Chi phí kinh doanh thương mại gồm: Chi phí thu mua hàng hóa, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Để đánh giá chất lượng quản lý chi phí kinh doanh thương mại, người ta thường sử dụng các chỉ tiêu: Tổng mức phí, tỷ suất phí, tốc độ tăng, giảm phí…
Tổ chức tốt kế toán chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là biện pháp quan trọng để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận của các doanh nghiệp thương mại.
1. Kế toán chi phí mua hàng
Chi phí mua hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông hàng hóa, nó bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng như: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lưu kho, lưu bãi, kiểm định hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng mua, chi phí hao hụt trong định mức của quá trình mua hàng…
Để tập hợp và phân bổ chi phí thu mua hàng hóa, kế toán sử dụng TK 156 (1562) – Chi phí mua hàng hoá và TK 611(6112)- Mua hàng hóa.
- Trình tự kế toán chi phí thu mua hàng hóa ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
– Khi chi phí thu mua hàng hóa phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 156 – Hàng hoá (1562) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có các TK liên quan (111, 112, 141, 152, 331,…) – Cuối kỳ tính và phản ánh chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Có TK 156 – Hàng hoá (1562)
- Trình tự kế toán chi phí thu mua hàng hoá ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
– Kết chuyển chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa và còn đầu kỳ: Nợ TK 611 – Mua hàng (6112) Có TK 156 -hàng hoá (1562) – Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ: Nợ TK 611 – Mua hàng (6112) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có các TK liên quan (111, 112, 331,…) – Kết chuyển chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tồn kho cuối kỳ: Nợ TK 156 – Hàng hoá (1562) Có TK 611- Mua hàng (6112) – Kết chuyển chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Có TK 611- Mua hàng (6112)
Chi phí bán hàng cũng là một bộ phận của chi phí lưu thông hàng hóa. Trong kinh doanh nội thương chi phí bán hàng bao gồm: – Chi phí nhân viên bán hàng. – Chi phí vật liệu, bao bì dùng trong bán hàng. – Chi phí công cụ, đồ dùng phục vụ cho bán hàng. – Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng. – Chi phí bảo hành hàng hóa. – Chi phí các dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng. – Các chi phí bằng tiền khác phục vụ cho bán hàng.
Trong kinh doanh xuất – nhập khẩu, chi phí bán hàng gồm: Chi phí bán hàng trong nước và chi phí bán hàng ngoài nước. Trong đó : – Chi phí bán hàng trong nước là những khoản chi phí phục vụ trực tiếp cho việc bán hàng hoá ở trong nước và các khoản chi phí phục vụ trực tiếp cho nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa nhưng phát sinh ở trong nước. Chi phí bán hàng trong nước cũng bao gồm các khoản mục chi phí giống như trong kinh doanh nội thương. – Chi phí bán hàng ngoài nước là những khoản chi phí phục vụ cho việc xuất khẩu hàng hóa nhưng phát sinh ngoài địa phận nước ta. Chi phí bán hàng ngoài nước bao gồm: + Chi phí vận chuyển là những chi phí phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa bán ở nước ngoài. + Chi phí bảo hiểm: Là chi phí về mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu. Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp thương mại có khối lượng hàng hóa tồn kho lớn, không ổn định giữa các kỳ có thể phân bổ chi phí bán hàng cho hàng hóa còn lại cuối kỳ và hàng hóa bán ra trong kỳ. Phương pháp phân bổ như sau:
- Tính chi phí bán hàng phân bổ cho hàng hoá còn lại cuối kì
Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ = Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn đầu kỳ + Chi phí bán hàng cần phân bổ phát sinh trong kỳ x Trị giá hàng hoá còn lại cuối kỳ
Trị giá hàng hoá xuất trong kỳ +Trị giá hàng hoá còn lại cuối kỳ Khi vận dụng công thức trên cần lưu ý: – Để đơn giản việc tính toán chỉ phân bổ những khoản chi phí có tỷ trọng lớn cho hàng còn lại cuối kỳ, những khoản có tỷ trọng nhỏ tính hết cho hàng bán ra trong kỳ. – Trị giá hàng hoá phải tính thống nhất theo cùng một loại giá (thường tính theo giá mua thực tế). – Trị giá hàng hóa còn lại cuối kỳ gồm: Hàng mua đang đi đường cuối kỳ, hàng tồn kho cuối kỳ, hàng đang gửi bán cuối kỳ. – Mẫu số công thức trên còn tính theo dạng khác: Trị giá hàng hoá còn đầu kỳ + Trị giá hàng hoá nhập trong kỳ
- Tính chi phí bán hàng phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ
Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra =Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn đầu kỳ +Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ – Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ
Để tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 641 – Chi phí bán hàng. Tài khoản này gồm 7 tài khoản cấp hai : – TK 6411: Chi phí nhân viên – TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì. – TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng – TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ – TK 6415: Chi phí bảo hành – TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài – TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu như sau: – Ghi các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng. Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có các TK liên quan (334, 338, 152, 153, 214, 331, 111, 112…) – Định kỳ ghi các khoản tính trước hoặc phân bổ dần vào chi phí bán hàng: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng. Có TK 335 – Chi phí phải trả ( Số trích trước ) Có TK 142, 242 (Số phân bổ dần ) – Ghi các khoản thu tính giảm chi phí bán hàng: Nợ TK liên quan (111, 112, 152….) Có TK 641- Chi phí bán hàng – Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ (nếu có): Nợ TK 142, 242. Có TK 641- Chi phí bán hàng. – Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra : Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641- Chi phí bán hàng. Để phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp, trong các doanh nghiệp thương mại, chi phí bán hàng được hạch toán riêng thành định phí và biến phí. Ở một số doanh nghiệp chi phí bán hàng còn được hạch toán chi tiết theo địa điểm phát sinh, theo các nhóm, mặt hàng.
3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Nội dung và phương pháp kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong các doanh nghiệp thương mại cũng tương tự như kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong các doanh nghiệp sản xuất.