Gần đây tụi mình có làm một cuộc khảo sát mò mẫm nho nhỏ để tìm hiểu về các mô hình nhân sự, vòng đời nhân viên, trải nghiệm ứng viên trong các công ty IT tại HN... cộng thêm với những trải nghiệm, quan sát của chính bản thân mình, mình mới nhận thấy, ồ hoá ra khi tổng hợp lại thành 1 bức tranh toàn cảnh, mình mới thấy rõ là có nhiều thứ hay ho, và vì thế hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn, biết đâu nó sẽ giúp ích được gì đó cho các bạn trên con đường phát triển sự nghiệp tuyển dụng, nhân sự nói chung hay công tác xây dựng vòng đời nhân viên cho tổ chức mình đang làm việc nói riêng. Theo quan sát chủ quan, mình thấy có nhiều bạn đã làm việc lâu năm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự nhưng không phải bạn nào cũng gọi tên chính xác được từng giai đoạn trong vòng đời nhân viên hay trải nghiệm ứng viên hay biết rõ mục đích, ý nghĩa của từng giai đoạn đó là gì, làm cái gì, làm như thế nào... Ngay cả bản thân mình, cũng còn rất nhiều thiếu sót trong hiểu biết về xây dựng vòng đời nhân viên hay phát triển trải nghiệm ứng viên. Tuy nhiên hôm nay mình sẽ chia sẻ những hiểu biết góc nhìn của mình cho các bạn cùng tham khảo, song các bạn cũng lưu ý rằng, vì đây là quan điểm góc nhìn phiến diện của cá nhân mình nên sẽ không thể tránh khỏi có những sai sót, thiếu hụt thông tin này khác, do đó các bạn hãy cẩn trọng trong việc tham khảo sử dụng thông tin nhé. Trong tập hôm nay, mình sẽ nói về 2 ý chính: 1 là những trải nghiệm ứng viên, nhân viên tại các công ty IT ở HN men theo 7 giai đoạn trong vòng đời nhân viên, 2 là những hiểu lầm phổ biến của giới làm nhân sự tại Việt Nam hiện nay về sự khác nhau giữa HRBP và HRM/HRD. I/ Quan sát về những trải nghiệm ứng viên, nhân viên tại các công ty IT ở HN men theo 7 giai đoạn trong vòng đời nhân viên. 1. THU HÚT ỨNG VIÊN: đây là giai đoạn đầu tiên, là khi các công ty có sự thu hút ứng viên, tạo ra các hoạt động để tạo dựng danh tiếng, xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng và thu hút những ứng viên tiềm năng. Hầu hết các công ty lớn nhỏ trong lĩnh vực IT mà mình biết như: FPT, Viettel, CMC, SmartOSC, VTI, Niteco, Scandinavian Software Park, Optimizely, VCCorp, Vega Corp, VIETIS, SETA International, NTT Data, Tinh Vân,... đều triển khai các hoạt động làm nổi bật văn hóa công ty, giá trị và trải nghiệm tổng thể của nhân viên nhằm thu hút ứng viên từ việc xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng; PR quảng cáo, làm hình ảnh công ty; hợp tác với các trường đại học, các tổ chức giáo dục; tham gia các hoạt động vì cộng đồng để gây dựng hình ảnh, uy tín xã hội; tham gia các chương trình bình chọn nhà tuyển dụng được yêu thích; vân vân...Trong số các công ty này, cá nhân mình ấn tượng nhất với cách làm của FPT Software gần đây và bạn Đào Việt Bách - TA Manager (mặc dù mình cũng chưa tiếp xúc với bạn trẻ này bao giờ). Nhưng có 1 lần, mình trực tiếp ngồi dưới khu vực hàng ghế gần khán giả, quan sát trong một ngày hội sinh viên. Trong khi các doanh nghiệp khác không chú trọng vào khâu chuẩn bị, hoặc nếu có thì cũng rất sơ sài, cử 1 người lên phát biểu đôi ba câu với sinh viên cho có thì cách