Hạch toán là quá trình quan sát – đo lường – tính toán – ghi chép các hoạt động kinh tế để giám sát và quản lý các hoạt động đó một cách chặt chẽ.
Có 3 loại hạch toán cơ bản, bao gồm:
- Hạch toán nghiệp vụ
- Hạch toán thống kê
- Hạch toán kế toán
Theo khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC:
Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
Xem thêm: Tư thế ngồi đúng cho dân văn phòng
ĐIỀU KIỆN HỢP THỨC HÓA CHI PHÍ THUÊ
- Thuê của Công ty: Hoá đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng ...
- Thuê của cá nhân:
- Nếu trên hợp đồng ghi: Cá nhân tự đi nộp thuế thì cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
- Nếu trên hợp đồng ghi: Bên Thuê nộp thuế thay chủ nhà thì cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, chứng từ nộp tiền thuế thay.
(Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, vì Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ nữa)
Chú ý: Nếu giá trị > 20.000.000:
- Nếu thuê của Công ty (có hóa đơn) -> bắt buộc phải chuyển khoản.
- Nếu thuê của Cá nhân (ko có hóa đơn) -> không bắt buộc chuyển khoản.
Xem thêm: Các hình thức kinh doanh mới
CÁCH HẠCH TOÁN CHI PHÍ THUÊ
- Thanh toán trước (dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà ...):
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 111, TK 112,...
Chú ý: Nếu là khoản trả trước thì hạch toán như trên.
Nhưng nếu là khoản đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì các bạn hạch toán như sau:
- Trả tiền thuê hàng tháng (hoặc nhận được hóa đơn hàng tháng):
Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ...
(Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó )
Có TK 331, TK 111, TK 112,...
3. Nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau):
VD: Công ty bạn thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 - 6. Nhưng chưa thanh toán, đến tháng 6 mới thanh toán, thì lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.
- Hoặc công ty bạn thuê nhà của cá nhân từ tháng 1 - 6. Nhưng đến tháng 6 mới thanh toán
- Hàng tháng hạch toán:
Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó )
Có TK 335 - Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)
- Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 111, TK 112 (Nếu là khi thanh toán)
Có TK 331 -Phải trả cho người bán (Nếu là khi nhận được hóa đơn)
4. Nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ
VD: Thuê nhà từ tháng 1 - 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn) , thì hạch toán như sau:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (Tổng số tiền).
Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của Công ty)
Có TK 331, TK 111, TK 112
- Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng. VD: Thuê nhà làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào 642, 6422, thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627..., thuê nhà để bán hàng (bán hàng) thì đưa vào 641, 6421...hạch toán như sau:
Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ...
Có TK 242 - Chi phí trả trước
VD: Ngày 1/1/2020 Công ty TNHH Kiểm toán ABC ký hợp đồng thuê nhà với Bà A (Cá nhân): Thời gian là 12 tháng, mỗi tháng 10.000.000 chưa bao gồm thuế, tổng cộng là 120.000.000 và trên hợp đồng ghi rõ là: Bên Công ty sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà, mục đích thuê làm văn phòng.
- Cùng ngày hôm đó Công ty đã thanh toán trước cho Bà A: 10.000.000.
- Đến ngày 5/1/2020 sau khi đã hoàn thành các thủ tục pháp lý, Công ty thanh toán nốt cho chủ nhà: 110.000.000.
- Cùng ngày hôm đó công ty đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là: 13.633.332 (Trong đó gồm: Thuế môn bài = 300.000. Thuế GTGT 5% = 6.666.666. Thuế TNCN 5% = 6.666.666)
Lưu ý: Nếu tổng giá trị thuê nhà 1 năm < 100tr thì sẽ được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN. Nếu > 100tr thì nộp 3 loại thuế trên.
– Doanh nghiệp khi thuê nhà, văn phòng đã thanh toán hoặc chưa thanh toán cho chủ nhà/ đơn vị cho thuê nhưng chưa nhận được hóa đơn do xuất có thể sau 3 tháng, 6 tháng hoặc cuối năm 12 tháng? Vậy các tháng phát sinh chi phí hạch toán như thế nào?
– Định khoản ra sao?
