 Tạo thư mục trong Microsoft Outlook có thể lưu trữ tất cả các thư vào môt thư mục giúp các bạn làm việc hiệu quả. Bạn có thể sử dụng tính năng này để sắp xếp hộp thư inbox của mình một cách gọn gàng sạch sẽ. Show Để tất cả các thư sẽ được lưu trữ có tổ chứcgiúp cho thời gian làm việc trên Outlook của bạn đạt hiệu quả tốt nhất. Vậy cách làm thế nào? Trong bài viết này cùng Microsoft365.com.vn hướng dẫn các bạn cách tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook. Chú ý: Bài viết áp dụng được với hầu hết các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự. 1. Tạo thư mục trong OutlookĐể tạo một thư mục trong MS Outlook,clickvào tabFoldertừ thanhRibbon. Chọn vài mục New Folder. Hộp thoại tạo thư mục mớiCreate New Foldersẽ hiển thị: Tạo thư mục trong Outlook Nhấn vàohộp thoại tạo thư mục mớiCreate New Folder và lưu trữ email của bạn. Nhập tên thư mục mà bạn muốn tạo vào trường Name.Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốnđặt thư mục mới và nhấp vàoOKkhi bạnvừa mớithực hiện xong. 2. Đổi tên thư mụcBạn có thể đổi tên thư mục sau khi bạn tạo nó. Nhấp chuột phải vào thư mục mà bạn muốn đổi tên > chọn vàobiểu tượng đổi tên thư mục Rename Foldertrong tabFolder. Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xoay quangtên thư mục đó: Đổi tên thư mục trong Outlook Gõ tên thư mục mới mà bạn muốn đổi > Sau khi nhập xongnhấnphímEntertrên bàn phím của bạn. Tên thư mục mới của bạn sẽ được lưu lại. >>Xem ngay: Hộp mail bị đầy phải làm sao? Những mẹo sử dụng Mail Outlook hiệu quả. 3. Duy chuyển thư vào thư mục mới của bạnSau khi bạn tạo một thư mục hãy duy chuyển những là thư vào thư mục đó để hộp thư của bạn gọn gàng và khoa học hơn. Quay lại màn hình chính trong hộp của bạn để chọn những email mà bạn muốn di chuyển: Chuyển thư vào thư mục Nhấp chuột vào lá thư để chọn nó kéo thả email mà bạn muốn duy chuyển vào thư mục của bạn. Nhấp vào một lá thư đểchọnnó và chỉdễ dàngdẫnlá thư đó vào thư mụclựa chọncủa bạn. Ví dụ, tôi đangdẫnemailProject estimates vào thư mục Memos: Chuyển thư vào thư mục Thư Project estimates bây giờđãở trong thư mục Memos. >>Xem ngay: Cách tạo email doanh nghiệp với Microsoft. Giả sử bạn đang phát triển một doanh nghiệp lĩnh vực gia sư email tên miền miền có dang . Nhìn vào email tên miền thật chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. 4. Xóa thư trong thư mụcKhi sử dụng lâu ngày hộp thư của bạn sẽ đầy thêm vậy xóa một email để giải phóng dung lượng chúng ta sẽ làm thế nào. Nhấp vào thư mục mà bạnmong muốnxóa trong bảng điều hướngNavigation(bên trái) đểchọnnó: Xóa thư trong thư mục Nhấp vào biểu tượngDeletetrongRibbon. (Trôngnhưdấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá. Khi bạn xóa thư mục tất cả thư trong thư mục đó sẽ bị xóa. Sử dụng màu phân biệt các thư mục trong Outlook. Xem chi tiết: Cách thay đổi chữ ký trong Outlook mới nhất. Hướng đẫn chi tiết chỉ trong 5 phút có chữ ký đẹp. 5. Đổi màu trong thư mụcĐể đổi tên thư mục nhấp chuột phải vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượngCategorize. Từ trình đơn thả xuốngchọntất cảCategories. Hộp điều khiểnColor Categoriessẽ xuất hiện: Đổi màu Outlook Nhấp vào màu mà bạn muốn đổi và nhấn nút Rename. Hoặc gõ đè lên thư mục mà bạn muốn đổi tên. Nhấp vào nút Ok thi thao tác xong với thư mục đó. Đổi màu thư mục >>Xem thêm: Tính năng và bảng giá Google Workspace chi tiết 2021. 