Phần mềm ERP và SAP có khá nhiều điểm tương đồng, vậy nên lựa chọn triển khai phần mềm trong nước hay nước ngoài, cùng FTS tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé! ERP hay SAP?1.ERP và SAP là gì? 1.1 ERP là gì? ERP là tên viết tắt của Enterprise Resource Planning, là hệ thống dùng cho hoạch định nguồn nhân lực. Một hệ thống ERP sử dụng công nghệ hiện đại bao quát tất cả các chức năng cơ bản của một tổ chức, tích hợp nhiều module có nhiệm vụ khác nhau, phục vụ hoạt động của toàn bộ các phòng ban một cách xuyên suốt và nhanh chóng. Thay vì phải phân chia ra phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, quản trị kho, quản trị sản xuất,… ERP cùng lúc gom tất cả chung vào một gói phần mềm duy nhất, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, hạn chế lãng phí thời gian vào thủ tục giấy tờ cồng kềnh. Nguồn gốc của ERP là ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất ( MRP). ERP đã và đang trở thành giải pháp đi đầu trong quản trị doanh nghiệp đa lĩnh vực, đa quy mô. 1.2 SAP là gì? SAP là tên viết tắt của System Application Programing, là tên gọi của một hang phần mềm phát triển các giải pháp quản trị doanh nghiệp, trong đó có ERP. Nhiều người băn khoăn phần mềm SAP của nước nào? Câu trả lời SAP là một trong những nhà cung cấp phần mềm lớn nhất thế giới, có trụ sở tại CHLB của Đức. SAP được sáng lập phát triển bởi nhóm kỹ sư IBM – tập đoàn công nghệ máy tính đa quốc gia của Mỹ. SAP có dòng sản phẩm nổi bật là hàng loạt giải pháp quản lý doanh nghiepeh SAP ERP, bao gồm các chức năng: quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng, quan hệ khách hàng,… Với những yêu cầu đặc thù từ doanh nghiệp, SAP cũng cung cấp các giải pháp tích hợp riêng, có tính tùy biến cho từng doanh nghiệp. 2.3 điểm đặc trưng của phần mềm SAP và ERP
3.Các phân hệ cơ bản của phần mềm SAP và ERP Dựa trên các nghiên cứu và phân tích quy trình hoạt động và các phân hệ của bộ máy doanh nghiệp , cả SAP và ERP đều cung cấp giải pháp quản trị theo các phân hệ cơ bản sau đây: 3.1 Phân hệ tài chính kế toán Các nghiệp vụ kế toán, bút toán định khoản, hạch toán tự động ghi sổ… tích hợp trên phần mềm cho phép doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ hoạt động tài chính- kế toán một cách chuyên nghiệp. Đặc biệt, dù là phần mềm nước ngoài nhưng SAP hay ERP đều có thể điều chỉnh áp dụng theo thông tư của Bộ tài chính, các quy chuẩn về pháp luật, kinh tế đặc thù của mỗi quốc gia. 3.2 Phân hệ quản lý sản xuất và tính giá thành Có kết nối mật thiết với hoạt động sản xuất, phân hệ này bao gồm việc xây dựng cấu trúc sản phẩm, xác định nhu cầu nguyên vật liệu, thiết bị, và nguồn nhân lực. Theo đó, các chức năng được tích hợp trong ERP và SAP gồm có: lập định mức nguyên vật liệu, tạo lệnh sản xuất, theo dõi công nợ, … hỗ trợ tính giá thành. 3.3 Phân hệ mua hàng Nhằm tiết kiệm thời gian làm việc, loại bỏ các bước thừa thãi, giải pháp phần mềm ERP hay SAP đã đưa toàn bộ quy trình mua hàng của doanh nghiệp vào quản lý một cách tinh gọn. Phạm vi quản trị trong phân hệ này được thực hiện từ giai đoạn lập kế hoạch, lên và theo dõi đơn hàng cho đến các ràng buộc thanh toán: Khởi tạo nhu cầu mua hàng Lập báo giá, so sánh giá và chất lượng hàng, chọn lựa bên cung cấp Lập đơn đặt hàng bên cung cấp Tạo biên bản giao nhận hàng Tạo bảng biểu về chi phí nhập khẩu Ghi nhận hóa đơn mua hàng Hỗ trợ thanh toán 3.4 Phân hệ bán hàng