I. THUÊ CỦA CÁ NHÂN KHÔNG KINH DOANH
Trường hợp 1: Giá thuê lớn hơn 100 triệu/năm
Cá nhân không kinh doanh cho thuê doanh nghiệp Chỉ cần nộp thuế thay không cần hóa đơn
Thuê nhà làm kho, văn phòng, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh… của cá nhân có doanh thu lớn hơn > 100 triệu/năm không cần hóa đơn tài chính (Áp dụng 1/1/2015) mà trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thay cho bên cho thuê:
Cách giải quyết: Công ty tự trích nộp 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài để nộp vào ngân sách nhà nước
Các hồ sơ chứng từ để được thuế chấp nhận là chi phí được trừ như sau: – Hợp đồng thuê nhà… – Chứng từ thanh toán tiền: tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ – Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
– Biên bản bàn giao nhà…
– Nộp thuế môn bài
– Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
\=> Như vậy:
\= > Trường hợp Công ty thuê nhà của cá nhân với giá trị lớn hơn 100 triệu/năm (LỚN HƠN 100 TRIỆU/NĂM), nếu hợp đồng thuê có quy định việc Công ty chịu trách nhiệm nộp thuế thay cho chủ nhà thì được miễn yêu cầu về hóa đơn khi hạch toán tiền thuê nhà vào chi phí hợp lý. Thay vào đó, Công ty tự trích nộp 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài để nộp vào NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC – Trường hợp này cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho Công ty. Hồ sơ chứng từ đầy đủ làm căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Trường hợp 2: Giá thuê nhỏ hơn 100 triệu/năm
Cá nhân không kinh doanh Nếu tổng tiền thuê nhà < 100tr/năm: miễn thuế TNCN, GTGT, MÔN BÀI và không cấp hóa đơn
Căn cứ:
– Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Tại Điều 4 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 về thuế TNCN từ năm 2015 trở đi
– Điều 03 Nghị định 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 lệ phí môn bài áp dụng 01/01/2017
Theo đó:
–– Về hóa đơn: Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn.
–– Về thuế TNCN và thuế GTGT: Đối với cá nhân cho thuê tài sản thì mức doanh thu 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân không phải nộp thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân là tổng doanh thu phát sinh trong năm dương lịch của các hợp đồng cho thuê tài sản.”.
Ví dụ: Công ty ABC thuê nhà của bà Nga thành lập tháng 6/2015, có ký hợp đồng thuê nhà với cá nhân/hộ gia đình bà Nga với mức giá 8 triệu đồng/tháng (96 triệu đồng/năm) và cá nhân/hộ gia đình bà Nga chỉ phát sinh duy nhất hợp đồng cho thuê tài sản này thì cá nhân/hộ gia đình không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN.
–– Về Miễn lệ phí môn bài : Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài, gồm
1. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống.
2. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh không thường xuyên; không có địa điểm cố định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình sản xuất muối.
4. Tổ chức, cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình nuôi trồng, đánh bắt thủy, hải sản và dịch vụ hậu cần nghề cá.
\= > Như vậy: Từ năm 2017 Nếu DN bạn đi thuê nhà mà tổng số tiền thuê nhà < 100 tr/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng: Thì không cần phải có hóa đơn, nhưng bạn phải làm bộ hồ sơ gồm : – Hợp đồng thuê nhà kèm CMT photo của chủ nhà – Biên bản bàn giao nhà – Chứng từ thanh toán tiền: tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ – Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).
Trường hợp 3: Nếu tổng tiền thuê nhà > 100tr/năm mà doanh nghiệp không thực hiện nộp thay thuế cho chủ nhà: cá nhân phải đi mua hóa đơn, nộp thuế GTGT, Thuế TNCN
Hồ sơ: – Hợp đồng thuê nhà kèm CMT photo của chủ nhà – Biên bản bàn giao nhà – Chứng từ thanh toán: > 20 tr phải chuyển khoản – Hóa đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp cho chủ nhà xuất cho doanh nghiệp.
– Nếu tổng số tiền nhà mà > 100.000.000/năm hoặc > 8,4 triệu/tháng: Thì hộ gia đình, cá nhân cho thuê phải khai, nộp thuế. Sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân. Dựa vào hóa đơn đó DN được hạch toán vào chi phí. \= > Các loại thuế chủ nhà phải chịu: 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài
II. THUÊ CỦA CÁ NHÂN KINH DOANH
Trường hợp 4: Thuê nhà/ văn phòng của công ty hoặc hộ cá nhân kinh doanh
Hồ sơ: – Hợp đồng thuê nhà – Biên bản bàn giao nhà/ văn phòng cho thuê – Chứng từ thanh toán: nếu > 20 tr phải chuyển khoản, dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ
– Giấy đề nghị thanh toán nếu có
– Giấy phép kinh doanh và các giấy phép liên quan đủ điều kiện kinh doanh cho thuê tài sản nếu có phôtô – Hóa đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp cho chủ nhà xuất cho doanh nghiệp đối với hộ kinh doanh / Hóa đơn của doanh nghiệp cho thuê
Ngoài ra Doanh nghiệp cần đăng ký thủ tục với sở kế hoạch
– Doanh nghiệp thuê nhà để làm văn phòng đại diên và thuê kho để hàng, chi nhánh, địa điểm kinh doanh... nếu có đầy đủ chứng từ the quy định thì chi phí đi thuê (văn phòng, kho) này được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế, doanh nghiệp phải làm thủ tục Xin giấy phép mở chi nhánh, địa điểm kinh doanh, kho bãi... đối với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.
