Hóa đơn thương mại là gì và mục đích sử dụng của chúng hẳn không phải người mới vào ngành nào cũng nắm được.
Và để giúp các bạn và quý doanh nghiệp giảm khó khăn và thống nhất các mấu giấy tờ lưu hành trong các công tác nghiệp vụ kinh tế, Bộ tài chính đã đưa ra các quyết định về việc lập và sử dụng hóa đơn thương mại cho hoạt động xuất nhập khẩu.
Bài viết dưới này, Nguyên Đức sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn về khái niệm và cách sử dụng hóa đơn thương mại.
hóa đơn thương mại là gì và mục đích sử dụng
Hóa đơn thương mại (tiếng anh là Commercial Invoice): là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng thảo ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn.
Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng.
Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại được hiểu là một loại chứng từ minh chứng hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Hóa đơn thương mại được phát hành bởi bên bán cho bên mua và nhận số tiền tương ứng mà bên mua hàng hóa hoặc dịch vụ có nghĩa vụ buộc phải thanh toán cho bên bán theo các điều khoản đã đặt ra.
Hóa đơn thương mại thường do các nhà xuất bản in và phát hành. Mỗi một loại hóa đơn thương mại thường sẽ có các điều khoản không giống nhau, điều này phụ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu do bên bán đưa ra.
Dù là các điều khoản đưa ra là khác nhau nhưng các bảng hóa đơn thương mại đều có các nội dung chính cơ bản sau:
– Thời gian: ngày, tháng, năm lập hóa đơn thương mại. – Thông tin cơ bản bên bán, bên mua hàng hóa: tên, địa chỉ, mã số thuế… – Thông tin hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký hiệu mã… – Ngày gửi hàng. – Tên tàu, thuyền, số chuyến. – Ngày rời cảng, ngày dự kiến hàng đến. – Địa chỉ cảng đi, cảng đến. – Điều kiện giao hàng. – Điều kiện và điều khoản thanh toán. Đây cũng chính là các lưu ý mà các kế toán thương mại phải lưu ý bởi hóa đơn thương mại là chứng từ có vai trò và chức năng quan trọng
Mục đích sử dụng của hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại là loại chứng từ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp. Vậy mục đích sử dụng của hóa đơn thương mại là gì? Phần tiếp theo bài viết sẽ trả lời cho các bạn:
-Hóa đơn thương mại có mục đích chính là để làm chứng từ thanh toán. Nó là một loại chứng từ có giá trị pháp lý, làm căn cứ để bên bán thu lại tiền từ bên mua. Bởi vì là loại giấy tờ ghi nhận số tiền phải thanh toán nên hóa đơn thương mại bắt buộc phải chính xác, minh bạch và trình bày rõ ràng.
Đặc biệt là các thông tin cơ bản và không thể thiếu: SỐ TIỀN PHẢI THANH TOÁN đi đôi với các thông tin về hàng hóa, số lượng, điều khoản thanh toán...Lưu ý, nên hoàn thành nội dung của hóa đơn thương mại kỹ lưỡng, không nên bổ sung, chỉnh sửa chứng từ tránh các rắc rối về sau.
Ví dụ: Hóa đơn thương mại được xuất trình cho ngân hàng để thu hồi tiền hàng hóa, dịch vụ, xuất trình cho công ty bảo hiểm trong trường hợp để tính phí bảo hiểm khi mua hàng hóa, xuất trình cho hải quan để tính tiền thuế và thông quan hàng hóa.
Phân biệt hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) với phiếu đóng gói hàng( Packing list)
Với những người mới vào ngành, chưa quen đọc và hiểu chứng từ, cần phân biệt một chút giữa hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với phiếu đóng gói (Packing List)
Hai loại chứng từ trên thường nhìn gần giống nhau (vì thường được tạo ra từ 1 mẫu), và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng. Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền.
Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…
Với những chia sẻ về hóa đơn thương mại, Nguyên Đức đã mang đến cho khách hàng những thông tin bổ ích. Nếu có bất cứ thắc mắc nào về xuất nhập khẩu mà cần được giải đáp khách hàng có thể liên hệ ngay với Nguyên Đức để được sự hỗ trợ tận tình nhất.
