Khi bạn cần soạn thư mời các cổ đông tới dự cuộc họp cổ đông, hoặc mời nhân viên trong công ty tới dự 1 buổi họp, bạn sẽ có sẵn 1 mẫu thư mời và dữ liệu về khách mời. Làm thế nào để có thể đơn giản hóa và tiết kiệm thời gian khi làm công việc này? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu về chức năng trộn thư Mail merge trong Word và Excel nhé! Show
Xem thêm: Thành thạo Mail Merge và nhiều tính năng khác với khóa Tuyệt đỉnh Word của Gitiho Giới thiệu về Mail mergeMail merge (Trộn thư) là một chức năng kết hợp Microsoft Word và cơ sở dữ liệu từ Microsoft Excel giúp soạn thư hàng loạt. Nhờ có mail merge, thay vì bạn phải ngồi điền tên từng người một như vấn đề được nêu ra ở đầu bài viết, bạn có thể áp dụng một cách gửi mail thuận tiện hơn rất nhiều. Đó là "nhờ" Mail merge trong Word tự động điền thông tin của từng người nhận vào từng lá thư tương ứng. Dễ dàng và nhanh gọn hơn rất nhiều phải không nào! Cùng nhau tìm hiểu cách sử dụng mail merge để trộn thư nhé nhé! Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Mail Merge trong Excel mà không cần mở Word Cách sử dụng Mail merge để trộn thưGiả sử chúng ta có một tình huống như sau: Gửi giấy họp tới các thành viên trong công ty tới tham dự cuộc họp mặt đầu xuân. Chúng ta sẽ áp dụng cách sử dụng Mail merge như thế nào? Hãy theo dõi các bước thực hiện đơn giản bằng công cụ Mail merge ngay dưới đây. Cùng thực hành cách gửi mail nhanh - gọn - nhẹ với chúng mình bạn nhé. Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu cho Mail mergeBước đầu tiên chúng ta cần làm chính là chuẩn bị danh sách dữ liệu cần dùng cho Mail merge trong Word. Ở đây, chúng mình đã chuẩn bị một bảng Excel chứa đầy đủ dữ liệu gồm có: họ tên, chức vụ, phòng ban. Dựa vào bảng tính này, chúng ta sẽ sử dụng Mail merge để xử lý yêu cầu gửi giấy họp đến toàn bộ thành viên công ty.  Bước 2: Mở chức năng Mail mergeChúng ta sẽ cùng thực hành sử dụng Mail merge trong Word. Sau khi mở file văn bản đã có sẵn mẫu giấy mời, bạn hãy chọn Mailings > Start mail merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard để thực hành cách sử dụng Mail merge cho văn bản của mình. Bước 3: Sử dụng chức năng Mail mergeLúc này, bạn sẽ để ý thấy phía bên phải màn hình hiện ra hộp thoại với các bước để thực hiện Mail merge trong Word. Bạn sẽ thiết lập các thông tin như thế nào với hộp thoại Mail merge này? Hãy lần lượt thực hiện các thao tác sau
Bạn có thể tùy ý chọn 1 trong 5 định dạng văn bản: Letters (Kiểu thư mời); E-mail messages (Email); Envelopes (Phong thư); Labels (Thư theo nhãn) và Directory (Thư theo danh mục). Ở ví dụ này, chúng ta sẽ chọn kiểu Letters. Sau khi chọn xong, chúng ta nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo.
Tại bước này, hộp thoại Mail merge trong Word cho chúng ta 3 lựa chọn: Use the current document (Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở); Start from a template (Dùng mẫu thư trong Word, là mẫu thư Word cung cấp nếu bạn chưa có mẫu sẵn) và Start from existing document (Dùng mẫu thư đã có hoặc đã tạo nhưng chưa mở ra). Với trường hợp áp dụng cách gửi mail như ví dụ đầu bài, chúng ta sẽ lựa chọn kiểu Mail merge thứ nhất: Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở.
