Kế toán là Bộ phận góp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho doanh nghiệp nói chung và hoạt động tài chính nói riêng. Phần mềm kế toán ERP ngày càng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để tối ưu được chức năng của nó, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn sử dụng phẩn mềm kế toán ERP sao cho hiệu quả nhất.
1. Phần mềm kế toán ERP là gì?
- Phần mềm ERP
ERP (Enterprise Resources Planning) - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được định nghĩa là “một hệ thống phần mềm ứng dụng đa phân hệ” (Multi-Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp.
Bản chất ERP là một giải pháp tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn lực và tác nghiệp. Hệ thống phần mềm ERP gồm nhiều module. Trong đó, các module chính thường có bao gồm: quản lý tài chính kế toán, quản lý sản xuất, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự - tiền lương, quản lý bán lẻ, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng...
- Phần mềm kế toán ERP
Phần mềm kế toán ERP là một module trong bộ giải pháp quản lý tổng thể ERP, được xây dựng theo định hướng quản lý tài chính kế toán. Do hầu hết hoạt động của các bộ phận và mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan mật thiết đến bộ phận kế toán nên module quản lý tài chính kế toán trong hệ thống giải pháp ERP tổng thể là một module cực kỳ quan trọng.
Với tính liên kết dữ liệu đồng nhất toàn hệ thống ERP, phần mềm kế toán ERP sẽ có sự kế thừa dữ liệu chặt chẽ, chính xác và tức thời từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp, giúp tối đa hóa năng suất làm việc của cán bộ nhân viên hay giúp nhà quản trị, ban lãnh đạo luôn có được những thông tin chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
- Phần mềm kế toán thông thường
Là một phần mềm đơn lẻ được cài đặt trong máy tính với tác dụng hỗ trợ các chức năng cơ bản để nhập số liệu đầu vào là các chứng từ, số liệu do người dùng nhập, dựa vào các thủ tục, quy trình có sẵn phần mềm kế toán sẽ xử lý để lập các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp.
Do tính chất xử lý độc lập, nên hạn chế lớn nhất của phần mềm kế toán thông thường chính là việc kế thừa dữ liệu từ các bộ phận khác hay hệ thống phần mềm khác cần phải thực hiện thủ công. Việc này không chỉ mất nhiều thời gian và công sức, mà khả năng sai sót sẽ cao hơn so với việc xử lý và chuyển dữ liệu tự động.
2. Hệ thống các phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam
Hệ thống các phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam hiện nay rất da dạng. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp, đa phần các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thường loay hoay phân vân giữa phần mềm ERP trong nước và nước ngoài. Dưới đây là những phân tích về hệ thống các phần mềm kế toán ERP cơ bản hiện nay:
3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP
Bất cứ công cụ nào, dù công nghệ hiện đại, tiên tiến đến đâu, cũng sẽ trở nên vô dụng, thậm chí gây cản trở hoặc phản tác dụng nếu không biết sử dụng đúng cách. Với phần mềm kế toán ERP cũng không phải là ngoại lệ.
Trước hết, để hiểu rõ cách sử dụng phần mềm kế toán ERP, chúng ta cần biết cách lựa chọn một phần mềm kế toán ERP phù hợp với doanh nghiệp mình. Dưới đây là một số gợi ý:
- Đầu tiên mỗi doanh nghiệp cần nắm được quy trình quản lý và yêu cầu của bộ phận kế toán đặt trong tổng thể quản lý chung.
- Sau đó cần tìm hiểu một vài phần mềm trên thị trường nhờ họ đến tư vấn giải pháp và demo sản phẩm. Bước này vô cùng quan trọng để biết phần mềm đó có đáp ứng được những quy trình đặt ra ở bước số 1 không.
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp nhất sau khi đã so sánh tương quan về tính năng sản phẩm, giá cả, các dịch vụ đi kèm (đặc biệt là dịch vụ bảo hành, bảo trì sau khi triển khai).
Khi lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm kế toán ERP cho doanh nghiệp mình rồi thì nhiệm vụ của họ sẽ không chỉ là triển khai, cài đặt phần mềm mà quan trọng là đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP. Tuy nhiên, nếu chỉ phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp thì việc triển khai không thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Về phía doanh nghiệp cũng cầu lưu ý:
- Bản thân doanh nghiệp cần: Hiểu được phần mềm ERP được xây dựng để làm gì và tại sao phải sử dụng ERP: ERP không chỉ là công nghệ, nó còn là giải pháp về hoàn thiện cả quy trình và tác phong làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do vậy, cần hiểu rõ nó thì mới có thể phát huy lợi ích to lớn của nó.
- Tối ưu hóa ERP bằng quá trình tái cấu trúc: Đi kèm với việc áp dụng CNTT vào sản xuất – kinh doanh, các doanh nghiệp cần tái cấu trúc bộ máy nhân sự và quy trình làm việc để tối ưu hóa hiệu quả của giải pháp ERP.
- Liên tục cải tiến và phát triển ERP: Phần mềm ERP không phải là “hệ thống tĩnh” nghĩa là cài đặt xong rồi để đấy. Phần mềm cần liên tục được cải tiến, phát triển, đáp ứng sự thay đổi, phát triển của doanh nghiệp hay sự đổi mới trong các quy định của nhà nước.
- Đạo tạo nhân viên: Lãnh đạo là người đưa ra quyết định mua, nhưng nhân viên mới là người trực tiếp sử dụng sản phẩm. Do vậy, việc đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng của những người trực tiếp sử dụng là điều cực kỳ quan trọng để hệ thống phát huy được hiệu quả tối đa.
Việc áp dụng ERP vào mỗi doanh nghiệp không chỉ là theo trào lưu hay xu hướng. Điều đầu tiền và quan trọng nhất là mỗi doanh nghiệp cần có được cái nhìn đúng đắn về Hệ thống ERP và hiểu rõ nhu cầu của mình để có những phương án đúng đắn nhất.