Phân hệ bán hàng của SAP và ERP đều cung cấp đầy đủ các chức năng: từ báo giá, lập đơn đặt hàng, phát hành hóa đơn, theo dõi thanh toán,… đến khi nhận thanh toán từ đối tác. Thông qua đó, rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu cho doanh nghiệp, đồng thời hạn chế sai sót, đảm bảo sự đồng bộ với các công cụ quản trị tài chính khác. 3.5 Phân hệ kho Kho là một trong số các đối tượng quản lý có tính chất vô cùng phức tạp. Trong ERP và SAP, phân hệ cung cấp các giải pháp hỗ trợ việc quản lý kho hiệu quả và dễ dàng hơn bằng cách cập nhật liên tục các thuộc tính hàng hóa như trọng lượng, kích cỡ, số lô,…, hỗ trợ sắp xếp kho, kiểm soát tình trạng sử dụng và thời gian bảo hành. \>>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý kho  4.Những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng phần mềm SAP và ERP Trong thời đại 4.0 ngày nay, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp đang trở lên bùng nổ và phổ biến hơn bao giờ hết. Cùng điểm qua 5 lợi ích mà phần mềm SAP và ERP mang đến để hiểu tiềm năng và cơ hội phát triển của doanh nghiệp. 4.1 Chuẩn hóa bộ dữ liệu chung Bằng một mạng lưới lưu trữ dữ liệu duy nhất, tính nhất quán dữ liệu của SAP và ERP được đánh giá uy tín hàng đầu thế giới, đảm bảo tính chính xác, nhất quán, cập nhật liên tục. Nhờ vậy, bất cứ ai theo phân quyền trong tổ chức, khi truy cập vào hệ thống cung này đều có thể lấy ra các dữ liệu chính xác phục vụ cho các công việc theo dõi, đánh giá liên quan. 4.2 Tạo sự kết nối cao giữa các phòng ban và cá nhân Mặt khác, với việc ứng dụng SAP và ERP, dữ liệu sẽ lưu trên một hệ thống cố định. Các phòng ban cần làm việc chung với nhau, đảm bảo số liệu được đồng nhất và quy trình làm việc không bị đứt gãy. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa tính trạng chồng chéo, lặp, thiếu hay lỗi dữ liệu, tính hiệu quả khi sử dụng thông tin được đẩy lên mức tối đa. 4.3 Có được các báo cáo, phân tích chính xác Dựa trên các bộ dữ liệu được sắp xếp trực quan, khảo học và cập nhật liên tục theo thời gian thực, cùng khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng, đa chiều, các phòng ban có thể nhanh chóng trích xuất thông tin cũng như có được cái nhìn trực quan hơn về tính hình kinh doanh của công ty. Từ đó, đưa ra các bản báo cáo có tính chính xác cao tới nhà quản lý, hỗ trợ họ ra quyết định hiệu quả. 4.4 Bảo mật thông tin tối đa Khả năng bảo mật thông tin là điểm cộng rất lớn của hệ thống phần mềm SAP và ERP. Ngày nay, tin tặc luôn cố gắng tìm cách tấn công vào các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nhằm khai thác, trục lợi bất chính. Với SAP và ERP, các thông tin được lưu trữ trên một database duy nhất, các lớp bảo mật, mã hóa liên tục, hạn chế tối đa sự xâm hại của hacker. 4.5 Nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc Như đã nêu, việc sử dụng phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý các khía cạnh sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Từ việc quản lý tài chính, kế toán minh bạch, quản lý từ một nhận viên: họ đi làm lúc nào, làm những gì, đóng góp ra sao cho công ty, hoặc khả năng tự động lên kế hoạch sản xuất… Mọi hoạt động, thao tác nghiệp vụ đều được lập trình và liên kết chặt chẽ với nhau, cho phép nội bộ các phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ, bám sát kế hoạch, gia tang chất lượng công việc. \>>> Đọc thêm: Review phần mềm quản lý FTS