Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết tới các bạn cách trộn nhiều thư trên 1 trang giấy từ bảng Excel trong Word 2016 giúp các bạn tạo giấy mời, giấy khen một cách nhanh chóng và chuẩn xác.
Để có thể trộn thư từ bảng Excel bạn cần chuẩn bị 2 file dữ liệu:
Chú ý file dữ liệu từ Excel chứa danh sách hàng tiêu đề phải là hàng đầu tiên trên cùng, do vậy bạn không chèn thêm bất kì nội dung nào bên trên:
File Word chứa nội dung mẫu thư bạn cần trộn:
Ví dụ để tạo phiếu khám sức khỏe thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Sao chép nội dung thư (không sao chép khung, đường viền) bằng cách lựa chọn nội dung -> chuột phải chọn Copy:
Bước 2: Vào thẻ Maillings -> Start Mail Merger -> labels:
Bước 3: Hộp thoại Label Option xuất hiện kích chọn New Label
Bước 4: Trong hộp thoại Label Detail thực hiện các lựa chọn sau:
- Page Size: Chọn khổ giấy A4 dọc (tùy thuộc cách bạn tạo thư để chọn khổ giấy)
- Number across: Lựa chọn số cột của nhãn trên 1 trang chọn giá trị 2 (số nhãn thư trên 1 trang xếp theo chiều ngang gồm 2 cột)
- Number down: Số hàng của nhãn chọn giá trị 4 (số nhãn thư trên 1 trang xếp theo chiều dọc 4 thư)
Chú ý: Number across =2, number down =4 => Trên 1 trang giấy có 8 thư chia 2 cột trên 1 trang.
- Top margin: Chọn lề trên cho nhãn, ở đây chọn 5mm
- Side margin: Chọn lề trái cho nhãn ở đây chọn 5mm
- Label height: Lựa chọn chiều cao cho nhãn, bạn cần tính toán chiều cao như sau:
+ Khổ giấy A4 có chiều cao 29.7cm, ở mục trên lựa chọn Number down =4 tức 1 trang giấy chứa 4 thư hay 4 nhãn => chiều cao mỗi nhãn =(chiều cao khổ giấy lề trên lề dưới):4 =(29.7-0.5-0.5)=6.4cm
- Label width: Chiều rộng của nhãn, ở trên chọn 1 trang giấy có 2 cột (number down =2) => chiều rộng nhãn được tính = (chiều rộng khổ giấy lề trái, lề phải) :2 = (29.7-0.5-0.5):2=9.5cm
- Vertical pitch: Khoảng cách giữa các nhãn theo chiều dọc = chiều cao của nhãn + lề trên + lề dưới = 6.4+0.5+0.5=7.4cm
- Horizontal pitch: Khoảng cách giữa các nhãn theo chiều ngang = độ rộng của nhãn + lề trái + lề phải=9.5+0.5+0.5 =10.5cm
Chú ý các giá trị ở trên được tính tùy thuộc cách bạn lựa chọn số nhãn trên 1 trang.
Bước 5: Kích chọn OK -> lựa chọn tên nhãn vừa tạo -> kích chọn OK:
Bước 6: Sau khi chọn OK hộp thoại thông báo để sử dụng nhãn -> hệ thống xóa dữ liệu trên trang -> kích chọn OK:
Bước 7: Kết quả đã tạo nhãn theo khung gồm 8 nhãn trên 1 trang chia làm 2 cột:
Bước 8: Kích chuột vào nhãn đầu tiên dán nội dung đã Copy từ bước 1 -> được kết quả:
Bước 9: Tạo khung viền cho nhãn:
Bước 10: Thay đổi màu nền, đường viền cho nhãn:
- Chuột phải chọn Format shape:
- Lựa chọn không đổ màu no fill
- Điều chỉnh màu đường viền, kiểu và độ rộng của đường viền:
Bước 11: Sau khi tạo khung viền cho nhãn xong kích chọn biểu tượng Update label để tạo cho các nhãn còn lại:
Kết quả đã tạo khung hình cho các nhãn:
Bước 12: Thực hiện thêm các trường từ file Excel:
- Vào thẻ Mailling -> Select Recipients:
- Tìm đường dẫn tới file Excel có chứa danh sách:
- Lựa chọn Sheets chứa nội dung cần tạo nhãn -> kích chọn OK:
- Kích chuột tại vị trí nhãn đầu tiên lựa chọn trường dữ liệu bằng cách kích chọn Insert label field -> lựa chọn trường tương ứng:
- Sau khi lựa chọn xong các trường dữ liệu cho label đầu tiên -> kích chọn update label -> tất cả các nhãn được tạo:
- Kích chọn Prewiew Result xem trước nội dung vừa tạo:
Bước 13: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu nội dung thư vừa tạo:
Bước 14: Sau khi nhấn Save bạn đã tạo thư từ file Excel:
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách trộn nhiều thư trên 1 trang giấy từ bảng Excel trong Word 2016. Chúc các bạn thành công!