Ở bước này, chúng ta sẽ học cách sử dụng Mail merge để lựa chọn dữ liệu giúp Word tự động điền vào mỗi lá thư. Hãy để ý và tích vào mục Use an existing list để lựa chọn dữ liệu chúng ta đã có trong bảng tính Excel. Sau đó chọn Browse... Hộp thoại Select Data Source hiện lên, bạn lựa chọn bảng tính chứa dữ liệu mà bạn muốn áp dụng cách gửi mail qua Mail merge trong Word. Sau đó, chọn trang tính chứa thông tin muốn Mail merge và tích bỏ chọn/chọn những thông tin không cần thiết/cần thiết. Lựa chọn đầy đủ các thông tin cần thiết rồi, bạn hãy nhấn OK để đóng hộp thoại.
Thông thường, bước này sẽ được bỏ qua nếu bạn đã có sẵn mẫu thư mời từ đầu. Trong ví dụ bài viết, chúng mình sẽ không thực hiện bước này mà chuyển sang các thao tác khác với cách sử dụng Mail merge.
Chọn Insert Merge Field > Chọn trường cần lấy > Next. Trong ví dụ của chúng mình, bạn sẽ thấy danh sách hiện ra gồm các trường Họ và tên, Chức vụ, Phòng ban.
Tại bước này, bạn đã gần hoàn thiện cách sử dụng Mail merge rồi. Chọn Edit individual Letters để bắt đầu tự động điền dữ liệu từ Excel đã chọn vào mẫu thư trong Word. Như vậy, bạn đã hoàn thách các bước áp dụng cách sử dụng Mail merge để giải yêu cầu của đề bài. Việc điền thư giờ đây đã trở nên vô cùng đơn giản nhờ vào công cụ Mail merge trong Word rồi đó! Tổng kếtQua bài viết trên, Gitiho đã cùng các bạn tìm hiểu cách sử dụng Mail merge để trộn thư. Đây là một thủ thuật vô cùng hữu ích để tối ưu hóa cách gửi mail đến nhiều người nhận cùng một lúc. Hy vọng bạn đã nắm được rõ cách sử dụng Mail merge và áp dụng thành công và công việc của mình. Đừng quên cập nhật những bài học Word thú vị khác về tin học văn phòng trên blog Gitiho.com nhé. Start Mail Merge trong Word có chức năng gì?Mail merge (Trộn thư) là một chức năng kết hợp Microsoft Word và cơ sở dữ liệu từ Microsoft Excel giúp soạn thư hàng loạt. Nhờ có mail merge, thay vì bạn phải ngồi điền tên từng người một như vấn đề được nêu ra ở đầu bài viết, bạn có thể áp dụng một cách gửi mail thuận tiện hơn rất nhiều. Làm sao để Merge trong Word?Bước 1: Bạn hãy tiến hành khởi động MS Word. Sau đó, hãy chọn "Mailings" > "Start Mail Merge" > "Step-by-step Mail Merge Wizards..." Bước 2: Sau đó, bạn sẽ thực theo 6 bước để tiến hành cài đặt Mail Merge. Ở mục Select Document Type, bạn hãy chọn loại thư mà bạn đang thực hiện. Mail Merge để làm gì?Trộn thư hay còn gọi là Mail Merge là quá trình tự động hóa việc gộp thông tin từ một nguồn dữ liệu. Ví dụ như gộp danh sách địa chỉ email hoặc danh sách khách hàng vào một tài liệu Word. Để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó với các thông tin khác nhau. Để chèn một bảng tính Excel trong môi trường Word bạn thực hiện như thế nào?Bước 1: Mở file Word > Chọn Insert > Object > create from file > Browse.. Bước 2: Chọn file muốn chèn > Nhấn Insert.. Bước 3: Tích vào Link to file > Nhấn OK để chèn file Excel vào Word.. Bước 4: Kiểm tra kết quả.. Bước 4: Nhấp chuột vào Paste > chọn Microsoft Excel Worksheet Object và nhấn OK.. |