bạn Bách và FSOFT làm khác hẳn. Bách đại diện cho FSOFT lên sân khấu phát biểu và tương tác với sinh viên các trường đại học, bạn chuẩn bị chu đáo và ứng dụng công nghệ vào các trò online chơi kiểu kahoot, dẫn dắt mọi người tham gia và trả lời các câu hỏi liên quan đến công ty FSOFT rồi tặng quà cho người chơi trả lời đúng. Cách giao tiếp rất tự tin và duyên dáng của bạn Bách khiến cho không khí của khán phòng vô cùng sôi nổi và vui vẻ, đó chính là điều mình rất ngưỡng mộ ở Bách và nếu mình không nhầm thì tính đến thời điểm hiện tại, trong tất cả các đời làm quản lý tuyển dụng của FSOFT (tính cả thời gian 4 năm mình từng làm tuyển dụng FSOFT dưới thời anh Thái anh Lâm luôn) thì với mình, bạn Bách là người đang làm tốt nhất, sáng tạo nhất từ trước đến nay, rất đáng để anh chị em làm tuyển dụng, nhân sự học hỏi và có vẻ cũng vì thế, uy tín và thương hiệu nhà tuyển dụng của FSOFT trong mắt ứng viên cũng được tăng lên đáng kể. Mặt khác, nói về những hạn chế thường mắc phải khi làm các hoạt động thu hút ứng viên, mình quan sát thấy đa phần các doanh nghiệp thường chia sẻ những tồn tại như cách làm thiếu sáng tạo, thiếu chỉn chu, thiếu ứng dụng công nghệ vào các chương trình, sự kiện, hay việc triển khai PR hình ảnh công ty còn thiếu sự mạch lạc về kế hoạch, định hướng, thiếu tính đồng nhất, nhất quán trong việc xác định rõ ràng được những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp muốn truyền tải thông điệp, hoặc ngay chính bản thân những người làm nhân sự, tuyển dụng cũng lười làm thương hiệu tuyển dụng cá nhân hay nhiều lãnh đạo doanh nghiệp còn chưa chú trọng quan tâm đúng mức, dẫn đến việc thiếu đầu tư ngân sách phù hợp, hiệu quả cho công tác thu hút tuyển dụng. Một điểm hay gặp phải nữa là các doanh nghiệp thường quá chú trọng vào việc quảng cáo, truyền thông làm hình ảnh với đối tượng ứng viên, người bên ngoài mà quên rằng xây dựng một thương hiệu nhà tuyển dụng hiệu quả không chỉ là thu hút nhân tài mà còn là tạo ra một môi trường làm việc tích cực cho chính các nhân viên hiện tại, bởi không ai khác chính họ sẽ là từng đại sứ thương hiệu tuyển dụng đại diện doanh nghiệp giúp lan tỏa những điều tốt đẹp có trong tổ chức của mình. Thiết nghĩ, muốn vậy thì các doanh nghiệp chỉ có cách lưu tâm phát triển những giá trị mà doanh nghiệp có thể đem lại cho nhân viên để tăng tính gắn kết, trung thành lâu dài bền vững, xây dựng chiến lược thu hút nhân tài hấp dẫn và thúc đẩy mối quan hệ tích cực giữa lãnh đạo và nhân viên, thì sớm muộn các công ty sẽ xây dựng tốt danh tiếng là nhà tuyển dụng được yêu thích trong ngành, từ đó tự động hữu xạ tự nhiên hương thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng. 2. TUYỂN DỤNG: đây là giai đoạn thứ 2, khi công ty tìm kiếm những ứng viên phù hợp cho vị trí cần tuyển. Ở giai đoạn tuyển dụng này, theo mình quan sát hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ đều ít nhiều xác định rõ định biên quota nhân sự, các vị trí cần tuyển, yêu cầu tuyển dụng, mô tả công việc ra sao, xây dựng chân dung ứng viên thế nào, xác định quy trình tuyển dụng gồm mấy vòng, có những ai phụ trách phỏng vấn tuyển chọn, có làm các bài test đầu vào