Cách phản hồi mail xác nhận phỏng vấn tiếng Anh

1. Cần lưu ý gì khi viết email trả lời thư mời phỏng vấn?

Trước khi bắt tay vào công việc viết email trả lời thư mời phỏng vấn lần đầu tiên và email trả lời thư mời phỏng vấn lần 2, bạn cần lưu ý một vài điểm như sau:

- Thời điểm trả lời: Khi nhận được thư mời phỏng vấn, bạn cần có phản hồi ngay với nhà tuyển dụng, trả lời càng sớm càng tốt, nếu không, hãy trả lời trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm nhận được thư. Cho dù nhà tuyển dụng đã gọi điện xác nhận lịch hẹn phỏng vấn thì bạn cũng cần gửi email trả lời thư mời phỏng vấn để hỏi thêm về những điều còn thắc mắc, chưa rõ ràng và xác nhận thông tin bạn nhận được là chính xác.

- Hình thức: Đối với mẫu trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cũng cần tuân thủ một vài điều giống như lúc gửi email ứng tuyển. Trước khi gửi thư đi, hãy kiểm tra xem mình đã viết tiêu đề cho email hay chưa, vì nếu thiếu nó, nhà tuyển dụng sẽ lập tức cho thư của bạn vào mục spam. Bên cạnh đó, email trả lời thư mời phỏng vấn cũng cần có chữ kí tương tự như cách bạn đã làm với email ứng tuyển.

- Cách sử dụng ngôn ngữ: Trong email trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cần sử dụng câu từ ngắn gọn, súc tích, bố cục đảm bảo sự mạch lạc để nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng nắm bắt được nội dung thư và trả lời những thắc mắc của bạn.

- Lời chào: Đây là yếu tố không thể thiếu trong email trả lời thư mời phỏng vấn và nó cũng giúp bạn tạo được sự chuyên nghiệp nên đừng quên viết lời chào cho email của mình.

- Lời xác nhận: Dù bạn đồng ý hay từ chối tham gia phỏng vấn cũng cần có xác nhận rõ ràng và chính xác để nhà tuyển dụng có kế hoạch gặp mặt bạn hoặc tìm kiếm nhân sự khác. Nếu như bạn không xác nhận việc mình không tham gia phỏng vấn thì bạn có nguy cơ lọt vào danh sách đen của nhà tuyển dụng và gần như không có cơ hội quay lại ứng tuyển vào lần kế tiếp. Trong trường hợp không tham gia phỏng vấn, bạn cũng không nên nêu thẳng thừng lý do từ chối là mình không thích công việc này mà có thể nói là do khoảng cách từ nhà đến công ty đó quá xa hay mình đã tìm được công việc khác.

- Không được sai sót: Bạn không nên để ra bất cứ sai sót nào trong email trả lời phỏng vấn của mình cho dù là lỗi chính tả hay lỗi ngữ pháp. Bên cạnh đó, bạn cũng cần rà soát email cẩn thận trước khi gửi đi xem mình đã trả lời hết những câu hỏi họ đưa ra và đã ghi đủ những thông tin bạn còn đang thắc mắc hay chưa. Muốn làm được điều này, bạn cần dành thời gian đọc thật kĩ thư mời phỏng vấn, ghi ra giấy những điều cần hỏi và những câu hỏi nhà tuyển dụng dành cho bạn

- Trong lời chào kết thúc email, bạn cần sử dụng những câu kết thúc mạnh mẽ, khẳng định chắc chắn mình sẽ tham gia phỏng vấn hoặc bày tỏ muốn được tương tác, trò chuyện với nhà tuyển dụng nhiều hơn để bạn có thể đưa ra những phương án phát triển doanh nghiệp. Nhà tuyển dụng sẽ dựa vào yếu tố này để đánh giá sự chân thành, nghiêm túc của bạn đối với công việc.

