Để tạo báo cáo, ta chọn cách nào

Bước này không bắt buộc — bạn có thể thấy rằng trình hướng dẫn báo cáo Access hoặc công cụ báo cáo (cả hai đều sẵn dùng trên tab tạo , trong nhóm báo cáo ) cung cấp một thiết kế bắt đầu đầy đủ cho báo cáo của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn quyết định thiết kế báo cáo của mình mà không sử dụng các công cụ này, bạn có thể thấy nó hữu ích để tạo một phác họa thô của báo cáo của mình trên một mảnh giấy bằng cách vẽ hộp mà mỗi trường sẽ đi và viết tên trường trong mỗi hộp. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các chương trình chẳng hạn như Word hoặc Visio để tạo một mockup của báo cáo. Bất kỳ phương pháp nào mà bạn sử dụng, hãy đảm bảo bao gồm đủ hàng để cho biết cách thức lặp lại dữ liệu.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàng để biết thông tin sản phẩm, sau đó một số hàng lặp lại cho doanh số bán hàng của sản phẩm đó, và cuối cùng là hàng tổng doanh thu cho sản phẩm. Sau đó, Chuỗi lặp lại cho sản phẩm tiếp theo và cho đến khi kết thúc báo cáo. Hoặc, có thể là báo cáo của bạn là một danh sách đơn giản của dữ liệu trong bảng, trong trường hợp ký họa của bạn có thể chứa chỉ một chuỗi hàng và cột.

Lưu ý: Kỹ thuật này cũng rất hữu ích nếu bạn đang thiết kế báo cáo cho người khác. Trong trường hợp này, người kia có thể vẽ phác họa trước khi bạn bắt đầu làm việc.

Sau khi bạn tạo Sketch, hãy xác định bảng hoặc bảng nào có chứa dữ liệu mà bạn muốn hiển thị trên báo cáo. Nếu tất cả dữ liệu được chứa trong một bảng duy nhất, bạn có thể căn cứ báo cáo trực tiếp trên bảng đó. Thông thường hơn, dữ liệu mà bạn muốn được lưu trữ trong một vài bảng mà bạn phải kéo nhau trong một truy vấn, trước khi bạn có thể hiển thị nó trên báo cáo. Truy vấn có thể được nhúng vào thuộc tính RecordSource của báo cáo, hoặc bạn có thể tạo truy vấn riêng biệt, đã lưu và cơ sở báo cáo trên đó.

Mỗi báo cáo đều có một hoặc nhiều phần báo cáo. Một phần hiện diện trong mọi báo cáo là phần chi tiết. Phần này lặp lại một lần cho mỗi bản ghi trong bảng hoặc truy vấn báo cáo dựa trên. Các phần khác là tùy chọn và lặp lại thường xuyên hơn và thường được dùng để hiển thị thông tin được phổ biến cho một nhóm các bản ghi, một trang của báo cáo hoặc toàn bộ báo cáo.

Bảng sau đây mô tả vị trí từng phần và phần nào được sử dụng như thế nào.

Để biết thêm thông tin về cách thêm hoặc loại bỏ các phần đầu trang và chân trang của báo cáo hoặc phần đầu trang và chân trang, hãy xem mục Thêm hoặc loại bỏ báo cáo hoặc phần đầu trang và chân trang trong bài viết này. Bạn có thể thêm các phần đầu trang và chân trang nhóm bằng cách sử dụng ngăn nhóm, sắp xếp và tổng cộng trong dạng xem bố trí hoặc dạng xem thiết kế.

Hầu hết các báo cáo đều được sắp xếp theo một dạng bảng hoặc bố trí xếp chồng, nhưng Access cung cấp cho bạn sự linh hoạt để dùng chỉ về bất kỳ sắp xếp các bản ghi và trường nào mà bạn muốn.