hay ko, có cần thực hiện những bài trắc nghiệm tính cách không, xác định đối tượng ứng viên hướng đến là tập ứng viên nào, từ đó xác định được rõ nguồn và cách thức tiếp cận ứng viên. 16 năm trước, khi mình còn làm tuyển dụng ở FSOFT thì bản thân mình là người trông thi và chấm bài thi đầu vào cho ứng viên (làm các bài test kiểu IQ, GMAT và Tiếng Anh) rồi sắp xếp tổ chức các buổi phỏng vấn cho hiring manager. Ở thời điểm đó, những trải nghiệm trong giai đoạn tuyển dụng này mà FSOFT mang lại cho ứng viên cũng không có gì đặc biệt đáng kể. Còn hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp IT đã tiến bộ, quan tâm hơn và cạnh tranh nhau cùng phát triển nên trải nghiệm ứng viên ở giai đoạn này có khá nhiều thứ được lưu tâm, ví dụ như ở VCCorp mình thấy, khi ứng viên đến công ty phỏng vấn, họ sẽ được hỗ trợ chỉ đường tìm đường và chỗ gửi xe qua video để giúp ứng viên thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian hơn, rồi được hỗ trợ chi phí gửi xe cũng như nhận được 1 tấm thiệp cảm ơn xinh xắn sau khi ứng viên hoàn tất buổi phỏng vấn ra về với nội dung kiểu như: “VCCorp chân thành cảm ơn bạn đã không quản ngại đường xa, mưa, nắng để đến tham dự buổi trao đổi phỏng vấn ngày hôm nay. Chúng tôi rất mong có cơ hội được hợp tác, làm việc lâu dài cùng bạn. Thân mến!”. Mình tin rằng hầu hết ứng viên khi nhận được những sự quan tâm chu đáo kiểu này đều ít nhiều sẽ có thiện cảm và ấn tượng tốt đẹp với doanh nghiệp dù kết quả phỏng vấn của họ có trúng tuyển hay không. Còn nói về những hạn chế thì mình thấy ở giai đoạn tuyển dụng này, đa phần các công ty thường hay mắc phải những tồn tại như: - 2.1. Mặc dù nhân viên tuyển dụng, HR… rất cố gắng để gây thiện cảm, tạo dựng hình ảnh tốt đẹp về công ty trong mắt ứng viên nhưng khi ứng viên đến phỏng vấn, người đầu tiên họ tiếp xúc là những người bảo vệ hay lao công hay lễ tân chung của tòa nhà… lại có thái độ thiếu lịch sự, không phù hợp chẳng hạn, thì ít nhiều sẽ làm thay đổi tâm trạng, cảm xúc và cảm nhận của ứng viên về doanh nghiệp. Bao công sức cả tập thể cùng nhau gây dựng hình ảnh trước đó không khéo sẽ bị đổ sông đổ bể. Cho nên việc thông báo tới những người có liên quan bao gồm cả đội ngũ bảo vệ, nhân viên vệ sinh, lễ tân chung của sảnh tòa nhà…về việc đón tiếp ứng viên tới phỏng vấn cũng là một việc tuy nhỏ nhưng quan trọng không kém, mà nếu thiếu thì có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, tiếc là nhiều doanh nghiệp chưa coi trọng, vẫn bỏ qua bước này. Dành cho những ai muốn biết cảm giác khi vừa bước chân vào 1 tòa nhà văn phòng và người mình tiếp xúc đầu tiên chính là đội ngũ bảo vệ hay lao công đem lại cho mình cảm giác vui vẻ tuyệt vời là như thế nào thì xin mời các bạn đến tòa nhà HITC 285 Xuân Thủy Cầu Giấy HN, mình tin các bạn sẽ bất ngờ với sự tiếp đón ân cần, nồng hậu, ấm áp của đội ngũ bảo vệ nơi đây. Bao năm qua, đến không biết bao nhiêu tòa nhà, văn phòng lớn nhỏ, mình vẫn luôn đánh giá cao nhất sự chuyên nghiệp và thái độ tuyệt vời của đội ngũ bảo vệ, nhân viên vệ sinh, tiếp tân của tòa HITC Xuân Thủy, thật sự phải ngả mũ kính nể sự đào tạo và quản lý nhân sự của ban lãnh đạo tòa nhà này.