Tìm việc IT Phần mềm

2. Cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Việt

Khi nhận được thư mời phỏng vấn bằng tiếng Việt, bạn cần viết một lá thư trả lời có nội dung như sau:

- Tiêu đề: Bạn cần ghi rõ mục đích của việc gửi email cùng với thông tin vị trí ứng tuyển và tên của mình. Bạn có thể ghi theo cấu trúc: THƯ XÁC NHẬN + VỊ TRÍ CÔNG VIỆC. Tiêu đề email cần rõ ràng và dễ hiểu để nhà tuyển dụng thuận tiện trong việc kiểm tra.

- Lời chào: Lời chào đầu thư cần trang trọng, thân thiện, tùy vào vị trí, người nhận email mà bạn sẽ đưa ra lời chào phù hợp. Ví dụ: Kính gửi bộ phận nhân sự công ty A; Chào anh/chị+Tên,

- Lý do viết thư: Đề cập ngay vào việc xác nhận phỏng vấn, nếu nhà tuyển dụng để bạn tự lựa chọn thời gian phỏng vấn thì hãy nêu cụ thể mình có thể đến vào ngày nào, lúc mấy giờ

- Câu hỏi thêm (nếu có): Bạn có thể hỏi thêm về giấy tờ cần mang trong buổi phỏng vấn, một số vấn đề còn chưa hiểu rõ trong thư mời phỏng vấn hoặc bỏ qua nếu không có thắc mắc gì.

- Lời cảm ơn: Đây là một trong những phần không thể bỏ qua trong email trả lời thư mời phỏng vấn, kèm theo đó là lời hứa chắc chắn sẽ đến đúng hẹn phỏng vấn và lời chào kết thúc email.

CV Online FREE

3. Cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh

Để trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn cần làm theo trình tự như sau:

- Tiêu đề: Bạn có thể ghi theo cấu trúc như sau Interview Confirmation + Tên vị trí ứng tuyển bằng tiếng Anh + Tên của bạn

- Lời chào: Ở phần này, bạn nên dùng cấu trúc Dear Mr/ Mrs + Tên của nhà tuyển dụng + Chức vụ + Tên công ty nếu đã biết rõ về người nhận thư, còn không, bạn có thể viết Dear Human Resource Department of +Tên công ty hoặc Dear Sir/Madam.

- Lời cảm ơn: Khác với lúc bạn trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Việt, bạn cần đưa lời cảm ơn lên trước khi đi vào viết lý do viết thư. Một số mẫu câu bạn có thể dùng bao gồm: Thank you for your invitation to interview with X Company, Thank you for the opportunity,

Xem thêm: Câu hỏi phỏng vấn IT helpdesk

- Lý do viết thư: Tương tự như email thư mời phỏng vấn tiếng Việt, bạn cần đi thẳng vào vấn đề là xác nhận phỏng vấn. Bạn có thể sử dụng một vài mẫu câu như sau: Im writing to confirm the interview details ; Yes, I very much would like to interview with you at

- Yêu cầu, nguyện vọng: Trong phần này, bạn có thể trình bày về mong muốn về thời lượng buổi phỏng vấn, đề nghị nhà tuyển dụng liên lạc nếu có thông tin gì mới trước phỏng vấn và hỏi về những tài liệu, giấy tờ cần mang theo khi phỏng vấn.

- Lời chào kết thúc email: Bạn có thể sử dụng các cấu trúc Yours faithfully, Yours sincerely, Best Regard, để kết thúc email một cách trang trọng và lịch sự.

Bạn đang muốn tìm việc IT support hay bất cứ ngành nghề nào, sự chuyên nghiệp, nghiêm túc là không thể thiếu. Vì vậy, hay thể hiện điều này ngay từ những bước đầu tiên ứng tuyển và trả lời mail.Việc được nhận thư mời phỏng vấn thực sự mang lại niềm vui rất lớn cho bạn, thế nhưng đừng vì vậy mà bỏ qua việc viết thư trả lời thư mời phỏng vấn vì nó giúp tạo dựng sự chuyên nghiệp của bạn. Hy vọng, thông qua bài viết trên đây, bạn đã có thể biết cách viết mẫu thư trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào và sẽ có một buổi phỏng vấn thành công.