6. Xóa một màu thư mụcKhi sử dụng email của bạn lâu năm thì hộp thư của bạn bạn đầy lên vậy làm gì để xóa những email trong hộp thư của mình. Để xóa một thư muc, nhấp vàotùy chọntất cảCategoriestrong trình đơnCategoriesthả xuống loại. Hộp thoạitất cảCategoriesmởra: Xóa thư mục trong Outlook Nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh các màu sắc mà bạn muốn xóa. Ở ví dụ trên tôi xóa thư mục màu camvì tôi khôngsử dụngnó. Nhấp vào nútDelete. Xác nhận việc xóa hộp thư và nhấn vào nút Yes. Khi hoàn tất các thay đổi các hạng mục đó, nhấn vào OK. Hình thứcmàu camkhôngcòn xuất hiện trên trình đơnCategorizethả xuống và bạnkhôngthể gán nó vào một thưemail. >>Xem ngay: cách tạo email tên miền miễn phí đơn giản chỉ trong 15 phút. 7. Gán một màu cho emailĐể gán một màu cho một email, Chọn vào email mà bạn muốn đổi màu > chọn vào biểu tượngCategorize. Trình đơnCategorizethả xuống sẽ hiển thị: Đổi màu trong Mail Nhấp vào màu mà bạn muốn gán cho những email của mình đã lựa chọn. Bạn sẽ thấy màu sắc của hình thứcmàu là mộthìnhvuông ở bên phải tên ngườigửithư trong hộp thư của bạn. Trongcontentcủa lá thư đó, nó xuất hiện bên dưới tên ngườigửi. Đổi mail trong Mail 1 8. Xóa thư cũ dọn dẹp hộp thư của bạnCác bạn thường lưu trữ email quá nhiều, làm cho hộp thư của bạn bị lộn xộn. Như vậy để tổ chức lại hộp thưOutlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..
Outlook cũng cho người dùng dọn dẹp Cleanup tool. Khi sử dụng Cleanup tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc một thư mục con công cụ này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp. >>Xem thêm: Đăng ký email tên miền Google miễn phí các bạn có ngay 20 người dùng cho doanh nghiệp của mình. Google Workspace là một trong những công cụ giúp doanh nghiệp là việc trao đổi thôn tin hiệu quả, quản lý tài nguyên thông minh. Cleanup tool giúp các bạn loại bỏ những là thư giúp bạn có nhiều bộ nhớ lưu trữ trong hộp thư. Như vậy chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những mẹo làm sao để sử dụng những tool này: 8.1 Xóa những bức thư cũĐể xóa một email rất đơn giản chỉ cần chọn những email mà bạn cần xóa: Xóa email trong Outlook Nhấp vào biểu tượngDeleteở thanhRibbon(nó trônggiống nhưdấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mụcDeleted Items. Sau khi nhấp vào biểu tượng xóa email của bạn sẽ nằm trong thư mụcDeleted Itemsđểmởnó ra. (Nó nằm trongNavigation Paneở bên trái và trônggiống nhưmột thùng rác). Để xóa hẳn email các bạn phải Deleted Items (Thùng rác) Nhấp vào lá thư đó một lần nữa để chọnnó. Nhấp vào biểu tượngDeleteđể xoátrọn đờilá thưvừa mớilựa chọn. >>Xem ngay: cách tạo email tên miền Google Miễn phí. 8.2 Lưu trữ thư thủ côngTa có thể di dời các email cũ từ hộp thư của bạn để lưu trữ chúng. Để lưu trữ email, nhấp vào là thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh Ribbon bên cạnh biểu tượng Delete: Lưu trữ email trong Outlook Nếu không sử dụng thư mục Archive thì các bạn có thể tạo một lưu mục và lưu trữ email của mình ở thư mục trên.Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽxây dựngmột thư mục mới có tên Archive và chuyển cácemailmà bạnđãlựa chọnvào đó: Lưu trữ email trong Outlook 1 Nhưng vậy mình đã chia sẻ với các bạn cách cách tạo thư mục cho từng người gửi để hộp thư của bạn gọn gàng hơn. Chúc các bạn thành công! |