- 2.2. Cán bộ phỏng vấn thiếu chuyên nghiệp hoặc hỏi các câu phỏng vấn không liên quan đến công việc, thậm chí là vi phạm những điều không nên hỏi. Ví dụ, ở các công ty IT, cán bộ phỏng vấn thường là những người có chuyên môn kỹ thuật tốt nhưng chưa chắc khả năng nhìn người, đánh giá phỏng vấn của họ tốt, dẫn đến khi phỏng vấn ứng viên, họ thiếu sự chuyên nghiệp cần có, ví dụ như: xuất hiện trước mặt ứng viên với 1 chiếc quần đùi trên đầu gối, đi dép lê loẹt quẹt, hay ghếch mông ngồi lên bàn phỏng vấn kiểu suồng sã, hay tuyển Dev mà chỉ hỏi mỗi câu” em có biết đá bóng không” (nếu ứng viên trả lời “biết” là được nhận luôn không hỏi gì thêm (vì dự án của họ đang thiếu chân tham gia giải bóng đá của công ty) như trường hợp ở FSOFT ngày trước mình biết, và sự việc sau đó thế nào chắc mọi người cũng đoán được, ứng viên đó lập trình dở tệ, và không thể phát triển lâu dài được với nghề lập trình viên. Việc tuyển dụng sai người chắc chắn sẽ gây ra rất nhiều thiệt hại, tổn thất về chi phí, thời gian và công sức, nguồn lực cho doanh nghiệp, đó là điều không cần bàn cãi. Mình thấy trong các công ty IT hiện nay, đa phần trong dự án hễ cứ ai giỏi kỹ thuật thì được cử đi phỏng vấn ứng viên nên ít cán bộ phỏng vấn nhận thức đầy đủ về kỹ năng phỏng vấn phù hợp hay ranh giới pháp lý của các câu hỏi phỏng vấn hay những câu hỏi nên tránh trong một cuộc phỏng vấn, đặc biệt là khi phỏng vấn các ứng viên đến từ các quốc gia và nền văn hóa khác nhau. Những câu hỏi quá sâu về thông tin cá nhân hay về tôn giáo, chính trị, điều kiện sức khỏe, gia đình, vùng miền… không chỉ có khả năng vi phạm luật lao động mà còn có thể vô tình tạo cảm giác phân biệt đối xử. Để tránh việc này, theo mình, các bạn HR, tuyển dụng viên có thể khuyến khích cán bộ phỏng vấn (hay chính bản thân các bạn khi tiến hành sơ vấn) chỉ nên tập trung vào các tiêu chí liên quan đến công việc, yêu cầu của vị trí và cung cấp cho họ một danh sách các câu hỏi gợi ý hoặc 1 cái form mẫu đánh giá phỏng vấn đầy đủ chuyên nghiệp để họ tham khảo theo và ghi chép lại nội dung trong suốt quá trình phỏng vấn, từ đó giúp thuận tiện cho việc thu thập, tập hợp thông tin đánh giá phỏng vấn tiện dụng cho sau này cũng như đem lại cho ứng viên 1 trải nghiệm ứng tuyển tốt đẹp nhất.
- 2.3. Một điểm nữa gây ra trải nghiệm tệ hại cho ứng viên trong giai đoạn tuyển dụng này thường thấy là các HR quên hoặc cố tình quên gửi thư từ chối và cảm ơn ứng viên khi họ không phù hợp với vị trí tuyển dụng. Đây là trải nghiệm hết sức nên tránh theo quan điểm của mình. Ứng viên đã dành thời gian gửi hồ sơ ứng tuyển hay tham dự phỏng vấn thì họ xứng đáng được mình tôn trọng và phản hồi kết quả dù trượt hay đỗ. Việc này cũng không hề mất nhiều thời gian vì thường người làm tuyển dụng, nhân sự đã có sẵn form mẫu các nội dung email thường dùng rồi. Và nếu làm chu đáo bước này, rất có thể mình sẽ tạo được thiện cảm và quan hệ tốt đẹp với ứng viên, chưa biết chừng, ngay cả khi họ không pass phỏng vấn, họ cũng vẫn sẽ giới thiệu bạn bè người quen phù hợp cho vị trí đang tuyển, đó chẳng phải là một kết thúc rất có hậu- đáng để chúng ta đầu tư thời gian chăm sóc tận tình ứng viên hay sao.