Theo quy định pháp quy hiện hành, hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) là loại hóa đơn, chứng từ quan trọng nhằm ghi nhận các thông tin hàng hóa, dịch vụ đã cung ứng cho bên mua theo quy định pháp luật. Hóa đơn VAT cũng là căn cứ để xác định số tiền thuế VAT doanh nghiệp phải nộp, giúp Nhà nước giám sát việc thực hiện nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay, với mục đích để được khấu trừ thuế VAT đầu vào, giảm nghĩa vụ thuế, hợp thức hóa cho hàng hóa trôi nổi, nhiều doanh nghiệp đã có hành vi mua bán hóa đơn.
Hành vi trái pháp luật này không chỉ gây thất thu cho NSNN mà còn ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh lành mạnh. Chính vì vậy, cơ quan chức năng vẫn cần đưa ra “cảnh báo đỏ” đối với hành vi mua bán hóa đơn trái phép. Bởi theo quy định pháp luật, hành vi mua bán hoá đơn trái phép nhẹ sẽ bị xử phạt hành chính, nặng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự, phạt tù đến 5 năm, hay cấm kinh doanh trong một số lĩnh vực nhất định.
Trên thực tế, do mức thu lợi lớn nên hiện tượng chào bán hóa đơn VAT của nhiều ngành nghề, lĩnh vực, doanh nghiệp đang khá công khai trên mạng xã hội như: Zalo, Facebook, Viber…Thậm chí, khi mua hóa đơn còn hỗ trợ đầy đủ các giấy tờ khác có liên quan như: hợp đồng, phiếu thu, phiếu xuất kho, với chi phí mua hóa đơn khống phụ thuộc vào tổng giá trị ghi trong hóa đơn với mức giá khá rẻ. Cụ thể, giá mua hóa đơn dưới 5 triệu chỉ khoảng 60.000- 150.000 đồng/tờ. Với giá trị cao hơn, chi phí được tính theo tỷ lệ phần trăm. Theo đó, hóa đơn trị giá từ 5-15 triệu, chi phí là 4%, giá trị càng cao thì phí xuất khống càng rẻ. Việc định giá chi phí cho một tờ hóa đơn còn phụ thuộc vào thời gian hoạt động của doanh nghiệp xuất hóa đơn, phí xuất hóa đơn của doanh nghiệp lâu năm sẽ cao hơn các doanh nghiệp mới thành lập.
Không chỉ vậy, các đối tượng còn ngang nhiên “ban hành chính sách cộng tác viên” như trích phần trăm giới thiệu với các hóa đơn giá trị cao để tao cơ hội vươn xa cái “vòi bạch tuộc” ra khắp cả nước.
Mới đây, tại Hà Nội, do cơ quan thuế thường xuyên công bố “danh sách đen” các doanh nghiệp có dấu hiệu mua bán hóa đơn trái phép, đặc biệt trong đợt “truy quét” hóa đơn “rởm” của cơ quan thuế trong tháng 5/2023 vừa qua, khiến nhiều doanh nghiệp phải lên giải trình vì sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, không hoạt động.
Trong đợt “truy quét” hoá đơn này, cơ quan thuế loại bỏ những hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ thuế VAT đầu vào và không được tính chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp cũng nhận “trát phạt” hàng chục, hàng trăm triệu đồng.
Theo các chuyên gia, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về người nộp thuế, đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế. Bên cạnh đó, thay vì muốn thanh kiểm tra phải đến doanh nghiệp kiểm tra như trước đây, từ khi áp dụng hóa đơn điện tử, việc lưu trữ điện tử nên cán bộ thuế có thể kiểm tra bất cứ lúc nào và có lỗi thì báo doanh nghiệp kịp thời giải trình.
Thế nhưng, dù đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử nhưng có cầu ắt có cung, các đối tượng vẫn mua bán hóa đơn điện tử qua lại giữa các công ty, hợp thức hóa hóa đơn chứng từ làm giảm số thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, thu lời bất chính với số tiền lớn. Theo thông tin từ Cục Thuế tỉnh Quảng Trị, đơn vị đã chuyển hồ sơ hàng loạt doanh nghiệp “ma” có dấu hiệu trốn thuế và mua bán hóa đơn trái phép sang cơ quan cảnh sát điều tra Công an tỉnh Quảng Trị để phối hợp điều tra, xử lý các doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Cục Thuế tỉnh Quảng Trị đã kiểm tra, rà soát hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp trên hệ thống quản lý thuế tập trung và hệ thống hóa đơn điện tử, phát hiện nhiều doanh nghiệp có dấu hiệu trốn thuế và mua bán hóa đơn trái phép. Các đối tượng này dùng chiêu trò thành lập doanh nghiệp dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và hoạt động chỉ một thời gian ngắn, không nhằm hoạt động sản xuất kinh doanh mà hướng đến việc mua, bán và sử dụng hóa đơn để chiếm đoạt tiền thuế của Nhà nước.
