ được sử dụng trong phần mềm kế toán 3TSoft. Với mỗi chứng từ, người dùng có thể thực hiện các thao tác thêm mới, sửa, xóa, xem, lên sổ cái và khóa chứng từ. Ví dụ, tôi muốn cấm nhóm người sử dụng đang được khai báo không được xóa, sửa Hóa đơn bán hàng. Đầu tiên, tôi chọn đến Hóa đơn bán hàng và bấm chuột vào cột xóa và sửa tương ứng với Hóa đơn bán hàng. Xem báo cáo Đây là hệ thống báo cáo được sử dụng trong phần mềm. Cấm nhóm người sử dụng xem báo cáo nào, người dùng chỉ cần bấm chuột để chọn hoặc hủy bỏ lựa chọn. Chọn đơn vị cơ sở Đây là chức năng Chọn đơn vị cơ sở trong menu Hệ thống. Nếu chức năng này được chọn, nghĩa là nhóm người sử dụng đang được khai báo sẽ không có quyền Chọn đơn vị cơ sở. Reset Được sử dụng nếu người dùng muốn thiết lập lại khai báo cho nhóm đối tượng đang được khai báo.

G. Chọn đơn vị cơ sở

Với doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên, trong phần mềm 3TSoft gọi là các đơn vị cơ sở. Khi “Đăng ký sử dụng”, chương trình sẽ ghi nhận những đơn vị cơ sở vào danh mục đơn vị cơ sở, người sử dụng tiến hành hoàn thiện thông tin cho các đơn vị này.

Thông tin Diễn giải Mã đơn vị Là mã đơn vị cơ sở, mã này do nhà sản xuất đăng ký Tổng hợp Là lựa chọn mã đơn vị là tổng hợp hay chi tiết, giá trị này do nhà sản xuất đăng ký K: Là đơn vị chi tiết. Với đơn vị chi tiết, người sử dụng có thể thực hiện các thao tác với dữ liệu. C: Là đơn vị tổng hợp. Với đơn vị tổng hợp, người sử dụng chỉ có thể lên báo cáo. Báo cáo của đơn vị tổng hợp được cộng từ báo cáo của các đơn vị chi tiết. Mã dữ liệu Mỗi đơn vị có một mã dữ liệu. Chỉ sửa đổi khi đơn vị có sử dụng chức năng truyền, nhận dữ liệu. Khi thay đổi thông tin này, người sử dụng nên tham khảo ý kiến nhà sản xuất. Tên đơn vị Là tên đơn vị sử dụng phần mềm bằng tiềng Việt Tên tiếng Anh Là tên đơn vị sử dụng phần mềm bằng tiềng Anh Địa chỉ Là thông tin địa chỉ của đơn vị sử dụng phần mềm Địa chỉ tiếng Anh Là địa chỉ của đơn vị sử dụng phần mềm bằng tiếng Anh Mã số thuế Là mã số thuế của đơn vị sử dụng phần mềm Tài khoản ngân hàng Là tài khoản ngân hàng của đơn vị sử dụng phần mềm Chủ tài khoản Là thông tin chủ tài khoản đăng ký tài khoản ngân hàng Tên ngân hàng Là tên ngân hàng của tài khoản đã được khai báo ở trên Thành phố Là tên tỉnh hoặc thành phố của ngân hàng tương ứng với tài khoản Ngày bắt đầu hạch toán Là ngày người sử dụng bắt đầu hạch toán trên phần mềm, hay chính là ngày bắt đầu chuyển từ kế toán sổ lên kế toán máy.

H. Khóa dữ liệu

Để an toàn với dữ liệu đã được thực hiện, người sử dụng có thể khoá dữ liệu để tránh nhầm lẫn hoặc sự can thiệp cố ý của người khác.

J. Kiểm tra dữ liệu

Người sử dụng có thể kiểm tra dữ liệu đã nhập với các nội dung kiểm tra như:

• Thiếu đối tượng với các tài khoản theo dõi công nợ
• Thừa đối tượng với các tài khoản không theo dõi công nợ
• Thiếu khoản mục đối với các tài khoản theo dõi khoản mục phí
• Thừa khoản mục đối với các tài khoản không theo dõi khoản mục phí
• Thiếu sản phẩm đối với các tài khoản theo dõi chi phí trực tiếp giá thành sản phẩm, công trình
• Thừa sản phẩm đối với các tài khoản không theo dõi chi phí trực tiếp giá thành sản phẩm, công trình
• Thiếu bộ phận đối với các tài khoản theo dõi bộ phận
• Thừa bộ phận đối với các tài khoản không theo dõi bộ phận
• Thiếu hợp đồng đối với các tài khoản theo dõi hợp đồng
• Thừa hợp đồng đối với các tài khoản không theo dõi hợp đồng
• Quy đổi vật tư, hàng hoá, thành phẩm sai
• Chưa hoàn thành kê khai hoá đơn giá trị gia tăng: Chưa kê khai, kê khai thiếu, kê khai thừa
• Xuất hàng khi số lượng tồn kho không đủ