Bố trí dạng bảng    Bố trí dạng bảng tương tự như một bảng tính. Các nhãn nằm phía trên cùng và dữ liệu được căn chỉnh trong các cột bên dưới nhãn. Bảng tham chiếu đến hình dạng giống như của dữ liệu. Đây là loại báo cáo Access tạo ra khi bạn bấm vào báo cáo trong nhóm báo cáo của tab tạo . Bố trí dạng bảng là một cách tốt để sử dụng nếu báo cáo của bạn có một số trường tương đối nhỏ mà bạn muốn hiển thị trong một định dạng danh sách đơn giản. Minh họa sau đây cho thấy báo cáo nhân viên đã được tạo bằng cách sử dụng bố trí dạng bảng.

Bố trí xếp chồng    Một bố trí xếp chồng tương tự như một biểu mẫu mà bạn điền vào khi mở tài khoản ngân hàng hoặc mua từ một nhà bán lẻ trực tuyến. Mỗi đoạn dữ liệu được gắn nhãn và các trường được xếp chồng lên nhau. Bố trí này là tốt cho các báo cáo chứa quá nhiều trường để hiển thị theo định dạng bảng — có nghĩa là, độ rộng của các cột sẽ vượt quá độ rộng của báo cáo. Minh họa sau đây cho thấy báo cáo nhân viên đã được tạo bằng cách sử dụng một bố trí xếp chồng.

Lưu ý: Trong trình hướng dẫn báo cáo, bố trí này được gọi là một bố trí columnar.

Bố trí hỗn hợp    Bạn có thể kết hợp các thành phần của các bố trí dạng bảng và xếp chồng. Ví dụ: đối với mỗi bản ghi, bạn có thể sắp xếp một số trường trong một hàng ngang ở phía trên cùng của phần chi tiết và sắp xếp các trường khác từ cùng một bản ghi trong một hoặc nhiều bố trí xếp chồng bên dưới hàng trên cùng. Minh họa sau đây cho thấy báo cáo nhân viên đã được tạo bằng cách sử dụng một bố trí hỗn hợp. Các trường ID, họ và tên đầu tiên được sắp xếp trong bố trí điều khiển bảng và tiêu đề công việc và các trường điện thoại doanh nghiệp được sắp xếp theo một bố trí xếp chồng. Trong ví dụ này, đường lưới được dùng để cung cấp một phân tách trực quan cho từng nhân viên.

Bố trí hợp lý    Nếu bạn sử dụng trình hướng dẫn báo cáo để tạo báo cáo của mình, bạn có thể chọn sử dụng bố trí hợp lý. Bố trí này sử dụng độ rộng đầy đủ của trang để hiển thị các bản ghi như compactly càng tốt. Tất nhiên, bạn có thể đạt được kết quả tương tự mà không sử dụng trình hướng dẫn báo cáo nhưng có thể là quy trình siêng năng để căn chỉnh các trường chính xác. Minh họa sau đây Hiển thị báo cáo nhân viên được tạo bằng cách sử dụng bố trí hợp lý của trình hướng dẫn báo cáo.

Bố trí hợp lý là một bố trí tốt để sử dụng nếu bạn đang hiển thị một số lượng lớn các trường trên báo cáo. Trong ví dụ trước đó, nếu bạn sử dụng bố trí dạng bảng để hiển thị cùng dữ liệu, các trường sẽ mở rộng cạnh của trang. Nếu bạn sử dụng một bố trí xếp chồng, mỗi bản ghi sẽ chiếm nhiều dung lượng dọc hơn, trong đó giấy phế liệu và làm cho báo cáo khó đọc hơn.

Đầu Trang

1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào báo cáo mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

2. Xác nhận các phần đã có trên báo cáo. Các phần được phân tách bằng các thanh ngang tô màu có tên là Selectors phần. Nhãn trên mỗi bộ chọn phần cho biết phần này ngay bên dưới.