- 2.4. Thời gian chờ đợi thông báo kết quả phỏng vấn quá lâu. Theo mình, các HR, nhân viên tuyển dụng, các hiring managers nên phản hồi kết quả tuyển dụng cho ứng viên trong vòng tối đa là 7 ngày, thường thì nên giải quyết trong 24h đến 48h là đẹp nhất. Để lâu quá sẽ gây mệt mỏi và tâm lý chán nản cho ứng viên. Trong 1 số trường hợp thì vì nhà tuyển dụng suy nghĩ cân nhắc lâu quá, hay quy trình xét duyệt tuyển dụng nhiều tầng nhiều lớp rườm rà quá, đến khi ra quyết định offer thì ứng viên đã nhận offer từ công ty khác mất rồi. Việc này nhiều năm trước mình thấy ở DeNA, BizflyCloud, Adtech Admicro diễn ra như cơm bữa luôn, cũng may vài năm trở lại đây thì đã cải thiện hơn nhiều rồi.
- 2.5. Nhà tuyển dụng quay xe, hủy offer, khiến ứng viên rơi vào tình thế hiểm nghèo. Không quá phổ biến nhưng vẫn xảy ra trường hợp đại diện doanh nghiệp đưa ra lời mời làm việc, gửi offer cho ứng viên bằng hình thức email, hai bên đã đồng ý chốt deal rồi, chỉ chờ đến ngày ứng viên đi làm thôi. Thì đùng cái, sát ngày nhận việc, nhà tuyển dụng thông báo hủy offer, không tuyển dụng ứng viên nữa. Ở Việt Nam, việc kiện tụng chưa phổ biến lắm nên ít ai có sẵn tâm lý sẽ kiện ra ngô ra khoai nếu vướng phải hoàn cảnh đó chứ nếu là ở bên Mỹ thì mình tin chắc ứng viên sẽ kiện doanh nghiệp ra tòa rồi. Những trường hợp này mình thường thấy trong những công ty tập đoàn lớn (quy mô trên 1 nghìn nhân viên) và đặc biệt hay xảy ra trong giai đoạn cắt giảm tối ưu nhân sự như làn sóng layoff gần đây, khi các doanh nghiệp tiến hành cơ cấu lại bộ máy nhân sự, tinh gọn lại các phòng ban, cắt giảm những nhân sự không thật sự cần thiết…trong khi tiến hành việc đó, họ vẫn thực hiện tuyển dụng các vị trí thiếu khuyết, cần kíp trong dự án nhưng, giữa ban lãnh đạo và các hiring manager có thể chưa thông suốt về tinh thần, chủ trương, chỉ thị dẫn đến trên bảo dưới chưa nghe ra, hiểu sai hoặc hiểu chưa rõ nên thành ra hiring manager đưa ra offer nhưng ban lãnh đạo không phê duyệt, thế là ứng viên ở giữa lâm nguy, khốn đốn. Nguy nhất là khi họ đã vì nhận offer này mà xin nghỉ việc ở công ty cũ rồi giờ quay lại thì khó, tìm việc khác thì lại mất thêm thời gian và tổn thất thêm các chi phí cơ hội… Lúc này thì trong mắt ứng viên, uy tín thương hiệu nhà tuyển dụng của doanh nghiệp xuống mức âm luôn và người HR hay tuyển dụng viên cũng muối mặt vô cùng, ngoài lời xin lỗi ứng viên ra họ không thể làm gì hơn, có chăng cũng chỉ là nhanh chóng tận dụng quan hệ mạng lưới trong cộng đồng nhân sự để sớm hỗ trợ tìm việc khác cho ứng viên này.