Đơn cử, qua kiểm tra, rà soát hồ sơ kê khai thuế của Công ty TNHH MTV Lộc Anh Quảng Trị có địa chỉ đăng ký kinh doanh tại thôn Mai Lộc 1, xã Cam Chính, huyện Cam Lộ, tỉnh Quảng Trị, cơ quan thuế phát hiện nhiều dấu hiệu vi phạm bất thường. Cụ thể, theo hồ sơ, doanh nghiệp này được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tháng 11/2018, vốn điều lệ 3 tỷ đồng. Ngày 8/5/2022, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp nhận. Căn cứ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế từ ngày 8/5/2022 đến 16/5/2023, doanh nghiệp này sử dụng 65 hóa đơn điện tử. Đối chiếu doanh thu kê khai trên hồ sơ khai thuế VAT với doanh thu bán ra trên ứng dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế tỉnh Quảng Trị phát hiện có sự chênh lệch bất ngờ về doanh thu và thuế VAT các mặt hàng xuất bán chủ yếu là đất, cát, đá, vận chuyển…
Theo ghi nhận của các cơ quan thuế, qua kiểm tra của cơ quan thuế và các cơ quan chức năng, các doanh nghiệp bị nghi vấn đều không hoạt động tại địa chỉ đăng ký cũng như không liên lạc được với người đại diện theo pháp luật. Sở dĩ doanh nghiệp “ma” dễ dàng hoành hành, chia sẻ với phóng viên, một giám đốc công ty tư vấn thuế cho biết, thủ tục thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn rất đơn giản, dễ dàng nhờ người thân hoặc thuê người đứng tên giám đốc, với chi phí chỉ vài triệu đồng và chỉ phải chờ đợi ít ngày, cũng không cần xác minh vốn kinh doanh, tài sản.
Điều này tạo kẽ hở cho các đối tượng thành lập doanh nghiệp “ma” mua bán lòng vòng hóa đơn mà không cần giao dịch thực tế. Hầu hết các doanh nghiệp này có tuổi thọ rất ngắn và không có hoạt động kinh doanh thực tế, không có nhà kho, bến bãi, phương tiện sản xuất hay nhân công lao động. Các doanh nghiệp cử nhân viên đi tìm kiếm khách để bán hóa đơn cho các công ty trên khắp cả nước có nhu cầu mua hóa đơn giả để kê khai báo cáo thuế, hoàn thuế thu lợi bất chính.
Trước tình trạng mua bán hóa đơn nhức nhối nêu trên, Tổng cục Thuế vừa công bố danh sách 524 doanh nghiệp có rủi ro về hóa đơn điện tử. Đồng thời, yêu cầu cục thuế địa phương rà soát, kiểm tra doanh nghiệp sử dụng hóa đơn của đơn vị này. Trường hợp phát hiện doanh nghiệp sử dụng hóa đơn của hơn 500 doanh nghiệp này, cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp giải trình làm rõ việc sử dụng hóa đơn để khấu trừ, hoàn thuế thuế giá trị gia tăng, tính vào chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp, hợp thức hàng hóa mua trôi nổi, buôn lậu... Các cục thuế căn cứ hành vi vi phạm thực tế và quy định pháp luật để kịp thời xử lý hoặc củng cố hồ sơ, chuyển cơ quan công an.
Cơ quan thuế cũng khuyến cáo doanh nghiệp cần chủ động điều chỉnh, loại bỏ hóa đơn của 524 doanh nghiệp rủi ro về hóa đơn điện tử khi làm thủ tục quyết toán thuế. Khi kiểm tra, nếu phát hiện việc sử dụng hóa đơn của 524 doanh nghiệp này, cơ quan thuế sẽ xử phạt theo quy định. Trước đó, trên cơ sở bộ chỉ số tiêu chí đánh giá, các cục thuế lập danh sách người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro và rà soát, đối chiếu với thực tế quản lý thuế tại địa phương. Dấu hiệu rủi ro của người nộp thuế cần rà soát như: nộp thuế thấp hơn nhiều lần so với mức trung bình ngành nghề kinh doanh, tăng đột biến về doanh thu, không có tài sản, sử dụng số lượng lớn hóa đơn... để đưa vào danh sách phải thực hiện giám sát trọng điểm.