   

   Mỗi báo cáo đều có một phần chi tiết và cũng có thể chứa tiêu đề báo cáo, tiêu đề trang, chân trang và phần chân trang báo cáo. Ngoài ra, nếu có các mức nhóm trong báo cáo, bạn có thể thấy đầu trang nhóm hoặc chân trang (chẳng hạn như tệp như đầu trang được hiển thị trong hình minh họa trước đó). Theo mặc định, đầu trang và chân trang của nhóm được đặt tên bằng cách dùng tên trường hoặc biểu thức là cơ sở của nhóm. Trong trường hợp này, tên của trường nhóm là "tệp như".

3. Để thêm tiêu đề trang và phần chân trang hoặc phần đầu trang và chân trang vào báo cáo của bạn, hãy bấm chuột phải vào bất kỳ bộ chọn phần nào, rồi bấm vào đầu trang/chân trang hoặc đầu trang báo cáo/chân trang trên menu lối tắt.

   Thận trọng: Nếu phần này đã có mặt trên báo cáo, bạn có thể truy nhập cảnh báo bạn rằng nó sẽ xóa phần hiện có và điều khiển nó chứa.

   Giờ đây, bạn có thể di chuyển các điều khiển hiện có hoặc thêm các điều khiển mới vào các phần mới.

Access luôn thêm trang và phần đầu trang và chân trang trong cặp. Có nghĩa là bạn không thể thêm phần đầu trang hoặc trang báo cáo mà không còn thêm phần chân trang tương ứng. Nếu bạn không cần cả hai phần, bạn không thể xóa bỏ một phần, nhưng bạn có thể thay đổi kích cỡ phần không dùng đến chiều cao của 0 (0) để tránh thêm dãn cách dọc cho báo cáo của mình. Đặt con trỏ ở cuối phần không sử dụng cho đến khi nó chuyển thành

1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào báo cáo mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

2. Bấm chuột phải vào bất kỳ bộ chọn phần nào, rồi bấm vào đầu trang/chân trang hoặc đầu trang báo cáo/chân trang trên menu lối tắt.

Nếu bạn đang loại bỏ một cặp đầu trang và chân trang và các phần có chứa điều khiển, hãy Access cảnh báo bạn rằng việc xóa các phần cũng sẽ xóa các điều khiển và bạn sẽ không thể hoàn tác hành động đó. Bấm có để loại bỏ các phần và xóa các điều khiển, hoặc bấm vào không để hủy bỏ thao tác.

Đầu Trang

1. Bấm chuột phải vào báo cáo trong ngăn dẫn hướng, rồi bấm dạng xem bố trí trên menu lối tắt.

2. Bấm vào hộp văn bản Hiển thị trường văn bản có định dạng, sau đó, trên tab định dạng , trong nhóm phông , bấm vào kiểu định dạng mà bạn muốn áp dụng.

   Access áp dụng định dạng cho tất cả văn bản trong trường văn bản có định dạng chưa có kiểu đó (nhưng không phải giá trị) của định dạng được áp dụng trong một dạng xem có hỗ trợ mục nhập dữ liệu, chẳng hạn như dạng xem biểu dữ liệu cho bảng hoặc truy vấn hoặc dạng xem biểu mẫu cho biểu mẫu. Ví dụ, nếu một phần của văn bản trong trường được định dạng bằng màu phông màu đỏ và bạn áp dụng màu phông màu lam cho hộp văn bản, thì Access sẽ chuyển tất cả văn bản màu lam ngoại trừ đối với cá nhân được định dạng là màu đỏ. Ví dụ khác, nếu một phần của văn bản trong trường được định dạng với kích cỡ phông 11 điểm và bạn áp dụng cỡ phông 14 điểm vào hộp văn bản, Access sẽ áp dụng kích cỡ phông 14 điểm cho tất cả văn bản ngoại trừ thư đã được định dạng riêng với 11 điểm.

