Thông thường khi bạn có 1 mẫu thư mời, bảng điểm… Bạn thường làm thủ công sẽ phải photo nguyên vài chục cái đơn rồi điền tay từng thông tin dữ liệu vào. Hoặc nếu trên máy thì gõ từng cái một cũng rất mất thời gian, đôi khi còn bị lỗi, sai sót.
Vậy nên bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn tính năng mail merge trong Word rất hữu ích đối với người dùng. Giúp tự động trộn thư, chèn một danh sách vào một mẫu tin cố định như thư mời, bảng điểm… một cách hiệu quả nhất, nhanh nhất và tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với cách truyền thống.
Lưu ý trong bài thực hành sử dụng 1 file Word chứa nội dung thư mời và tạo 1 file Word khác hoặc 1 file Excel chứa danh sách người được mời. Đặc biệt lúc tạo file danh sách thì không được để trống 1 dòng nào phía trên hay phía dưới table cả. Nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu trống.
Bước 1: Tại văn bản Word cần trộn thư, click vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard để mở các bước thực hiện.
Tại hộp thoại Mail Merge chọn Letter rồi sau đó click vào Next: Starting document trong mục Step 1 of 6.
Bước 2: Tại đây chọn tài liệu để trộn thư, các bạn chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại). Sau đó click chọn Next: Select recipients.
Bước 3: Trong mục Select recipients, nếu chưa có danh sách thì các bạn chọn Type a new list để tạo mới.
Nếu đã có danh sách thông tin trong file Excel thì click chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn) -> click vào Browse để mở file Excel chứa danh sách cần mời. Cuối cùng chọn đúng file Excel cần sử dụng rồi click Open.
Hộp thoại Select Table hiện ra, các bạn chọn vào Sheet chứa dữ liệu bạn muốn lấy (trong file Excel này chỉ chứa 1 sheet) rồi Nhấn OK.
Trong giao diện Mail Merge Recipients, mặc định là chọn tất cả. Tuy nhiên, các bạn có thể sắp xếp, lọc theo điều kiện bạn muốn, lựa chọn đối tượng cần mời hoặc không muốn gửi ai đó bỏ chọn tên của họ rồi click OK. Sau đó Nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 4: Điền dữ liệu vào mẫu giấy mời. Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn thông tin -> tab Mailings -> Insert Merge Field -> chọn đúng trường thông tin cần chèn vào cho phù hợp.
Ví dụ: tại dòng Ông(bà) các bạn chọn trường Ho_Ten_PH, dòng Phụ huynh em chọn trường Ho_Ten_HS hay dòng Lớp chọn đúng trường Lớp…
Bước 5: Sau khi chèn xong, các bạn click vào Preview Results để xem trước kết quả.
Để đảm bảo danh sách thông tin được xuất hiện đúng trong vị trí của thư, các bạn click vào mũi tên như trong hình vẽ để xem, kiểm tra các phiếu mời.
Bước 6: Click chuột vào Finish & Merge và chọn 1 trong 3 tuỳ chọn sau:
- Edit Individual Documents: Chỉnh sửa tài liệu cá nhân.
- Print Documents: In tài liệu
- Send Email Masages: Gửi qua email.
Click chọn Edit Individual Documents. Sau đó hiển thị hộp thoại chọn All --> Nhấn OK.
Video Hướng Dẫn:
Bài hướng dẫn trộn thư, trộn văn bản Mail Merge đã kết thúc. Tính năng này đã giúp cho công việc soạn thảo văn bản để gửi thư mời được rút ngắn đi đáng kể. Bạn tiếp tục vận dụng các bước trên các mẫu đơn khác nhau mà không còn gặp khó khăn nữa rồi. Chúc các bạn thành công!