K. Sao lưu dữ liệu

Ngoài chức năng tự động tạo file sao lưu sau số ngày nhất định được khai báo trong “Khai báo tham số hệ thống” thì người sử dụng cũng có thể chủ động thực hiện chức năng này. Để thực hiện chức năng này, người sử dụng chỉ cần chọn đường dẫn tạo file sao lưu và bấm “Thực hiện. Chương trình sẽ tự động sao lưu toàn bộ dữ liệu theo đường dẫn đã lựa chọn. Tên file sao lưu sẽ do chương trình tự đặt theo tên cơ sở dữ liệu của chương trình cộng với thời điểm sao lưu và file sao lưu luôn có đuôi .bak. Lưu ý: – Cần đóng tất cả các chức năng đang mở của chương trình trước khi thực hiện chức năng này. – Chức năng này chỉ thực hiện được tại máy chủ (máy chứa cơ sở dữ liệu)

L. Phục hồi dữ liệu

Để phục hồi dữ liệu, người sử dụng chọn đường dẫn của file đã sao lưu và bấm “Thực hiện”. Chương trình sẽ tự động phục hồi dữ liệu của chương trình theo file dữ liệu đã được sao lưu trước đó. Sau khi phục hồi xong, chương trình sẽ tự động thoát.

Lưu ý: Chức năng này chỉ thực hiện được tại máy chủ (máy chứa cơ sở dữ liệu)

M. Truyền dữ liệu

Với chức năng này, chương trình sẽ tạo ra một file nén chứa những dữ liệu mà người sử dụng chọn để truyền đi. File nén này có thể lưu trực tiếp trên máy tính sau đó được chuyển đến nơi cần nhận thông qua các thiết bị lưu trữ dữ liệu như USB, đĩa CD, ổ cứng, hoặc gửi trực tiếp qua Email.

Thông tin Diễn giải Từ ngày Là ngày bắt đầu truyền dữ liệu Đến ngày Là ngày kết thúc truyền dữ liệu Nội dung truyền Là nội dữ liệu sẽ được truyền đi. Với mỗi nội dung, người sử dụng chỉ cần bấm chuột để lựa chọn hoặc hủy bỏ lựa chọn. Đường dần Là đường dẫn để chứa file dữ liệu được truyền đi. Người sử dụng bấm vào dấu ba chấm để đặt tên và chọn đến thư mục lưu file dữ liệu truyền đi.

Lưu ý: Chức năng này chỉ thực hiện được tại máy chủ (máy chứa cơ sở dữ liệu)

N. Nhận dữ liệu

Chức năng này sẽ thực hiện nhận dữ liệu từ file nén đã được tạo ra khi người sử dụng chức năng “Truyền dữ liệu”.

Thông tin Diễn giải Từ ngày Là ngày bắt đầu Nhận dữ liệu Đến ngày Là ngày kết thúc Nhận dữ liệu Phương thức nhận dữ liệu Là cách người sử dụng lựa chọn để lấy dữ liệu.

1. – Lấy phần thiếu: Chương trình sẽ lấy những dữ liệu còn thiếu, tức là không lấy những dữ liệu đã bị trùng với dữ liệu đã có trong chương trình.
2. – Lấy toàn bộ: Chương trình sẽ lấy toàn bộ dữ liệu được truyền đi, tức là nếu dữ liệu đó đã có thì sẽ bị xoá trước khi lấy dữ liệu mới Nội dung truyền Là nội dữ liệu sẽ được nhận về. Với mỗi nội dung, người sử dụng chỉ cần bấm chuột để lựa chọn hoặc hủy bỏ lựa chọn. Đường dẫn Là đường dẫn đến file dữ liệu được nhận về. Người sử dụng bấm vào dấu ba chấm để chọn file dữ liệu nhận về.

O. Theo dõi lịch sử chứng từ

Để theo dõi được lịch sử chứng từ, trước tiên người sử dụng cần phải lựa chọn có “Theo dõi lịch sử chứng từ” trong phần “”. Chức năng này cho phép người sử dụng xem lại các chứng từ trong chương trình là do Người nào lập, Lập vào thời điểm nào, Người nào sửa, Đã sửa nội dung gì, Sửa vào thời điểm nào, Người nào xoá, Xoá vào thời điểm nào? Đây là một tính năng rất hữu ích, nhất là đối với đơn vị sử dụng phần mềm kế toán có nhiều người dùng.

Thông tin Diễn giải Chứng từ được lựa chọn Là chứng từ mà người sử dụng đang muốn xem lịch sử chứng từ Từ ngày, Đến ngày Là khoảng thời gian người sử dụng lựa chọn xem lịch sử chứng từ

Hàng nghìn doanh nghiệp đã và đang sử dụng các tính năng tiện ích của 3TSoft. Họ đã tìm thấy giải pháp cho các công việc kế toán của mình. Còn Bạn? Hãy bấm máy và liên hệ ngay với Chúng tôi để sở hữu một phần mềm kế toán hiệu quả và hữu ích.