Căn cứ theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, những chữ số được ghi trên hóa đơn gồm những số tự nhiên từ 0 – 9 và được thể hiện bằng 02 cách khi viết tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn, cụ thể như sau:
– Thứ nhất: sau chữ số hàng nghìn, triệu tỷ hoặc tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm (.). Bên cạnh đó những chữ số sau hàng đơn vị cần đặt dấu chấm phẩu (,).
– Thứ hai, thực hiện dùng dấu phân cách các số tự nhiên là dấu phẩy và sau chữ số hàng nghìn triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ. Cùng với đó, những chữ số sau hàng đơn vị trên các chứng từ kế toán sẽ sử dụng dấu chấm (.).
Đối với dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi chi tiết và rõ sàng bẵng chữ và nội dung chữ không dẫn tới cách hiểu nhiều nghĩa nếu chữ không có dấu.
Việc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn cũng cần có những lưu ý nhất định trong từng trường hợp, cụ thể:
– Thứ nhất, trường hợp chữ số tận cùng là 1 kế toán sẽ có 2 cách viết là “một” hoặc “mốt”. Viết là “một” nếu số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1 và viết bằng “mốt” nếu số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
– Thứ hai, trường hợp số tận cùng là số 4 kế toán cũng có 2 cách viết là “bốn” (nếu số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1) hoặc “tư” (nếu số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2)
– Thứ ba, trong trường hợp số tận cùng là 5 cũng sẽ hai cách viết như là “năm” (nếu số hàng chục bằng 0), viết là “lăm” nếu nếu số hàng chục > 0 và nhỏ hơn hoặc là bằng 9.
Những lưu ý khi thể hiện số tiền lên hóa đơn
Có khá nhiều lỗi sai đơn giản mà nhiều kế toán gặp phải khi thể hiện trên hóa đơn phải kể đến như:
– Lỗi do vùng miền, khi thể hiện số tiền bằng chữ nhiều kế toán viết nhầm giữa “l” và “n”. Để khắc phục được lỗi này, trước hết kế toán cần phải đọc đúng số và khi đọc đúng thì bạn mới có thể viết đúng và nhớ viết nháp rồi rà soát lại trước khi viết vào hóa đơn.
– Thể hiện số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc chữ “chẵn”, điều này vẫn được công nhận là hóa đơn hợp pháp nhưng không cần thiết kế toán phải ghi 2 chữ này ở cuối.
Một trong nhiều mẹo được kế toán “truyền tai” nhau nhằm hạn chế khi viết sai số tiền như sau:
– Thực hiện liệt kê các hàng tuân thủ đúng thử tự từ lớn đến nhỏ và các định giá của từng hàng và thực hiện viết các giá trị vào hàng đó. Khi viết, bạn viết số theo thứ tự từng lớp trái qua phải và viết theo thứ tự từ cao xuống thấp.
Một độc giả gửi email hỏi: “Xin cho tôi hỏi cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn đúng theo qui định của ngành Tài Chính. Thí dụ con số: 215 342 000 đồng, thì viết là “hai trăm mười lăm triệu ba trăm bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” hay viết là: “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” mới đúng. Có cần thêm chữ chẵn cuối câu và chữ “mươi” trong “bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” không?
Luật sư Vũ Mạnh Hòa tư vấn:
Khoản 2 Điều 11 Luật Kế toán 2015:
“Điều 11. Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán
1. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
2. Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả-rập; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,)”.
Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015:
“Điều 18. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
…
3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.”
Điều 18 Luật kế toán 2015:
“Điều 10. Đơn vị tính sử dụng trong kế toán
1. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND” ...”
Thông tư 200/2014/TT-BTC:
“Điều 118. Lập và ký chứng từ kế toán
1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.”
Có thể thấy, hiện nay, pháp luật hiện hành chỉ quy định chung chung về việc ghi số tiền bằng chữ mà chưa có hướng dẫn cụ thể về cách đọc chữ số viết số tiền trên hóa đơn bằng chữ.
Đồng thời với số tiền bằng số là: 215.342.000 đồng, thì cách viết số tiền bằng chữ: “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” hay “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” đều không dẫn đến hiểu sai lệch nội dung hóa đơn, mà vẫn xác định được số tiền là 215.342.000 đồng. Do vậy, cách viết của bạn là “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” vẫn được xác định là hợp lệ theo quy định của pháp luật.
Việc ghi số tiền bằng chữ có thêm chữ “chẵn” là không cần thiết nhưng trong trường hợp này không gây hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn nên hóa đơn này vẫn được xem là hóa đơn hợp lệ nếu bảo đảm các quy định tại Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính.