Hộp thư Outlook của bạn cũng chưa lớn lắm và hẳn là trong tương lai gần bạn vẫn có thể nhận được email. Để giữ cho hộp thư của bạn không bị đầy, bạn có thể chuyển các mục cũ mà bạn muốn giữ lại đến một kho lưu trữ, một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) riêng biệt mà bạn có thể mở trong Outlook bất kỳ khi nào bạn cần. Show Lưu ý:Lệnh và tính năng Lưu trữ không xuất hiện cho bất kỳ tài khoản nào trong hồ sơ Outlook của bạn nếu bạn bao gồm tài khoản Exchange Server và tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Exchange Server trữ trực tuyến. Người quản trị mạng của bạn cũng có thể tắt tính năng này. Phiên bản mới hơn Office 2010 Office 2007 Theo mặc định, Outlook sử dụng Tự lưu trữ để định kỳ lưu trữ các mục. Để tìm hiểu thêm, hãy xem mục Tự động lưu trữ mục cũ hơn. Bạn cũng có thể lưu trữ các mục theo cách thủ công bất kỳ khi nào bạn muốn. Theo cách đó, bạn có thể kiểm soát mục nào cần lưu trữ, địa điểm lưu trữ và những mục cũ đến mức nào thì sẽ được lưu trữ. Thực hiện một trong những thao tác sau: Trong Outlook 2013: bấm Tệp để > Công cụ > Dọn dẹp Thiết > lưu trữ.  Trong Outlook 2016: Bấm Tệp > Thông tin > Công cụ > Dọn sạch mục cũ Mẹo:Tính năng Lưu trữ và Tự động Lưu trữ có thể không sẵn dùng nếu hồ sơ thư của bạn kết nối với một Máy chủ Exchange. Cũng có thể tổ chức của bạn có chính sách lưu giữ thư mà chính sách đó ghi đè tính năng Tự động Lưu trữ. Hãy hỏi người quản trị hệ thống của bạn để biết thêm thông tin. Bấm tùy chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con, rồi chọn thư mục bạn muốn lưu trữ. Dưới Lưu trữ những mục đã tồn tại lâu hơn, hãy nhập ngày. Bạn có thể tạo nhiều tệp .pst nếu bạn muốn lưu trữ một vài thư mục theo các thiết đặt khác nhau. Ví dụ, bạn có thể muốn giữ các mục trong thư mục Thư đã gửi lâu hơn các mục trong thư mục Hộp thư đến. Hãy chọn hộp kiểm Bao gồm các mục được đánh dấu là "Không Tự động Lưu trữ" để lưu trữ các mục riêng rẽ mà trước đó đã bị loại trừ khi lưu trữ tự động. Tùy chọn này không loại bỏ đặc điểm loại trừ đó ra khỏi những mục này, thay vào đó nó bỏ qua thiết đặt Không Tự động Lưu trữ chỉ riêng đối với thao tác lưu trữ này. Bấm OK. Tắt Tự động Lưu trữĐể chỉ lưu trữ khi bạn muốn, hãy tắt Tự động Lưu trữ. Bấm Tệp > Tùy chọn > Nâng cao. Dưới Tự động Lưu trữ, hãy bấm Thiết đặt Tự động Lưu trữ. Bỏ chọn hộp Chạy Tự lưu trữ n ngày một lần. Hỗ trợ cho Office 2010 đã kết thúc vào ngày 13 tháng 10 năm 2020Nâng cấp lên Microsoft 365 để làm việc từ bất kỳ thiết bị nào và tiếp tục nhận được hỗ trợ.Nâng cấp ngay Theo mặc định, các mục Outlook được lưu trữ tự động theo khoảng định kỳ. Để tìm hiểu thêm về tính năng Tự Lưu lượng, hãy xem mục Sử dụng tính năng Tự Lưu lượng để sao lưu hoặc xóa các mục. Ngoài mục Tự Lưu trữ hoặc thay thế, bạn còn có thể sao lưu và lưu trữ các mục theo cách thủ công. Lưu trữ thủ công mang lại tính linh hoạt và cho phép bạn xác định chính xác những thư mục được bao gồm trong kho lưu trữ và thư mục Outlook dụng Tệp Dữ liệu (.pst). Để lưu trữ thủ công Outlook, hãy làm như sau: Bấm vào tab Tệp Bấm Công cụ Dọn dẹp. Bấm vào Lưu trữ. Bấm vào tùy chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con, rồi bấm vào thư mục bạn muốn lưu trữ. Mọi thư mục con của thư mục bạn chọn đều được đưa vào lưu trữ thủ công này. Dưới Lưu trữ những mục đã tồn tại lâu hơn, hãy nhập ngày. Nếu bạn không muốn sử dụng tệp hoặc vị trí mặc định, bên dưới Tệp lưu trữ,bấm vào Duyệt để chỉ định tệp hoặc vị trí mới. Duyệt để tìm tệp bạn muốn hoặc nhập tên tệp, rồi bấm OK. Vị trí tệp đích sẽ xuất hiện trong hộp Tệp lưu trữ. Chọn hộp kiểm Bao gồm các mục được đánh dấu là "Không Tự động Lưu trữ" để bao gồm bất kỳ mục nào có thể được đánh dấu riêng lẻ để được loại trừ khỏi việc lưu trữ tự động. Tùy chọn này không loại bỏ ngoại trừ đó ra khỏi những mục này, thay vào đó nó bỏ qua hộp kiểm Không Tự động Lưu trữ chỉ riêng đối với nội dung lưu trữ này. Tắt Tự động Lưu trữNếu bạn muốn chỉ lưu trữ theo cách thủ công, bạn phải tắt Tự lưu trữ. Thực hiện các thao tác sau: Bấm tab Tệp. Bấm Tùy chọn. Trên tab Nâng cao, bên dưới Tự lưu lượng, bấm vào Tự lưu Cài đặt. Bỏ chọn hộp kiểm Chạy Tự lưu lượng n ngày một lần. Quan trọng:Office 2007 không còn được hỗ trợ. Nâng cấp lên Microsoft 365 để làm việc mọi nơi, từ mọi thiết bị và tiếp tục nhận được hỗ trợ. Tính năng Tự Lưu trữ được bật theo mặc định, sẽ tự động di chuyển các mục cũ đến vị trí lưu trữ theo các khoảng thời gian đã lên lịch. Tuy nhiên, bạn có thể sao lưu và lưu trữ các mục vào một vị trí mà bạn chỉ định theo cách thủ công. Lưu ý:Bạn có Microsoft Office Outlook 2007 chỉnh các cài đặt Tự Lưu Microsoft Office Outlook 2007 mình. Thay vì sao lưu hoặc lưu trữ các mục của bạn theo cách thủ công, bạn có thể nhận thấy rằng Tự Lưu trữ có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng tính năng Tự Lưu lượng để sao lưu hoặc xóa các mục. Trên menu Tệp, bấm vào Lưu trữ. Chọn tùy chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con, sau đó chỉ định ngày bên dưới mục Lưu trữ các mục cũ hơn. Bên dưới Tệp lưutrữ, bấm vào Duyệt để chỉ định tệp hoặc vị trí mới nếu bạn không muốn sử dụng tệp hoặc vị trí mặc định. Chọn hộp kiểm Bao gồm các mục được đánh dấu là "Không Tự động Lưu trữ" nếu bạn muốn ghi đè lên cài đặt trước đó để không tự động lưu trữ các mục cụ thể. Nếu bạn chọn lưu trữ các mục này theo cách thủ công trong quy trình này, các mục này sẽ lại phải tuân theo cài đặt Không Tự lưu trữ trừ khi bạn ghi đè cài đặt đó lại theo cách thủ công trong tương lai. Bấm OK. Lưu ý:Outlook tạo một tệp lưu trữ khác cho các mục trong thư mục và vị trí được chỉ định. |