ERP- phần mềm quản lý doanh nghiệp tòan diện Nên sử dụng phần mềm ERP Việt Nam hay nước ngoài?Về cơ bản cả ERP và SAP đều có những phân hệ khá giống nhau, tuy nhiên, nên sử dụng phần mềm trong nước hay phần mềm nước ngoài lại là băn khoăn của rất nhiều doanh nghiệp. Nếu so sánh các giải pháp đến từ nước ngoài thì phần mềm ERP Việt Nam thật sự chưa thể đứng ngang hàng bởi đây là sản phẩm của các ông lớn ngành công nghệ, được xây dựng lâu đời và khá phổ biến trên toàn thế giới. Tuy nhiên, những giải pháp này cũng mang đến khá nhiều điểm hạn chế cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp ở Việt Nam. Dưới đây FTS sẽ phân tích một số yếu tố cốt lõi để giúp bạn đọc đưa ra quyết định phù hợp nhất khi lựa chọn triển khai phần mềm. Về giá thành triển khai Đa số các giải pháp phần mềm ERP từ nước ngoài thường có giá thành rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền mua bản quyền cho nhà cung cấp. Vì vậy, tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai phần mềm ERP ngoại lên rất cao, đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những doanh nghiệp này sẽ không thể đủ kinh phí để triển khai hệ thống vì sẽ ảnh hưởng lớn đến nguồn ngân sách dự trữ của công ty. Khác với các phần mềm nước ngoài, sản phẩm phần mềm ERP tại Việt Nam thường có chi phí hợp lý hơn, bằng một nửa chi phí so với phần mềm ngoại. Hơn thế, việc sử dụng phần mềm ERP trong nước, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều sự trợ giúp kịp thời, dễ dàng hiểu được quy trình làm việc của công ty để tư vấn triển khai một cách cặn kẽ. Hệ thống kế toán Việt Nam khác với hệ thống kế toán nước ngoài Có thể nói, phân hệ tài chính kế toán bên trong phần mềm ERP là phân hệ quan trọng nhất. Phân hệ này có trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra các sổ sách, báo cáo liên quan đến hoạt động thu chi của doanh nghiệp. Phân hệ kế toán là phân hệ chứa nhiều dữ liệu nhất trong toàn bộ hệ thống và nó thường được đặt các hạch toán tự động. Chính hạch toán tự động là nguyên nhân khiến các phần mềm ERP ngoại khó có thể tương thích với chế độ kế toán Việt Nam. Không những vậy, hệ thống kế toán bao gồm các quy trình xử lý và quản lý như chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí… Nên phân hệ kế toán trong phần mềm ERP ngoại cũng khác phần mềm ERP Việt Nam. Chính vì vậy, nếu triển khai hệ thống ERP nước ngoài, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện một vài tùy chỉnh kế toán cho phù hợp. Còn đối với các phần mềm ERP Việt Nam, những quy định về kế toán được Nhà nước Việt Nam ban hành sẽ được nhà phát triển liên tục cập nhật và tạo ra một phần mềm tuân thủ các quy định đó. Vấn đề hỗ trợ Một lợi thế cực lớn khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP bởi các công ty Việt Nam cung cấp chính là luôn có đội ngũ hỗ trợ khi hệ thống khi gặp sự cố. Bộ phận CS (Customer Service) và Kỹ thuật từ các công ty Việt Nam luôn có mặt kịp thời để hỗ trợ và chỉnh sửa hệ thống ERP khi nó gặp lỗi. Với các phần mềm ERP nước ngoài thì điều này hoàn toàn ngược lại. Do họ có quy mô kinh doanh toàn cầu nên lượng yêu cầu từ khách hàng của họ là cực nhiều. Điều này sẽ ảnh hưởng đến các công ty tại Việt Nam do phải tốn khá nhiều thời gian mới được support. Bên cạnh đó bạn rất có thể sẽ gặp rào cản ngôn ngữ trong quá trình tiếp nhận, và tốn khá nhiều thời gian để truyền đạt, đào tạo lại cho đội ngũ cấp dưới của bạn. |
