Chào các bạn, hiện nay trong việc thiết kế và in các ấn phẩm có layout giống nhau nhưng nội dung thay đổi khác nhau (Vd: Name card, vé xe, hóa đơn, …) ngoài việc thiết kế layout thì công việc nhập dữ liệu là việc rất quan trọng, tuy nhiên với số lượng file cần nhân bản lớn và nhiều dữ liệu khác nhau mà phải nhập riêng từng nội dung cho từng file sẽ mất nhiều thời gian đồng thời ẩn chứa những sai sót không đáng có. Hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng tính năng Print Merge trong phần mềm CorelDraw 2021, một tính năng rất hữu ích giúp chúng ta rút ngắn thời gian làm việc cũng như giảm thiểu sai sót. OK bắt đầu nhé!
Trong bài hướng dẫn này mình lấy ví dụ với file Name card, các bạn có thể áp dụng phương pháp này với các dự án có tính chất tương tự.
Đầu tiên chúng ta cần có một file thiết kế layout hoàn chỉnh của Name card, ở đây mình đã chuẩn bị sẵn file này. Tiếp theo chúng ta cần có một file chứa các dữ liệu cần nhập
cho các trường dữ liệu của Name card, để làm file dữ liệu này các bạn mở phần mềm Microsoft Word lên sau đó khai báo các trường dữ liệu như hình dưới.
Để việc nhập dữ liệu được chính xác, các bạn quan sát layout của mình và xác định xem có bao nhiêu trường dữ liệu cần nhập, ở ví dụ này mình có 3 trường dữ liệu đó là: Tên người, chức danh và số điện thoại. Con số ở hàng đầu tiên chính là số lượng trường cần nhập nên mình để là 3. Ở hàng thứ 2 chính là tên các trường bạn sẽ gán, các trường này bạn đặt sao cho dễ nhận diện và phù hợp nhất với bạn, không nhất thiết phải đặt giống mình. Từ hàng thứ 3 trở xuống các bạn nhập dữ liệu chi tiết cho các trường tương ứng đã khai báo ở dòng 2. Mỗi trường khác nhau được đặt nằm giữa hai gạch chéo nhé các bạn.
Sau khi nhập xong dữ liệu các bạn lưu file Word này lại. Tại phần “Lưu với loại / Save as type” các bạn chọn “Định dạng RTF (*.rtf) / Rich Text Format (*.rtf)”. Cái này là bắt buộc bạn nhé, chọn cái khác là bước sau sẽ không làm được.
Tiếp theo các bạn mở file layout đã thiết kế sẵn trên CorelDraw. Tại đây các bạn chọn: File / Print Merge / Create/load Print Merge.
Tại cửa sổ Print Merge các bạn bấm Import File, sau đó tìm đến nơi đã lưu file RTF khi nãy.
Và đây là bảng dữ liệu chúng ta đã làm ở bước trên. Tiếp theo các bạn bấm Finish.
Khi này bảng Print Merge sẽ hiển thị một danh sách các trường mà chúng ta sẽ chèn vào layout của mình. Các bạn bấm chọn trường cần nhập, sau đó bấm: Insert Selected Field. Cứ làm lần lượt cho tới khi nhập đủ các trường cần thiết.
Đến đây bạn có thể chọn các trường vừa nhập sau đó tùy chỉnh font chữ, kích thước, màu sắc và định dạng cho phù hợp với layout đã thiết kế.
Sau khi tùy chỉnh xong các trường, tại bảng Print Merge các bạn bấm: Merge to New Document.
Khi này một file mới sẽ được tạo ra với các trường được nhập đầy đủ nội dung, mỗi nội dung khác nhau sẽ được chia thành các Page khác nhau, như ở ví dụ này được chia thành 7 Page. Các bạn có thể lưu lại file này và tiến hành in ra sản phẩm.
Để tiến hành in các bạn chọn: File / Print Preview… tại cửa sổ Print Preview lúc này chỉ hiển thị từng trang riêng lẻ trong khi chúng ta muốn in tất cả các trang đã được tạo. Khi này ở bên cạnh trái cửa sổ Print Preview các bạn bấm nút: Imposition Layout Tool.
Tại đây bạn thay đổi thông số hiển thị các trang theo chiều ngang và dọc sao cho phù hợp với khổ giấy in các bạn lựa chọn.
Và đây là kết quả, các trang (Page) đã được ghép chung vào một khổ giấy. Giờ bạn đã biết cách nhập dữ liệu hàng loạt và in tất các Page cùng một lúc rồi. Chúc các bạn thành công!