   Trường đính kèm    Trường phần đính kèm sử dụng một điều khiển đặc biệt mà không dùng cho bất kỳ kiểu dữ liệu nào khác. Bạn có thể đính kèm nhiều tệp vào một bản ghi bằng cách sử dụng một trường đính kèm đơn nhưng trường chỉ có thể hiển thị thông tin về một phần đính kèm mỗi lần. Theo mặc định, điều khiển phần đính kèm sẽ hiển thị biểu tượng hoặc hình ảnh, tùy thuộc vào loại tệp của phần đính kèm hiện được hiển thị theo điều khiển. Nếu bạn muốn, bạn có thể đặt thuộc tính cho điều khiển đính kèm để tất cả các tệp đính kèm được hiển thị dưới dạng biểu tượng, hoặc để trường này chỉ hiển thị biểu tượng kẹp giấy và số lượng tệp đính kèm. Giả định rằng bạn đã sử dụng điều khiển đính kèm trên báo cáo của mình, bạn có thể sử dụng quy trình sau đây để điều chỉnh các thuộc tính của điều khiển cho việc sử dụng khác nhau của điều khiển.

1. Bấm chuột phải vào báo cáo trong ngăn dẫn hướng, rồi bấm dạng xem bố trí trên menu lối tắt.

2. Bấm vào điều khiển phần đính kèm. Nếu chưa hiển thị bảng thuộc tính, bấm F4 để hiển thị. Trên bảng thuộc tính, hãy bấm tab định dạng .

   Sử dụng bảng sau đây làm hướng dẫn để thiết đặt thuộc tính của điều khiển phần đính kèm.

   Thuộc tính	Thiết đặt
   Hiển thị dưới dạng	Ảnh/biểu tượng Hiển thị đồ họa như hình ảnh và tất cả các tệp khác như biểu tượng. Đây là thiết đặt mặc định. Biểu tượng Hiển thị tất cả các tệp dưới dạng biểu tượng. Kẹp giấy sẽ hiển thị biểu tượng kẹp giấy theo sau là số tệp đính kèm trong dấu ngoặc đơn.
   Ảnh mặc định	Để tạo ảnh mặc định xuất hiện trong điều khiển tệp đính kèm khi không có tệp đính kèm, hãy bấm trong hộp thuộc tính, duyệt đến ảnh bạn muốn, rồi bấm mở. Lưu ý: Ảnh mặc định sẽ không được hiển thị nếu thuộc tính Hiển thị dưới dạng được đặt là kẹp giấy.
   Căn chỉnh hình ảnh	Chọn căn chỉnh bạn muốn từ danh sách. Thiết đặt mặc định là Trung tâm. Việc điều chỉnh thiết đặt này có thể tạo ra kết quả không mong muốn, tùy thuộc vào thiết đặt của thuộc tính chế độ kích cỡ ảnh .
   Chế độ kích cỡ ảnh	Cài đặt này chỉ sẵn dùng nếu thuộc tính Hiển thị dưới dạng được đặt thành ảnh/biểu tượng. Clip sẽ hiển thị hình ảnh trong kích cỡ thực tế của nó. Hình ảnh được cắt xén nếu quá lớn để vừa với điều khiển. Kéo dài hình ảnh để nó điền toàn bộ điều khiển. Lưu ý: Trừ khi điều khiển phần đính kèm có cùng kích cỡ chính xác như hình ảnh, bằng cách sử dụng thiết đặt này sẽ biến đổi hình ảnh, làm cho nó xuất hiện kéo dài theo chiều dọc hoặc theo chiều ngang. Phóng to Hiển thị hình ảnh lớn nhất có thể mà không cần cắt xén hình ảnh. Đây là thiết đặt mặc định.

3. Nếu bạn đang sử dụng điều khiển để hiển thị đồ họa, hãy điều chỉnh kích cỡ của điều khiển phần đính kèm để bạn có thể xem số lượng chi tiết mà bạn muốn.

Đầu Trang