– Trường hợp doanh nghiệp phát sinh thuê để làm địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện…có phát sinh chi phí nhưng không làm đầy đủ thục đăng ký với SKHĐT và thông báo với cơ quan thuế thì những chi phí phát sinh này không được tính là chi phí hợp lý
– Trường hợp các doanh nghiệp thuê nhà, thuê đất trả tiền trước nhiều năm thì phải chi phí thuê nhà, thuê đất được phân bổ cho từng năm theo số năm trả tiền trước.
III. CÁCH HẠCH TOÁN TIỀN THUÊ NHÀ/KHO BÃI/ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH
+ Trường hợp 01: nếu xuất hóa đơn hàng tháng xuất ngay trong tháng
– Hóa đơn
– Chứng từ thanh toán
– Giấy đề nghị thanh toán nếu có
– Hạch toán: Nợ TK 627,642,154,1331/ Có TK 111,331
– Công nợ: Nợ TK 331/ Có TK 111,112
+ Trường hợp 02: nếu xuất hóa đơn theo kỳ: 3,6,12…tháng xuất ngay hay gọi là xuất trước
– Hóa đơn
– Chứng từ thanh toán
– Giấy đề nghị thanh toán nếu có
– Hạch toán:
+ Nợ TK 242,1331/ Có TK 111,331
+ Nợ TK 627,642,154/ Có TK 242
+ Nợ TK 331/ Có TK 111,112
+ Trường hợp 03: nếu xuất hóa đơn theo kỳ: 3,6,12…tháng xuất theo kỳ xuất sau
– Hóa đơn
– Chứng từ thanh toán
– Giấy đề nghị thanh toán nếu có
– Cách hạch toán:
Trường hợp trích hết đến luôn tháng hiện tại: gộp chung
+ Các tháng thuê không có hóa đơn: 627,642,154/ Có TK 335
+ Tháng lấy được hóa đơn: Nợ TK 335,1331/ Có TK 331
+ Công nợ: Nợ TK 331/ Có TK 111,112
Trường hợp trích hết đến luôn tháng kế hiện tại: tách kỳ hiện tại và quá khứ
+ Các tháng thuê không có hóa đơn : 627,642,154/ Có TK 335
+ Hạch toán tháng hiện tại: Nợ TK 627,642,154,1331/ Có TK 111,331
+ Tháng lấy được hóa đơn hạch toán cho các tháng không có hóa đơn: Nợ TK 335,1331/ Có TK 331
+ Công nợ: Nợ TK 331/ Có TK 111,112
Trung tâm Đào tạo Kế toán VAT chúc các bạn thành công!
Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN, TNDN... Kỹ năng quyết toán thuế thì có thể có tham gia: Lớp học kế toán thuế, kế toán thực hành, thực tế chuyên sâu các mô hình doanh nghiệp tại trung tâm đào tạo kế toán VAT Hải phòng
Chi phí văn phòng phẩm hạch toán vào đầu?
Thứ nhất, chi phí văn phòng phẩm cho văn phòng được xếp vào loại tài khoản 6422 (theo thông tư 133) hoặc tài khoản 6423 (theo thông tư 200) Thứ hai, chi phí văn phòng phẩm bán hàng được xếp vào loại tài khoản 6421 (theo thông tư 113) hoặc tài khoản 641 (theo thông tư 200)
Chi phí thuê nhà hạch toán vào đầu?
Nếu thuê nhà để làm nhà xưởng sản xuất: hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung) Nếu thuê nhà làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng hóa bán: hạch toán vào tài khoản 6421 (chi phí bán hàng) Nếu thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty: hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp)
Tiền thuê văn phòng là chi phí gì?
Chi phí thuê văn phòng là số tiền mà một doanh nghiệp phải thanh toán cho chủ nhà thuê để có quyền sử dụng một không gian làm văn phòng. Những khoản chi này thường được xem là cố định và doanh nghiệp phải thanh toán theo chu kỳ quy định, thường là hàng quý hoặc hàng tháng theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê ban đầu.
Chi phí thuê văn phòng là tài khoản gì?
Dựa vào hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, kế toán sẽ xác định số tiền đã trả trước cho bên cho thuê văn phòng. Cụ thể việc hạch toán vào tài khoản như sau: Nợ TK 331 (phải trả cho người bán) Có TK 111, TK 112.