- 2.6 Mặc cả chi li trong đàm phán offer hoặc quá cứng nhắc theo khung bậc lương của công ty. Với các công ty tập đoàn lớn hiện nay đa phần họ đều xây dựng các khung bảng bậc lương, cơ chế thu nhập, khung năng lực và tiêu chí xếp loại năng lực…để từ đó quy hoạch nhân viên và offer ứng viên cho chuyên nghiệp, công bằng, bài bản, đầy đủ cơ sở…nhưng mặt trái của việc đó là đôi khi nó dẫn đến trải nghiệm không tốt cho ứng viên trong quá trình thương lượng lương. Không ít trường hợp đã không thành công chỉ vì con số cách nhau có… vài trăm ngàn. Ví dụ ứng viên mong muốn mức lương 11 triệu nhưng với kết quả phỏng vấn, đánh giá xếp loại năng lực nội bộ công ty thì hiring manager kết luận bạn này có thể phù hợp với mức 10-11 triệu. Nhưng trong khung bậc lương của doanh nghiệp chỉ có mức 9.6M và 12.5M, 9.6M thì thấp quá mà 12.5M thì cao quá, mà mức 11M thì không có trong bậc lương nên thành ra không offer được hoặc gặp nhiều khó khăn trong quá trình thương lượng, đàm phán, chốt offer. Hay lại có những nhà tuyển dụng khi thương lượng lương với ứng viên mà chi li mặc cả qua lại từng… 10 đô một, mãi mới chốt, mình chưa thấy một ứng viên nào vui vẻ tán thành cuộc thương lượng kỳ kèo như mua mớ rau miếng thịt ngoài chợ như vậy cả. Đối với những hiring manager và ứng viên trong tình huống này, mình chỉ có 1 lời khuyên chân thành là các anh chị em thử tìm đọc cuốn “64 nước cờ trên bàn thương lượng” xem sao, sách có bản mềm trên mạng hoặc bản cứng sắp tái bản bán trên sàn Tiki, đọc xong biết đâu các anh chị sẽ có cái nhìn khác và có thêm nhiều phương pháp để chốt deal hiệu quả nhanh gọn vui vẻ hơn. Một cuốn sách khác cũng cùng chủ đề mà cựu chủ tịch FTel- Hoàng Nam Tiến hay khuyên học viên của mình đọc là “Đừng bao giờ chia đôi lợi ích trong mọi cuộc đàm phán”.
- 2.7. HR thiếu tinh tế khôn khéo khi âm thầm tiến hành check reference tham khảo thông tin về ứng viên ở công ty hiện tại của họ. Chuyện này thường hay xảy ra đối với những bạn HR/tuyển dụng viên non nớt mới vào nghề. Cách thức các bạn tiếp cận, liên hệ, dò hỏi thông tin về ứng viên có thể vô tình đánh động đến đồng nghiệp hay quản lý trực tiếp của họ tại công ty hiện tại trong khi họ chưa hề công khai việc tìm kiếm cơ hội mới, và việc đó sẽ khiến cho ứng viên rơi vào tình thế khó xử trong khi còn chưa chắc chắn là họ có pass phỏng vấn hay không, hay có nhận offer công ty mới không. Đây được coi là hành động vô cùng kém duyên, gây ra 1 trải nghiệm rất dở cho ứng viên mà những người làm tuyển dụng nhân sự như chúng ta cần thật cẩn trọng khi check reference.
(còn tiếp) Cảm ơn các bạn đã đọc phần 1 của bài viết "Góc nhìn của Mai về những trải nghiệm ứng viên, nhân viên trong các công ty IT tại Hà Nội". Nếu thấy chia sẻ này của mình hữu ích thì mình nhờ các bạn Like và Share tới những ai cần nó. Xin chào và hẹn gặp lại các bạn trong phần 2 tiếp theo. |