Dẫu biết việc mua bán hoá khống phải triệt tận gốc, tuy nhiên, đợt “truy quét” doanh nghiệp có rủi ro về hoá đơn của cơ quan thuế cũng vấp phải sự phản ứng dữ dội từ phía những doanh nghiệp kinh doanh thực chất, giao dịch thật và thanh toán, xuất hóa đơn đầy đủ. Bởi theo ghi nhận của các cơ quan chức năng, nhiều doanh nghiệp đang bị “vạ lây” do cách đây vài năm, hoá đơn kiểm tra hợp lệ nhưng sau đó, doanh nghiệp bán hàng cho mình phá sản, không còn ở địa chỉ kinh doanh nữa. Thế nhưng, đến giờ doanh nghiệp mới “tá hoả” nhận được email của cơ quan thuế yêu cầu giải trình hóa đơn mua bán với công ty bỏ trốn và bị rơi vào “tầm ngắm” rủi ro trong sử dụng hóa đơn.
Về vấn đề mua bán hóa đơn trái phép, Thứ trưởng Bộ Tài chính Nguyễn Đức Chi khẳng định, đây là hành vi trắng trợn, những đối tượng thực hiện hành vi nghĩ rằng hoạt động trong môi trường điện tử sẽ khó bị xử lý. Do đó, Bộ Tài chính, đã và đang chỉ đạo ngành thuế triển khai xây dựng trung tâm dữ liệu lớn, sử dụng công cụ trí tuệ nhân tạo để phát hiện những nguy cơ, rủi ro của những doanh nghiệp và thực hiện giám sát, cảnh báo sớm, để sai phạm xảy ra ở mức thấp nhất. Chẳng hạn, một doanh nghiệp rất nhỏ nhưng số lượng hóa đơn lớn, giá trị giao dịch cao sẽ rơi vào tầm giám sát, khi đó, sẽ phát hiện sớm gian lận và xử lý theo quy định pháp luật...
Thực tế, với nền tảng công nghệ hiện đại và trình độ quản lý ngày một nâng cao hiện nay, Hệ thống hóa đơn điện tử có thể lưu vết toàn bộ dữ liệu của người mua, người bán nên trường hợp người mua, người bán có hành vi mua, bán hóa đơn không hợp pháp sẽ bị phát hiện và xử lý theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, nhằm tiến tới phòng ngừa từ sớm, từ xa việc xuất khống hóa đơn điện tử, sẽ có cảnh báo tới người nộp thuế về sự bất thường hoặc đột biến so với hoạt động kinh doanh thông thường trong việc sử dụng hóa đơn ngay khi người nộp thuế thực hiện xuất hóa đơn. Việc này sẽ được thực hiện theo ngày để ngăn chặn, cảnh báo việc xuất hóa đơn của người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro.
Trước thực trạng việc mua bán trái phép hóa đơn diễn ra ngày một nhiều, công khai trên các trang mạng xã hội, theo các cơ quan chức năng, hành vi này bị liệt kê vào hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử lý theo các mức độ khác nhau, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm của hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ mà người vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Nhằm ngăn chặn hành vi này, thiết nghĩ, các cơ quan chức năng cần tăng cường kiểm soát, giám sát chất lượng, đảm bảo tối đa tính nghiêm ngặt trong quá trình vận hành hệ thống; nâng cấp, hoàn thiện hệ thống hóa đơn điện tử, đặc biệt tập trung vào ứng dụng xác minh hóa đơn; tiếp tục bổ sung, khai thác triệt để các công cụ, ứng dụng cảnh báo, phân tích dữ liệu, truy xuất, phát hiện các trường hợp có dấu hiệu rủi ro cao về hóa đơn. Tổ chức thực hiện rà soát định kỳ, tần suất lớn để nhận diện dấu hiệu vi phạm, kịp thời phát hiện, kiên quyết đấu tranh, ngăn chặn các hành vi mua bán, sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; gian lận thuế, trốn thuế.
Ngoài ra, xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm, cố tình vi phạm theo đúng thẩm quyền; tiếp nhận, giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm, chuyển giao, kiến nghị khởi tố các vụ việc có dấu hiệu tội phạm về kinh tế, tiêu cực với cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo đúng quy định pháp luật.